De Griekse overheid wil drie miljard euro bezuinigen door landelijk over te stappen op e-invoicing. Waarom? Om tijd, geld en papier te besparen. Een ambitieus plan op deze schaal. Hoever is Nederland met het gebruik van e-invoicing?

Minister van Financiën Jan-Kees de Jager heeft twee jaar geleden de eisen voor e-invoicing versoepeld; de regels zijn nu gelijkgesteld aan die voor papieren facturen. Hoewel de drempel om ‘mee te doen’ daardoor nu lager is, zijn er nog steeds aarzelingen.

Hoe werkt het?
Wanneer de techniek op orde is, verloopt een digitale transactie vlekkeloos zonder menselijke tussenkomst. De factuur komt de administratie binnen als een XML, UBL2.0 of UN/Cefact I-bestand en wordt vervolgens automatisch voldaan. De gebruiker krijgt de gangbare facturen niet te zien. Alexander Jongerius, sales executive bij Inconto Digitaal Factureren, een softwareprogramma voor e-invoicing, bevestigt dat Inconto ook zo werkt. “De facturen kunnen na goedkeurig en levering direct worden betaald door het systeem, zonder dat er een persoon aan te pas komt.”

De drempels
Volgens het onlangs uitgebrachte rapport ‘E-invoicing: A Global View’ van Basware, een leverancier van de e-invoicingsoftware, moedigen bijna alle bedrijven e-invoicing aan. De grootste drempel om het ook grootschalig in te voeren lijkt bij de leveranciers te liggen. Deze hebben nog niet de mogelijkheid om de digitale transacties ook daadwerkelijk te voltooien. Volgens Menno van Drunen van Logius gaat dat met de meeste dingen zo in het begin. “Toen je net een telefoon had, was je de enige. Je kon er toen niets mee, omdat bijna niemand anders er één had. Pas toen de telefoon gemeengoed werd, nam het gebruikersgemak toe. Ik denk dat dit bij e-factureren ook het geval is.” Van Drunen is momenteel werkzaam als projectmanager van DigiInkoop, het centrale inkoopsysteem dat de overheid in de tweede helft van 2012 voor de gehele Rijksdienst in gebruik wil nemen.

Open netwerk
De verschillende e-invoicing netwerken werken bovendien nog niet optimaal samen. “Ik wil met mijn T-Mobile mobiel ook naar vrienden kunnen bellen die Vodafone hebben”, illustreert Van Drunen. Een belangrijke voorwaarde voor de vooruitgang van e-invoicing is volgens ruim zestig procent van de ondervraagden dan ook het creëren van een open netwerk waar elke leverancier in kan werken, ongeacht branche of bestandsformaat. Het College Standaardisatie, adviesorgaan voor de overheid, adviseerde de overheid om één factuurmodel aan te houden om meer duidelijkheid te creëren. Van Drunen geeft aan dat een dergelijk model vanuit de overheid komende maand zal worden ingediend bij het college.

Nationale weerstand
De branches waar het MKB een groot aandeel in heeft, zijn minder geïnteresseerd in e-invoicing. Volgens deze branches levert het voor de kleine bedrijven te weinig op. Dit was één van de conclusies uit het onderzoek ‘E-factureren en standaarden voor e-invoicing in Nederland’, uitgevoerd in opdracht van de overheid. Volgens Jongerius zijn het inderdaad, drie jaar later, nog steeds de kleine bedrijven die e-invoicing nog niet gebruiken. “Kleine leveranciers weten nog niet hoe ze met XML-facturen moeten werken. In ons klantenbestand zien we die dan ook nauwelijks terug.”

Internationale weerstand
Volgens het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie zouden er jaarlijks vijftien miljoen bomen niet gekapt hoeven worden als alle lidstaten van de Europese Unie over zouden stappen op e-invoicing. De Europese Commissie schat het bedrag dat wordt bespaard bij overstap naar e-invoicing op 238 miljoen euro per jaar.

Ieder eigen regels
Het ziet er echter niet naar uit dat die bomen kunnen blijven staan: het toepassen van e-invoicing op internationaal niveau staat nog in de kinderschoenen. Hoewel de Europese Unie richtlijnen heeft opgesteld voor het gebruik van e-invoicing, is de invulling hiervan per land nog verschillend. Als gevolg hiervan heeft ieder land zijn eigen regels en eisen voor een digitale factuur. Zo eisen sommige landen een uitgebreide digitale handtekening terwijl deze in Nederland is afgeschaft.

Toekomst
Van Drunen verwacht een positieve toekomst voor e-invoicing. “De grote bedrijven zijn dieven van hun eigen portemonnee als ze geen gebruik maken van e-invoicing”, aldus de projectleider. Zowel Van Drunen als Jongerius verwachten dat het gebruikersgemak toeneemt en de internationale barrières verdwijnen.