Een decentrale inkoopafdeling kan het beste worden voorgesteld als een inkoopafdeling die werkt voor het bedrijf waarbinnen zij hierarchisch geplaatst is, ongeacht waar deze firma zich bevind in een Business Unit van een organisatie. Stel je een bedrijf voor als VDL*, met zeer veel werkzaamheden verdeeld over zeer veel verschillende bedrijven in drie Business Units: Toeleveringen, Bussen en Eindproducten.
Een decentrale inkoopafdeling binnen VDL** zal werkzaamheden verrichten voor de firma Laktechniek of Systems of Bus Chassis, of misschien wel VDL Russia, maar dan ook enkel voor die firma. Het is dan dus goed mogelijk dat iedere firma haar eigen inkoopafdeling heeft.
De Decentrale inkoopafdeling houd zich dan niet bezig met BU overschreidende inkopen zoals bijvoorbeeld de inkoop van metaal dat door meerdere bedrijven in verschillende BU's gebruikt wordt.

Decentrale inkoop heeft als voornaamste voordeel de flexibiliteit die iedere onderneming heeft in het inkoopproces. Communicatielijnen met leveranciers zijn kort en het inkoopproces kan efficient worden ingericht omdat men met geen andere bedrijven rekening hoeft te houden.
Als nadeel wordt bij decentrale inkoop vaak opgegeven dat er geen gebruik wordt gemaakt van vraag-bundeling, waarbij de behoeftes van meerdere bedrijven bij elkaar worden opgeteld en als één pakket op de markt wordt gezet. Dit zou zeer waarschijnlijk leiden tot gunstigere prijzen. De kans dat Decentrale inkoop dan ook duurder is, is erg groot.


* VDL wordt slechts gekozen als voorbeeld. Er is geen enkele relatie tussen schrijver en VDL. Een weergave van de VDL-structuur is te vinden op http://www.vdlgroep.com/Organigram.aspx?language=1.
** Ik heb geen idee of VDL een centrale inkoopafdeling heeft of niet.