Al weer wat maanden geleden tijdens een keukentafelsessie bij mij thuis waarbij we met een viertal Inkoopprofessionals bedrijfsprocessen aan het bestuderen waren. Naar aanleiding van een model van mij, kreeg ik de volgende opmerking: Contract Management is toch niet sexy. Als groot fan van Contract Management was ik wat verbouwereerd en wist op dat moment even niets te zeggen.

Al gauw ging het gesprek weer verder over het management en hoe wij daar invloed op moesten krijgen etc. Maar ondertussen bleef die opmerking maar door mijn hoofd spoken. Zeg maar gerust; hij had een gevoelige snaar geraakt. Maar waarom. Waarom moet iets “sexy” zijn? Een inkoper die nadat een contract is afgesloten met een formulier komt waarop hij vermeld hoeveel hij bespaard heeft en vervolgens het contract in de kluis gooit, is die dan wel “sexy”? Kijk daar zat de kneep. Contract Management heeft iets beladens. Mensen en vooral inkopers willen graag alles in vakjes stoppen. En dat is met Contract Management niet altijd mogelijk omdat het zo’n impact heeft op je bedrijfsprocessen maar ook met de invloed van buiten. Aan tafel was men bezig om iets te vinden om het management te beïnvloeden en toen viel bij mij het kwartje.

Beïnvloeden ook zo’n mooie term, we willen anderen beïnvloeden, veranderen, manipuleren. Waar komt dat vandaan? Is dat omdat we zelf nogal aan ons eigen standpunt, gelijk, willen vasthouden. Volgens mij gaat het juist om de samenwerking, delen, leren, ontwikkelen en openstaan voor nieuwe ontwikkelingen. Contract Management is daar het perfecte middel voor. Contract Management is niet iets wat in een laatje hoort of controle van een rapportage is, maar is vele malen breder. Een contractmanager is ook maar een radertje in het hele proces. De relatiemanager, de coördinator, analyticus – het spinnetje in het web.

Laatst toen ik samen met Peter Streefkerk een Masterclass Contract Management gaf, was een van de vragen: Hoe toon ik de meerwaarde van contractmanagement aan?. Men wil er geen geld voor vrij maken en wil toch iets zichtbaars zien en het liefst door middel van hoeveel we gaan besparen.

Grappig want die besparing heeft die inkoper toch al gemaakt! Het is de uitdaging voor de contractmanager om het contract zodanig te implementeren met en binnen de organisatie en de relaties op te bouwen met de interne organisatie en de leverancier dat de besparingen gerealiseerd worden en dat door goed bewust te zijn van mogelijke risico´s deze zoveel mogelijk te vermijden. Dit is niet altijd in geld uit te drukken maar als de business het optimale uit het contract haalt zonder problemen is de doelstelling grotendeels gehaald.

Tijdens de Ronde Tafel die ik samen met Nicky Hoenderboom uit naam van CPD organiseerde, kwam de vraag naar voren over de definities binnen contract management. Dat is ook een mooie uitdaging want er is ontzettend veel verwarring binnen dit vakgebied.

Mijn conclusie is dat Contract Management ongelofelijk SEXY is en dat we hier in de toekomst absoluut niet omheen kunnen. Wat is er mooier dan te zorgen voor inzicht, goede relaties, overzicht en een organisatie die steeds meer gaat samenwerken waardoor elk nieuw contract weer innoveert. De leveranciers gaan zich hieraan spiegelen en dat geldt ook voor je eigen organisatie om dat als je iets inkoopt ook iets te verkopen hebt. En inkoop zal steeds meer verweven raken met andere competenties binnen de organisatie. En ook een vakgebied waar nog zoveel aan het ontwikkelen is.
De tweede Ronde Tafel over Contract Management wordt gehouden op 10 oktober.