Inkoop dichter bij finance; daar wil je nou net niet zitten. Inkoop heeft al teveel het stigma van "van geld te zijn", terwijl inkoop primair gaat over prestaties, geld is slechts een gevolg, want niets is gratis. Het gaat over prestaties van leveranciers in combinatie met prestaties van de eigen organisatie die op een of andere manier resulteren in prestaties waar een klant geld voor over heeft (of zorgt dat middelen beschikbaar gesteld worden). Daarnaast heeft 95% van de medewerkers van een gemiddelde organisatie geen financiele verantwoordelijkheid; geld interesseert hen dus niets. Daar zijn ze meer geinteresseerd in beschikbaarheid, risico en waarde. Andere onderwerpen dan waar de gemiddelde financiele manager zich mee bezig houdt.

Rapportagesystemen die ook weer gaan over geld; spend in dit geval. Het gaat er niet primair om wat je uitgeeft; het gaat over wat je verdient. Want als het alleen over uitgeven gaat, moet je daar morgen mee stoppen; dat geeft de grootste besparing! Maar van besparen is nog nooit iemand rijk geworden. Inkoop hoort aan de business kant; daar waar het geld verdient wordt. Geld in ruil voor prestaties. Zolang inkoop zich aan de "achterkant" van de organisatie positioneert, zal het nooit echt iets worden. Daar is weinig "strategisch" aan. Wat draagt het bij aan de concurrentiepositie? Alleen voor de goedkoopste in de markt (die zijn concurrentiepositie dus blijkbaar ontleent aan zijn kostenstructuur vertaald naar zijn prijzen) is geld strategisch. Voor al die andere partijen, die volgens eigen zeggen dan juist meer "toegevoegde waarde" leveren, zijn andere aspecten belangrijk voor het versterken van die concurrentie positie; dus strategisch. Vanzelfsprekend moet je in relatie tot die prestatie letten op de daaraan verbonden kosten. Het gaat immers over het realiseren van winstgevende klanttevredenheid. En die winstgevendheid komt in het gedrang als je meer uitgeeft dan je ontvangt. Maar het gaat om de primaire focus van inkoop. Een rapportage systeem over prestaties en daaraan gekoppelde klanttevredenheid zou een veel betere benadering zijn en het strategische aspect van inkoop meer onderstrepen.

En dan de Compliance. Zo'n politie-activiteitje van inkoop. Kijken wie er buiten het potje piest. Daar maak je vrienden mee. Daar bouw je relaties mee op. Daar win je vertrouwen mee. Dat stimuleert samenwerking. Niet dus. Dat is ook zeker een rol die je niet zou moeten willen vervullen. Als de contracten precies voor de belanghebbenden (waar die contracten immers voor zijn afgesloten) doen wat ze moeten doen, waarom zouden ze dan uberhaupt iets anders willen doen? Ziehier het veel voorkomende conflict tussen enerzijds de belanghebbende met behoefte en geld, en anderzijds de inkoper zonder geld en die ook niets nodig heeft, behalve dan dat hij of zij een besparingsdoelstelling moet halen. En laat dat nou net het struikelblok zijn. Maar ook standaard misvattingen als "als we ergens veel van kopen, krijgen we veel korting" leiden tot bundeling van producten en/of diensten die voor de belanghebbenden eigenlijk helemaal niet gebundeld kunnen worden. Consequentie is dat er wel een gebundeld contract wordt afgesloten, maar dat belanghebbenden hun eigen belang nastreven en toch gaan voor de voor hen best passende oplossing. En daar heeft het bureau wel een punt: de geloofwaardigheid naar de gecontracteerde leverancier staat dan op het spel. De "worst" van veel business wordt niet waargemaakt. En de inkoper dan maar met een hollands vingertje wijzen naar de budgethouder die niet compliant is. Maar feitelijk is het een inschattingsfout van de inkoper, omdat het contract realistisch gezien nooit gebundeld had moeten worden.

Kortom, als dit de voorspellingen zijn die "kenners" aan het bureau hebben doorgegeven, dan is er nog heel wat werk aan de winkel om die "kenners" te overtuigen dat inkoop iets heel anders is dan zij nu denken dat het is. Maar dan moeten wij daar wel eerst zelf van overtuigd zijn. Tijd voor het nieuwe inkopen!

Fred Wittmaekers,

InkoopAcademie; inkopen met business focus