De kracht van goede inkoop reikt verder dan de inkoopafdeling alleen. De hele organisatie profiteert mee, terwijl slimme financials zich er zelfs mee onderscheiden. Op Financieel-management.nl legt Commerce-hub-directeur Arnaud Honée stapsgewijs uit hoe inkooptools hen helpen contracten beter te benutten, betere beslissingen te nemen ten aanzien van bestaande verplichtingen en risicomanagement beter te borgen. “Voor bedrijven is het meer dan ooit noodzakelijk om inzicht te hebben in verplichtingen ten aanzien van de leverancier”, stelt Honée, die het belang en de toenemende importantie van leveranciersmanagement benadrukt. “Risico’s volledig uitsluiten is uiteraard onmogelijk, maar goed leveranciersmanagement heeft tot doel om risico’s inzichtelijk te maken en zo beter te kunnen controleren.” Ook sourcing en contractmanagement zijn volgens Honée bij uitstek terreinen waar een financial het verschil kan maken. Zeker wanneer de fragmentatie binnen ondernemingen toeneemt, bijvoorbeeld bij het bestaan van een aantal zuster- of dochterondernemingen, zijn er al snel besparingen te behalen door synergievoordeel. Zodoende kan de financial dankzij inkoop een belangrijke meerwaarde voor zijn of haar bedrijf bieden. Contractmanagement
Volgens Honée is een deel van de winst te behalen in het operationele (purchase-2-pay) proces en een ander deel in de contractbeheerfunctie. “Wanneer je inzicht hebt in je verplichtingen, dan kun je daar tijdig actie op ondernemen. Want let je niet op, dan zit je voor je het weet vast in de verlenging van een ongewenst contract.” Goed contractmanagement is essentieel, meent hij. Door contracten elektronisch te ontsluiten, ontstaat de mogelijkheid er financiële controleprocessen op los te laten, waarmee een organisatie bijvoorbeeld een stilzwijgende contractverlening van software kan voorkomen. Inkooptooling
De meerwaarde van inzicht start al in het aanbestedingsproces. “Belangrijke aandachtspunten voor met name de publieke sector zijn rechtmatigheid van uitgaven en het kunnen verantwoorden van gemaakte keuzes”, aldus de directeur van Commerce-hub. Maar ook in de private sector willen steeds meer controllers volgens hem weten of een inkoopproces gedegen is verlopen. Zodoende kan inkooptooling helpen om te laten zien dat het proces op een goede manier is doorlopen en dat beslissingen doordacht zijn genomen. Met tooling is het bovendien steeds eenvoudiger om meer partijen uit te nodigen voor het uitbrengen van een offerte. Sturende rol finance
Finance heeft een sturende rol in het zichtbaar maken van besparingspotentieel, besluit Honée. “Veel gebeurt weliswaar bij inkoop, maar inkoop geeft uiteindelijk het geld niet uit. Dat is de business. Finance kan in de board haar invloed gebruiken door inkoop op de kaart te zetten en het belang van sourcing, contractmanagement en leveranciersmanagement te onderstrepen.” |
