Bedrijven draaien veel grote aanbestedingen terug, ten faveure van de lokale vakhandel. Service en flexibiliteit zijn belangrijke drijfveren.

Geziene trend: grote bedrijven gaan weer lokaal inkopen. Service en flexibiliteit zijn in de dagelijkse praktijk belangrijk en de lokale vakhandel kan dat beter aan. Wilbert Hofmeester, marketing manager bij inkooporganisatie Quantore ziet een terugkeer van het aanbesteden van opdrachten door grote spelers: 'Het beviel vaak toch beter bij de oorspronkelijke leverancier.' Judith Slot, senior interim inkoper bij Yacht vindt het Europees aanbesteden vaak een groot nadeel: 'Met Europese aanbestedingen schiet je in je eigen voet.'

'In de maling genomen'
Quantore is een in- en verkooporganisatie in kantoorartikelen. Zo'n vijfhonderd kantoorspecialisten zijn gezamenlijk eigenaar van de organisatie. Hofmeester: 'Wat wij in de voorbije jaren hebben gezien, is de trend van tenders en aanbestedingen die bij grote spelers in kantoorartikelen terechtkwamen. Het afgelopen jaar daarentegen, signaleren we dat veel inkopende bedrijven juist terugkeren bij de lokale vakhandel.' De reden achter het terugdraaien van de grote aanbestedingen, wijt Hofmeester aan afspraken die niet nagekomen zijn. 'Met name afspraken over prijs, maar ook allerlei spaarconstructies of vervangende artikelen. Dat laatste betreft dan vooral huismerkproducten die het verkopende bedrijf structureel levert, in plaats van het originele product dat de inkopende partij graag wil hebben. Ze voelen zich in de maling genomen.'

Hofmeester preekt voor eigen parochie, geeft hij toe: 'Onze core business is het toeleveren aan de lokale kantoorvakhandel. Maar wij merken dat onze omzet en die van onze leden minder terugloopt dan die van branchegenoten.' Bij lokale bedrijven is de servicegraad makkelijker te organiseren. Grote organisaties met een centraal magazijn en een computersysteem voor uitgebreide registratie en verwerking van orders hebben hier meer moeite mee, zo is de mogelijke redenatie. 'Hoe het komt dat men afspraken niet nakomt? Het zal meer onmacht dan onwil zijn. Als je bij de Albert Heijn shopt en zegt: “ik wil dat en dat merk piccalillysaus”, gaat dat ook niet werken. Maar bij de lokale winkelier misschien wel.'

Lokale netwerken
Voor het midden- en kleinbedrijf maakt het uit als je elkaar goed kent, wat de opkomst van de lokale inkoop zou kunnen verklaren. 'Van oudsher is er een persoonlijke band. En “ondernemers kopen bij ondernemers”, dat credo is niet veranderd. Maar er is ook een interessante tendens te bespeuren in de opkomst van lokale netwerken. Daar is de vakhandel toch wel sterk in geweest.'
De kantoorvakhandel is bij uitstek een branche waarin het serviceniveau een grote rol speelt. Duizenden verschillende artikelen (plusminus 15.000 in het geval van Quantore) in het magazijn, waarvan een groot deel alleen op incidentele basis geleverd wordt, als service. Toch kunnen veel lokale vakhandels niet aan tenders voldoen vanwege de voorwaarden die deze stellen. Dat is minstens zo'n groot probleem voor het bedrijf dat de tender opstelt als voor het bedrijf dat er niet aan kan meedoen. 'Veel bedrijven gaan buiten tenders om kopen, of respecteren tenders niet. Dat zie je vooral bij bedrijven met meer vestigingen. Ze sluiten tenders landelijk af, maar lokale vestigingen besluiten, door schade en schande wijs geworden, toch anders', zegt Hofmeester. Hij is ervan overtuigd dat de trend zich nog wel even zal doorzetten: 'De meeste tenders zijn net verlengd of moeten nog verlengd worden.'

Fusies
Judith Slot gelooft niet zo in “nobele” motieven om de lokale economie te ondersteunen of om duurzamer te werken. 'Het is vooral een praktisch verhaal. Het is hooguit mooi meegenomen.' Ze heeft ervaring door haar betrokkenheid bij diverse lokale inkoopinitiatieven in de zorg en de zakelijke dienstverlening. 'Het is inderdaad vooral het argument van betere service, en daarnaast vaak ook een logistiek verhaal. Bedrijven zijn vaak zodanig gefuseerd dat er een groot Nederlands bedrijf met meerdere vestigingen ontstaan is, maar waarin iedereen decentraal eigen wensen heeft.' Bij lokale inkoop is er ruimte voor een individuele afstemming. Op welke tijden vindt de aflevering plaats? Hoe? In welke verpakkingen?
Het probleem met het 'Europees aanbesteden-verhaal' is volgens Slot de onderverdeling van aanbestedingen in te grote percelen. 'In veel branches kom je dan telkens uit bij dezelfde twee of drie grote leveranciers, waarvan je het serviceniveau wel kent. Nu verdelen bedrijven hun aanbestedingen op in kleinere percelen en benaderen ze de lokale leveranciers actiever, waardoor meer leveranciers meedoen.'
'Met alleen Europees aanbestedingen maak je je eigen markt kapot', vindt Slot. 'Je schiet in je eigen voet. Je moet juist meer aan marktontwikkeling doen.'