Een centrale inkoopafdeling kan het beste worden voorgesteld als een inkoopafdeling die werkt voor iedere afdeling en iedere Business Unit van een organisatie. Stel je een bedrijf voor als VDL*, met zeer veel werkzaamheden verdeeld over zeer veel verschillende bedrijven in drie Business Units: Toeleveringen, Bussen en Eindproducten.
Een centrale inkoopafdeling binnen VDL** zal werkzaamheden verrichten voor alle BU's en de organisaties die daarin vallen, en in een organisatorisch plaatje als stafadeling boven deze BU's getekend worden.
De centrale inkoopafdeling zou zich bezighouden met BU overschrijdende inkopen zoals bijvoorbeeld de inkoop van metaal die door meerdere bedrijven in verschillende BU's gebruikt wordt.

Centrale inkoop heeft als voornaamste voordeel dat het de efficiency ten goede komt, zeker ook omdat centraal inkopen tot schaalvoordelen kan leiden.
Als nadeel wordt bij centrale inkoop vaak opgegeven dat de flexibiliteit lager is, omdat de bedrijven dan de BU's zich tenslotte wel moeten commiteren aan de contracten en overeenkomsten die de centrale afdeling heeft gemaakt.


* VDL wordt slechts gekozen als voorbeeld. Er is geen enkele relatie tussen schrijver en VDL. Een weergave van de VDL-structuur is te vinden op http://www.vdlgroep.com/Organigram.aspx?language=1.
** Ik heb geen idee of VDL een centrale inkoopafdeling heeft of niet.