Niets zo mooi als een goede rapportage. Een overzicht van alleen de belangrijkste zaken. Die er ècht toe doen. Als inkoper ben je van nature een controlefreak. Je laat de dingen niet op z´n beloop. Je wordt zo blij als een klein kind van een helder, betrouwbaar en actueel overzicht van je KPI´s. Met één druk op de knop lijstjes opvragen van je spend bij leverancier X, een overzicht van je contract-compliancy of een uitdraai van duurzaamheid en al je social responsible suppliers. Dàt zou een inkoper dolgelukkig maken. Toch? Er wordt op dit terrein veel gehobbyd. Ik heb dat in m´n eerste baan zelf ook veel gedaan. Erg leuk, een beetje pielen met Excel. Maar grafiekjes maken kost wel veel tijd. Ik had bedacht dat het handig zou zijn om te weten, hoeveel de preferred suppliers werden gebruikt door de 35 horecabedrijven waar ik inkoopcoördinator van was. M´n doel was om daar op te gaan sturen. Met papieren lijsten die ik van de twee verschillende administraties kreeg, ging ik het ieder kwartaal handmatig uitrekenen. Een enorme rotklus. Maar na een week had ik als resultaat: per bedrijf één percentage. Dit percentage was steevast het startpunt voor een discussie over de betrouwbaarheid ervan. Zeker als het een laag percentage was. We gebruikten jammer genoeg nog geen elektronisch bestelsysteem en ik wist ook niet dat je gegevens uit crediteurenadministraties kon exporteren naar Excel, om ze zo te bewerken. Evenmin was er een beloningssysteem om goed bestelgedrag te kunnen belonen. De meest succesvolle inkooporganisaties hebben eigen inkoopanalisten. Gepromoveerde controllers, die maandelijks het procurement dashboard opstellen voor het hoger management. Een slimme inkoopbaas (de CPO van het jaar bijvoorbeeld) laat deze zelfs verifiëren door een accountant om vervolgens een betrouwbaarheidsdiscussie te voorkomen. Op verzoek hoesten de analisten verder alle overzichten op en draaien ze alle query´s uit, die een inkoper nodig heeft om z´n werk goed te kunnen doen. Even investeren, maar dan heb je ook wat. Er zijn ook bazen die deze investering niet willen maken en hun medewerkers de hele dag om allerhande lijstjes komen vragen. Ter informatie, om controle op de zaak of, erger nog, op hun medewerkers te krijgen. Het gevolg is vaak dat die medewerkers helemaal dichtslibben door de lijstjesproductie en ze aan hun eigen werk niet meer toekomen. Dat werkt niet bepaald motiverend. Zorg er als manager liever voor dat er een goed contractbeheersysteem is en dat alle crediteureninformatie snel en gemakkelijk ontsloten kan worden. Dan kunnen de medewerkers doen waar ze voor besteld zijn: inkopen. Hoe werkt dat? Neem het inkoopbeleid als uitgangspunt. Stel vervolgens beïnvloedbare KPI´s op. Zorg dat je zo min mogelijk systemen nodig hebt om deze KPI´s inzichtelijk te maken. Bepaal acties. Voer ze uit. Meet opnieuw en zie hoeveel effect het heeft gehad. De kunst is om slim met beschikbare gegevens om te gaan en het containerbegrip procurement intelligence voor jezelf lading te geven. Om informatie te combineren en tot conclusies te komen, zonder de hele organisatie te hoeven belasten met het maken van lijstjes. Iedereen heeft wel z´n voorkeur voor één bepaalde managementstijl. De literatuur beschrijft er tientallen. Maar basis keuze wat betreft voorkeursstijl is de volgende:kies je voor management by trust of management by Excel?
|
