Bijna iedere organisatie heeft zijn eigen verkoop- of leveringsvoorwaarden. Echter eigen inkoopvoorwaarden zijn in de meeste gevallen niet aanwezig.
 
Inkoopvoorwaarden zouden niet alleen voor grote bedrijven, maar ook voor middelgrote en kleine bedrijven vanzelfsprekend een instrument moeten zijn om transacties tussen de kopende en verkopende partij te regelen.
 
Inkoopvoorwaarden zijn te vergelijken met verkoop- en/of leveringsvoorwaarden. Zowel verkoop- als leveringsvoorwaarden zijn eenzijdig opgesteld, er wordt namelijk niet overlegd met andere bedrijven wat die ervan vinden. Deze voorwaarden worden gebruikt als instrument om transacties te regelen.
Het verdient voor bedrijven aanbeveling om naast de verkoopvoorwaarden ook over eigen inkoopvoorwaarden te beschikken om niet van iedere leverancier zijn verkoopvoorwaarden te accepteren.
 
Inkoopvoorwaarden moeten niet ingewikkeld zijn en toch juridisch voldoende kader bieden om er in de praktijk mee te kunnen werken.
Voor bedrijven hebben Inkoopvoorwaarden in feite twee functies:

• De leverancier doet leveringen in overeenstemming met de interne administratieve en operationele procedures. Zo kunnen punten als kwaliteit, keuring, levering (tijden), enz. vermeld en omschreven zijn in de Inkoopvoorwaarden. Hiermee wordt beoogd dat de leverancier de gestructureerde gang van zaken en de eisen in de logistieke en administratieve sfeer van zijn klant kent en zich daaraan ook houdt.
• De verschillende door het bedrijf standaard gewenste rechten vast te leggen, zoals eigendomsovergang, de betaling, intellectuele eigendomsrechten, reclame en publiciteit, aansprakelijkheid en toepasselijk recht.

Er zijn in principe vier soorten inkoopvoorwaarden:

   1. Inkoopvoorwaarden leveringen & diensten;
   2. Inkoopvoorwaarden voor werken;
   3. Inkoopvoorwaarden voor ICT;
   4. Inkoopvoorwaarden voor de inhuur van uitzendkrachten en flexarbeid.