Nog maar enkele jaren geleden had de Politieacademie ontzettend veel schulden. Zoveel zelfs dat de organisatie bijna onder curatele kwam te staan. Er moest dus iets gebeuren. Inmiddels heeft de Politieacademie een professionele inkooporganisatie, waarmee ze veel geld bespaart.

‘We hebben in korte tijd ontzettend veel neergezet wat betreft inkoop. Onze inkoopafdeling draagt echt bij aan de Politieacademie, het is niet alleen een inkoopfeestje’, zei Yvette Berkel, Hoofd Inkoop Politieacademie, tijdens een bijeenkomst op Hogeschool Windesheim in Zwolle. ‘Wij zijn een voorbeeld voor de hele Nederlandse politie die inkoop nog moet centraliseren.’ In een jaar tijd wist de Politieacademie een professionele inkooporganisatie neer te zetten. Vanwege de daadkracht en gestructureerde aanpak waarmee in korte tijd enorme resultaten zijn bereikt, wist de organisatie in april dit jaar de Dutch Sourcing Award 2010 in de wacht te slepen. De jury was enorm onder de indruk van de passie waarmee dit project is uitgevoerd in nauwe samenwerking met de rest van organisatie. Berkel zei tijdens de bijeenkomst erg blij te zijn met de resultaten. ‘We kunnen nu heel scherp inkopen op een goedkopere en betere manier.’

Europese Aanbestedingswet en de politie
Door het aannemen van de nieuwe Aanbestedingswet door de Tweede Kamer in oktober 2006, is het belang van de inkoopfunctie binnen de publieke sector in Nederland de laatste jaren aanmerkelijk toegenomen. Vanwege de maatschappelijke taak die de Politieacademie heeft, streeft zij idealiter rechtmatigheid en doelmatigheid van haar inkoopfunctie na, zo staat in de brochure ‘Professioneel inkopen bij de Politieacademie’. Dit uit zich enerzijds in risicobeperkende maatregelen ten aanzien van het inkoopproces en anderzijds door kostenefficiënte maatregelen in het primaire proces van de politieacademie. Voor de Politieacademie is het van groot belang de Europese regels voor het aanbesteden te volgen, dit omdat zij verantwoordelijk zijn voor het opleiden van de gehele Politie in Nederland die de burger veelal confronteert met handhaving van wet- en regelgeving. Tevens is het belang van professioneel inkopen groter naarmate de maatschappij steeds kritischer wordt als het gaat om besteding van gemeenschapsgeld.

Doelstellingen
Het kleine inkoopteam van de Politieacademie heeft een spend van 160 miljoen euro per jaar. Uiteraard streeft de Politieacademie aan aantal inkoopdoelstellingen na. Zo richt het inkoopteam zich op goede kwaliteit tegen de laagste prijs, duurzaamheid, verminderen van toeleveringsrisico’s en het beter functioneren van de inkoopfunctie en het bedrijfsproces. Daarnaast is communicatie volgens Berkel erg belangrijk. ‘Coaching op het gebied van communicatie vinden wij erg belangrijk. Wij hebben onze eigen medewerkers ontwikkelt tot inkoopprofessionals, van reactief naar proactief en klantgericht. Natuurlijk moeten ze ook de inkooptheorie kennen, maar communicatie staat bij ons ook hoog in het vaandel.’ In 2009 heeft de organisatie 2 miljoen euro bespaard. Om de doelstelling voor dit jaar te halen, moet de teller eind 2010 op 2,5 miljoen euro staan. ‘Maar dat gaan we gemakkelijk halen’, aldus Berkel. ‘Eerder keken we nergens naar. Als een leverancier zei dat we zoveel nodig hadden gingen we al snel akkoord. Het was dan vaak te duur. Nu kijken we kritisch naar de specificaties. Hebben we echt zoveel nodig of kan het wat minder? Nu kan de Politieacademie redelijk gemakkelijk besparen en bezuinigen op het gebied van inkoop.’ Het beter organiseren van leveranciersmanagement is nog een aandachtspunt. ‘Het gebeurt nu nog een beetje ad hoc’, zegt Berkel, ‘daarin moet nog veel gebeuren, dus dat is het volgende punt op onze agenda.’

Besparen op munitie en pepperspray
Een interessant voorbeeld van besparing dat Berkel aanhaalt tijdens de presentatie is het slimmer inkopen van pepperspray. Waar de politiemensen eerder nog een nieuwe flacon kregen wanneer de oude leeg was, wordt nu gebruik gemaakt van navulflacons. ‘Op elke locatie van de Politieacademie staat een navulstation. Dat bespaart ons 190.000 euro op jaarbasis.’ Een ander voorbeeld is de inkoop van munitie. De speciale politiemunitie, voorzien van een duur forensische stofje om te herkennen dat het om een politiekogel gaat, kost 0,57 eurocent per patroon. ‘Er gaan miljoenen van dit soort patronen doorheen, terwijl het forensische stofje niet van belang is bij de schietoefeningen, maar daar wel gebruikt werden. Deze patronen zijn daarom vervangen en kosten 0,13 eurocent per stuk. Dat is een besparing van een half miljoen op jaarbasis. De patronen met het forensische stofje gebruiken de politiemensen alleen nog tijdens het straatwerk, niet meer op de schietbaan.’

Digitaal aanbesteden
‘Wij mogen als inkoper niet zelf bestellen. We hebben de bestelfunctie decentraal gehouden via een verplicht digitaal inkoopbestelsysteem’, legt Berkel uit. ‘Belangrijke beslissingen worden genomen via het zogenoemde Tenderboard.’ Het Tenderboard is een commissie die in opdracht van het College van Bestuur, die eindverantwoordelijk is voor het inkoopproces, toetst of het proces verloopt volgens het vastgestelde beleid en procedures en leidt tot realisatie van de overeengekomen doelstelling. ‘Alles gaat via een digitaal systeem. Dit heeft als grote voordeel dat we niet langer een papieren rompslomp hebben waarin alle aanbestedingen zitten.’