Documentverwerking bestaat uit twee hoofdgroepen:
Document Management en Documentlogistiek.
Bij documentlogistiek gaat het om het doelmatig inrichten en beheren van het documentgerlateerde communicatieproces, met de klant of eigen organisatie. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om documentcreatie, documentproductie, postverzending en postontvangst.
Documentlogsitiek is traditioneel het werkgebied geweest van de facility manager. Hij was de baas over de kopieermachines, de repro, de postkamer en het archief.
Door digitalisering, de opkomst van de multifunctionele printer en geautomatiseerde correspondentie systemen is het aandeel IT flink gegroeid. Van kopieermachine naar multifunctional, van postkamer naar digitale postverwerking. Door de IT mogelijkheden kunnen werkprocessen effienter worden ingericht, bijvoorbeeld het automatiseren van inkomende facturen. Het archief is steeds vaker het terrein van Document Management.
De kosten van documentlogistiek liggen voornamelijk in het communicatieproces met de klant, de centrale productie van brieven, rekeningen, polissen, het couverteren en het verzenden. Deze zijn samen verantwoordelijk voor 71% van de totale communicatiekosten (bron: Postal User Group). Door de opkomst van nieuwe communicatiemiddelen, waaronder internet, e-mail en mobiel, wordt er steeds vaker multichannel gecommuniceerd. Hierdoor wordt het inrichten van het communicatieproces complexer.
Door de liberalisering van de postmarkt zijn er nu meerdere aanbieders met specifieke diensten. Ook de printtechnologie ontwikkelt zich snel, zo maken Print on Demand en Transpromo het mogelijk om in plaats van 'one size fits all' bulkcommunicatie heel persoonlijk met de klant te communieren, in tekst en zelfs met volledige brochures. Dit op basis van gegevens uit de CRM systemen.
Traditionele aanbieders van hardware en software ontwikkelen zich tot service providers. Natuurlijk met prachtige marketingverhalen. Uitbesteding van postkamer of repro behoort tot de mogelijke keuzes.
Kortom een vakgebied volop in beweging.
Grote kostenreducties mogelijk in Documentlogistiek
Voor de Facilitair Manager gaan bovenstaande ontwikkelingen ver boven zijn competentie. Helaas heeft de IT manager ook geen feeling met fysieke productietaken en is het onduidelijk welke afdeling verantwoordelijk is. Het gevolg is dat documentlogistiek bij veel bedrijven tussen wal en schip valt en slecht is geregeld.
Zonde want:
- 30% kostenreductie is mogelijk
- 20% duurzaamheidverbetering is mogelijk
- Veel efficientere inrichting van communicatieproces mogelijk
- Gebruik maken van de liberalisering van de postmarkt
- Gebruik maken van nieuwe technologische mogelijkheden
Quick business case: Tel alle inkoopfacturen van printers, kopieerapparatuur, papier en verzendkosten bij elkaar op. Besparingspotentie 20-30%.
Om documentlogistiek goed te kunnen inrichten en inkopen is ruime materiekennis nodig zodat keuzes kunnen worden afgestemd op de behoefte van de eigen organisatie. Deze materiekennis ontbreekt in de meeste organisaties. De leveranciers kennen alleen hun eigen onderdeel (creatie, print, couverteren, verzenden) en leveren advies dat past in hun werkgebied. Erg zonde want de contracten hebben een looptijd van circa 5 jaar! Integraal benaderen is daarom het advies.
Ambitie? Tijdig beginnen
Expireert binnen 18 maanden het kopieercontract? Gaat uw organisatie over op flexwerkplekken? Gaat u verhuizen? Dan is dit het moment om actief te worden.
- Start een projectgroep met daarin de betrokken afdelingen, FM, IT, inkoop, DIV, gebruikersvertegenwoordiging.
- Is er voldoende materiekennis voorhanden? Zo niet, nodig dan een materiedeskundige uit voor een workshop 'trends en marktontwikkelingen'. Een ideale kick-off en het helpt de projectgroep bij het bepalen van de ambitie.
- Bepaal de inkoop en resultaatambitie en maak een planning.
- Onderzoek en analyseer de huidige situatie. Onderzoek verbetermogelijkheden en kansen. Stel een concept eisen-wensenlijst op.
- Doe een marktverkenning bij leveranciers aan de hand van deze lijst en scherp de lijst aan met de geboden mogelijkheden.
- Neem een besluit over de realiseerbaarheid van de ambitie.
- Maak een programma van eisen en vervolg het inkoopproces.
Hebben de contracten nog een langere looptijd?
In veel situaties kan er toch aanzienlijk resultaat worden gerealiseerd, zowel in kostenreductie als ook op duurzaamheid. In een aantal gevallen kan het zinvol zijn het contract open te breken. Kennis van de mogelijkheden is dan wel een voorwaarde.
