Inkoop heeft zich de afgelopen jaren razendsnel geprofessionaliseerd. Daarnaast ontwikkelden zich de inkoopafdelingen en werd inkoop gecentraliseerd. Is deze ontwikkeling nu goed of slecht? Zoals vaak is het beeld genuanceerd, maar zien we ook kind én badwater gaan. Inkoop behoorde niet tot de eerste functies die een belangrijke slag in professioneel werken maakte. Maar toen dat eenmaal het geval was, is het ook snel gegaan. Bijna elke wat grotere organisatie heeft zich voorzien van professionele inkoop, meestal in een aparte afdeling inkoop (sourcing, procurement). Voordelen
Vergeleken met een versnipperde inkoopsituatie, waarbij her en der in de organisatie wordt ingekocht zijn de voordelen aanzienlijk. Naast de schaalvoordelen (in één keer een groot kwantum inkopen) en een betere onderhandelingspositie qua prijsvorming, zijn harmonisering (dezelfde inkoop waar mogelijk), kwaliteitsbeoordeling, contractafspraken en nog veel meer beter op te pakken met ter zake kundige inkopers en een gecentraliseerde inkoop. Het gemor dat je hoort in organisaties betreft vooral het verlies aan flexibiliteit, soms snelheid en het moeten voeren van interne onderhandelingen over inkoop en inkoopspecificaties met niet altijd bevredigende uitkomst. Het is duidelijk dat er ook veren moeten worden gelaten ter wille van de efficiency. Diensten
Inkoop blijkt verder nogal verschillend uit te pakken voor verschillende producten en diensten. Een ieder begrijpt dat een hoeveelheid ballpoints inkopen andere eisen met zich meebrengt dan bijvoorbeeld een coach voor één van de directieleden. Toch zien we soms dat deze zaken in essentie op dezelfde wijze worden aangepakt. Het is vooral de centrale inkoop van hoogwaardige persoonsgebonden diensten (bijvoorbeeld accountants, advocaten, counselors) waar ik zeer kritisch over ben. Ook in mijn vak wordt er al enige tijd steen en been geklaagd over inkoop die de plank mis slaat. Klik
De essentie van persoonsgebonden diensten is dat ze onvervreemdbaar zijn gebonden aan een specifieke persoon. Dat betekent dat zowel de leverende partij (de dienstverlenende professional) als de ontvangende partij ook samen het succes van de dienstverlening bepalen. En dat de beoordeling van de kwaliteit van de dienst mede afhangt van de kwaliteit van de relatie. De klik moet er zijn! Verder zien we dat bij deze dienstverlening altijd sprake is van onvoorspelbaarheid. De dienst is een belofte en die ontwikkelt zich bij de levering. Je kunt dus nooit precies van te voren aangeven wat er uiteindelijk gekocht wordt. Contact
Bij de inkoop van dit soort diensten gaat het mis als de inkoper tussen de leverende en de ontvangende partij gaat staan. Als er pas in een heel laat stadium direct contact is tussen die twee. Als de ontvangende partij (man/vrouw met een vraag, een probleem, een wens) niet kan snuffelen aan mogelijk leverende individuen en op die manier ook zijn eigen vraag kan verhelderen. Het is als met sollicitanten, al pratende met verschillende mensen wordt duidelijk wat je echt zoekt. In mijn vak: niet de tent maar de vent is belangrijk! Voorselectie
Natuurlijk, inkoop kan een overzicht op marktpartijen aanbieden, kan basale kwaliteitseisen opstellen, kan de onderhandelingen over de zakelijke voorwaarden doen. Maar een voorselectie gaat mij al te ver. Het in de hand houden van de kosten voor inhuur van bepaalde diensten dien je niet te laten verlopen via het monopoliseren van de inkoop. Dat kom je ook tegen. Leve een professionele inkoop. Maar heb respect voor de bijzonderheden van het inkopen van hoogwaardige professionele dienstverlening. Alles van waarde is kwetsbaar, is een bekend gezegde. Hier is hierop zeer toepasbaar. deze column was eerder te lezen op NUzakelijk.nl
|
