Er zijn bijna altijd mogelijkheden om de print- en kopieerfaciliteiten in het kantoor duurzamer te gebruiken. Bijkomend  voordeel is dat dit vaak ook energie- en kostenbesparend uitpakt.

Het beste moment om een duurzame slag te maken is tijdens de vervanging van de apparatuur, gemiddeld eens in de 4 of 5 jaar. Een goede voorbereiding ten behoeve van het programma van eisen is wenselijk. 12-18 maanden voor contractexpiratie is het een goed startmoment.

Elke inkoop of aanbesteding begint met het inventariseren van de behoefte van de (interne) klant. Duurzaamheid kan in deze fase meegenomen worden door te onderzoeken of de aanschaf noodzakelijk is en of er een duurzamere oplossing is voor de inkoopbehoefte.

Specifieke aandachtspunten voor de inkoop van de productgroep reproductieapparatuur zijn:

1. reproductiebehoefte van de organisatie. Hiervoor is inzicht nodig in relevante cijfers, zoals het verbruik van papier en toner over een bepaalde periode. Analyse van print- en reproductiebehoefte. Maak vooraf een goede analyse van de print- en kopieerbehoefte
2. Kies een apparaat dat optimaal voldoet aan de kopieer- en/of printbehoefte. De keuze voor het type kopieerapparaat/printer zal over het algemeen bepaald worden door het aantal kopieën/prints dat gemaakt wordt (het kopieervolume). Zware apparatuur gebruikt aanzienlijk meer energie dan een middenvolume-apparaat. Zware apparatuur plaatsen als niet zoveel kopieën gemaakt worden is dus energieverspilling. Te lichte apparatuur is ook niet goed. Als op een apparaat meer kopieën worden gemaakt dan waarmee bij het ontwerp rekening is gehouden, kan dat leiden tot een snelle slijtage,meer reparaties en vroegtijdige vervanging. Zie ook het artikel over gebalanceerd inkopen van multifunctionals
3. Kies voor printers met verschillende laden voor verschillende soorten papier. Printers met meer dan één lade bieden de mogelijkheid om de papierkeuze af te stemmen op het gebruik van de print (archivering of niet, dikker papier of niet, etc.), waardoor altijd een zo milieuvriendelijk mogelijke keuze gemaakt kan worden.
4. Kies voor centraal kopiëren/printen. Door een centrale plaats te kiezen voor kopieren/printen kan het aantal apparaten omlaag; dit scheelt grondstoffen en afval (ook van tonercartridges). Eén groot apparaat dat gebruikt wordt door verscheidene gebruikers verbruikt over het algemeen minder energie dan vele kleine apparaten bij elkaar. Uit marktcijfers van Docplus blijkt dat organisaties circa 20% meer afdruksystemen hebben dan ze denken en dat een reductie van 30-40% aan systemen mogelijk is.
5. Kies voor print-, kopieer- en multifunctionele apparatuur die geschikt is voor automatisch dubbelzijdig kopiëren en/of printen. Door overstappen van enkelzijdig naar dubbelzijdig kopiëren/printen kan ca. 30% op het papierverbruik worden bespaard.
6. Kies voor multifunctionele (digitale) apparatuur Eén multifunctioneel (all-in-one) apparaat verbruikt circa 50% minder energie dan een separate printer, scanner, fax en kopieerapparaat. Dit kan ook een kostenbesparing opleveren. Een afdeling van 100 personen kan circa € 2.000,- per jaar besparen op elektriciteitskosten (uitgaande van een tarief van E 0,18/kWh) door acht afdelingsprinters, 24 werkplekprinters en 12 faxmachines te vervangen door 8 multifunctionals.
7. Bekijk of het mogelijk is om hergebruikte (refurbished) apparatuur aan te schaffen (mits deze voldoet aan de gestelde energiecriteria). In de praktijk blijkt dat deze apparatuur kwalitatief niet minder is en niet meer onderhoud nodig heeft dan nieuwe apparatuur. Veel organisaties eisen onnodig het leveren van splinternieuwe apparatuur. Wel is het zo dat de nieuwe generatie appartuur (2009+) vaak energiezuiniger is in gebruik door de toegenomen aandacht voor duurzaamheid en ecodesign. Op het gebied van verbruikte productie-energie scoren refurbished apparatuur echter veel beter. Bovendien zijn ze goedkoper in aanschaf.