Documenten zijn voor veel organisaties van van levensbelang. In documenten wordt bedrijfsinformatie vastgelegd en documenten worden gebruikt om te communieren met klanten. De kosten zijn met 26% de grootste post op de facilitaire begroting Diensten en Middelen (bron: FMI2006). De kosten voor documentverwerking kunnen oplopen tot 3% van de omzet (bron Gartner). Vanuit inkoopperspectief dus de moeite waard om deze productcategorie eens flink onder handen te nemen.

Documentverwerking bestaat uit twee hoofdgroepen: Document Management en Documentlogistiek.

Document Management (DMS)
Bij Document Management Systemen gaat om het doelmatig inrichten en beheren van documentgerelateerde bedrijfsinformatie. Hierbij horen bijvoorbeeld  het opslaan, ontsluiten, gebruiken en vernietigen van documenten. Het tradionele archief in de kelder is zich aan het omvormen tot een digitaal archief. Een volgende stap is ook al zichtbaar, de integratie met andere bedrijfsinformatie: Enterprise Content Management (ECM).

Document Management zal zich bewegen richting Informatie management (IM). Andere kreten die in dit kader gebruikt worden zijn Informatyion Lifecycle Management (ILM), Workflow Management (WFM) en Business Process Management (BPO).

De inkoper heeft te maken met de volgende medewerkerrollen: ICTer voor het beheren van document management software, de DIVer die verantwoordelijk is voor informatiebeheer en de gebruikers die het systeem gebruiken. Het betreft in hoofdzaak een ICT inkoopproces.