Wie regelmatig in kantoorpanden komt, zal het beeld herkennen: kantooreilanden, bestaande uit vier tot zes bureaus met op ieder bureau een computer, een telefoon en eventueel nog een laptop-dockingstation. Als je onder het bureau kijkt, zie je een wirwar aan kabels en stekkerdozen. ‘Zonde, want op deze manier gaan de investeringen die in IT zijn gedaan verloren.’

Het kantoorpand is bijna helemaal klaar. De muren zijn afgewerkt, de vloerbedekking ligt strak tegen de plinten en het pand is voorzien van supersnel internet, Cat 5 of Cat 6. Alleen het kantoormeubilair ontbreekt nog. Tijd voor de inkoper om zijn bijdrage te leveren en kantoormeubilair aan te schaffen. Hij laat zich voorlichten door mensen uit zijn netwerk, gaat eens bij een dealer langs en bekijkt glimmende folders. Bij het kiezen van het juiste meubilair gaat hij waarschijnlijk af op prijs en kwaliteit en de optimale verhouding tussen die twee. Hij heeft per slot van rekening een budget waaraan hij zich moet houden. De bureaus en stoelen moeten voldoen aan een aantal eisen. Er moet plaats zijn voor een computer, beeldscherm, toetsenbord en een telefoon. Het bureau moet in hoogte verstelbaar zijn. De stoelen moeten voldoen aan de NEN-normen.
 
Niet over nagedacht
Als het meubilair eenmaal staat, blijkt dat het wat ingewikkelder ligt. Dirk Rutten, creatief directeur Markant International, licht toe: ‘De computers en telefoons zijn aangesloten, maar waar laat je alle kabels? Onder het bureau dan maar. Vervolgens blijkt het snelle internet opeens niet meer zo snel te zijn. Het probleem: het doorkoppelen van de kabels. Bij iedere splitsing gaat er snelheid verloren. Doorkoppelen gebeurt overigens ook met stroomkabels, die vaak alleen met gewone stekkerblokken aan elkaar gelinkt worden. Niet iedereen weet dat dit alleen veilig is met gecertificeerde stekkerblokken. Het gevolg van doorkoppelen met gewone stekkerblokken kan zijn dat de verzekering in geval van brand niet uitkeert.’

Doordat kabels los op de grond liggen, worden deze nog weleens beschadigd. Rutten: ‘Er komt bijvoorbeeld een kabel klem te zitten onder een tafelpoot. Als iemand struikelt en het computersnoer losrukt, kan data verloren gaan. Computers kunnen beschadigen. Kortom: al die investeringen in een goede internetverbinding zijn weggegooid geld als het kantoormeubilair niet meewerkt. Wat heb je aan een goede IT-infrastructuur binnen je kantoorpand als je er geen optimaal gebruik van kunt maken?’  

Het probleem is evident: bij de aanschaf van kantoormeubilair wordt niet nagedacht over de bekabeling. In ieder geval niet door degene die de beslissing neemt over de aanschaf van het meubilair. ‘Doorgaans denkt men pas aan al die kabels als het meubilair uitgepakt in de kantoorruimte staat’, aldus Rutten. ‘En dan is het eigenlijk al te laat. Beter is het om ‘vanuit de IT-investeringen’ te denken. Dat betekent dat je kantoormeubilair aanschaft dat naadloos aansluit bij de in het pand aanwezige infrastructuur.’