Ook een instantie als het IMF heeft een afdeling procurement. De internationale monetaire samenwerkingsorganisatie houdt er zelfs een vrij unieke werkwijze op na, waarin budget en inkoop nauw met elkaar verweven zijn, zo blijkt uit een interview met een IMF-topvrouw.

Caro Cook, plaatsvervangend hoofd van de procurement-tak van het Internationaal Monetair Fonds (IMF), werd geïnterviewd door CPO Agenda. Haar organisatie is nauwelijks uit het nieuws geweest sinds de wereldwijde crisis toesloeg in 2008, maar uiteraard richtte het gesprek zich vooral op inkoopzaken. Cook vertelt hoe procurement onderdeel is van een divisie die ook het strategische budget het IMF beheert. “Werken in dezelfde divisie is een voordeel voor ons omdat het interactie mogelijk maakt en we kunnen begrijpen welke bedragen zijn toegewezen aan de verschillende deelgebieden.”

Zeldzaam
Hierdoor kan procurement veel sneller reageren op ontwikkelingen. Cook: “Het geeft ons een ‘heads up’ als we moeten praten met andere afdelingen. Dat is vrij zeldzaam in procurement en een prettige situatie om in te werken.” De inkopers van het IMF hebben een spend van 370 miljoen dollar, waarvan een derde opgaat aan reiskosten. Ook IT, veiligheid en consulting zijn belangrijke categorieën.

Hoofdpijncategorie
Een categorie die geen hoge spend vertegenwoordigd, maar wel veel hoofdpijn bezorgd, is het leveren van gepantserde auto’s aan de meer dan 90 kantoren overal ter wereld. “Als we de auto in het land zelf kunnen kopen, dan doen we dat, maar anders moeten we importeren. Dat laatste is gecompliceerd wegens de verschillende wet- en regelgevingen tussen landen. Deze categorie neemt veel tijd in beslag voor een relatief kleine spend. Cook: “Probeer maar eens een gepantserde auto Jemen in te krijgen. Daar gaat een hoop werk inzitten.”