Multifunctionals, kopieermachines en printers worden vaak nog op een traditionele manier ingekocht: Er wordt een inventarisatie gemaakt van de bestaande systemen en er worden offertes gevraagd aan de leveranciers.

De laatste jaren is er echter heel veel veranderd. Naast kopieren en printen worden de multifunctionals ook steeds vaker ingezet als scansysteem, bijvoorbeeld voor het personeelsarchief en voor factuurverwerking. De multifunctionals wordt als het ware de interface tussen de papieren en digitale werkomgeving.

Daarnaast zijn concepten als follow-me printing, accounting, security printingfleetmanagement en Managed Print Services sterk in opkomst.  

Door slimmer in te kopen kan een organisatie veel geld besparen (-30%), een goede bijdrage leveren aan de duurzaamheid (-20%) en aan de veiligheid van bedrijfsinformatie. Betere facilitaire voorzieningen, minder papier gebruik en lagere kosten.

Goed inzicht in de mogelijkheden, de huidige situatie en het bepalen van de strategie is onontbeerlijk om tot goede resultaten te komen.

Een multifunctional contracten hebben een looptijd van 4 - 6 jaar. Hierdoor is de ervaring en kennis vaak beperkt aanwezig in organisaties. Onafhankelijke deskundigheid kan dan een uitkomst zijn.