Tactische inkoop is de benaming voor de processen, procedures en activiteiten in de 1e drie stappen van het inkoopproces (volgens van Weele). De eerste drie stappen van het inkoopproces bestaan uit de volgende fasen: Specificeren, Selecteren en Contracteren.

Specificeren
Hier wordt beschreven welke goederen/diensten er nodig zijn en aan welke eisen en wensen deze moeten voldoen. Specificatie van de gewenste producten of diensten is één van de belangrijkste stappen in het inkoopproces, Dat komt omdat in deze fase de meeste invloed is uit te oefenen op de integrale kosten van het product of de dienst. Er zijn vele vragen die van belang kunnen zijn in deze fase, een aantal daarvan staan hieronder.

• In hoeverre zijn producten en diensten gestandaardiseerd? Is het wenselijk dat er gebruik wordt gemaakt van zoveel mogelijk standaarden?
• Hoe wordt gespecificeerd? Zijn er checklists en standaarden die ondersteunend zijn bij het opstellen van specificaties?
• Wie zijn betrokken bij de specificatie van hetgeen ingekocht moet worden? Worden bijvoorbeeld materiedeskundigen bij de besluitvorming betrokken?
• Indien een apparaat aangeschaft moet worden, dan moet een analist betrokken zijn bij het specificeren van de technische eisen die aan het apparaat moeten worden gesteld, maar ook iemand van de technische dienst die onderhoud- en reparatie-eisen kan specificeren. Het is ook goed om (een vertegenwoordiger van) de budgethouder(s) die uiteindelijk de kosten krijgt toegerekend, erbij te betrekken in deze fase.
• Is er een investeringsbudget afgesproken/beschikbaar waarmee rekening moet worden gehouden?

Selecteren
In deze fase wordt onderzocht welke leverancier de beste producten tegen de beste condities levert. Om deze fase juist te doorlopen, denk aan onder andere de volgende vragen. Beantwoording van de vragen is noodzakelijk voor afronding van deze fase, omdat er anders mogelijk een verkeerde partij wordt gecontracteerd.

• Hoe wordt bepaald welke leveranciers worden uitgenodigd om een offerte in te dienen?
• Zijn er voor de selectie van leveranciers eenduidige selectiecriteria voorhanden? Welke criteria worden dan in de beschouwing betrokken en hoe worden ze onderling afgewogen?
• Om tot een adequate beoordeling van leveranciers te komen waarbij subjectieve emoties zo veel mogelijk worden uitgesloten, is het noodzakelijk de offrerende leveranciers aan een eenduidige toetsing te onderwerpen.
• Wil de organisatie de goedkoopste leverancier of degene die de beste service levert? En hoeveel mag deze service extra kosten?
• Krijgen aanbiedende leveranciers de selectiecriteria en de wegingsfactoren bij de offerteaanvraag meegestuurd?

Contracteren
In deze fase wordt de geselecteerde leverancier gecontracteerd en wordt er tevens onderhandelt over de condities. Per keer dat een organisatie in deze fase beland zal zij een aantal vragen moeten beantwoorden. Een aantal van deze vragen zijn hieronder aangegeven.

• Zijn er standaardleveringsvoorwaarden of wordt er per contract tot afspraken gekomen?
• Hoe wordt omgegaan met nieuwe contracten, waar worden ze bewaard en geregistreerd?
• Hoe is de communicatie omtrent de inhoud van de contracten naar alle bestelbevoegden en andere belanghebbenden, zoals de crediteurenadministratie?
• Wie onderhandelt met de leverancier? Is dit de inkoper, al dan niet samen met de budgethouder? Is dit de Directie?