Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
10
11
09
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Roger van der Molen
Dossier: Inkoop
Soort:

10 stappen om een inkoopstrategie op te stellen

Iedere organisatie "profit" of "non profit" zal vroeg of laat geld gaan uitgeven buiten de eigen organisatie. Uiteraard wordt hiervoor een product danwel dienst geleverd als tegenprestatie.

Dit betekent dat leveranciers in het spel zijn gekomen. Het is uiteraard mogelijk om willekeurig leveranciers te kiezen echter dit kost iedere keer een hoop werk en dus kosten. Het is daarom aan te bevelen om voordat de daadwerkelijke inkoop wordt gedaan dat er een inkoopstrategie aanwezig is, dit klinkt complex echter dat is het niet daar het er uiteindelijk om gaat waar het product/dienst te kopen conform de specificatie, voor de beste prijs, de juiste kwaliteit, de beste levertijd (op tijd) en de beste service. Indien dit vooraf de echte koop wordt bepaald dan wordt de inkoop zelf een routine activiteit. Uiteraard is het voordeel vele malen groter indien er sprake is van repeterende inkoop van het betreffende product/dienst daar het opstellen van een strategie/beleid in beginsel ook tijd kost. In dit artikel geef ik 10 stappen om een inkoop strategie/beleid op te stellen voor met name repeterende inkoop. Uiteraard een beknopte opsomming om het artikel kort te houden. U kunt me altijd contacteren voor meer detail informatie.

1) Definieer de scope van het product//dienst

Definieer de scope van de betreffende producten of diensten waarvoor een strategie/beleid moet worden opgesteld. Het heeft geen nut om bv een inkoop strategie/beleid te maken voor kopieer machines en chemicaliën tegelijk daar er geen of te weinig synergie is.
Maak groepen van producten of diensten die veel overlap hebben (zogenaamde commodities of groepen). Maak een pareto (80/20 regel) mbt de uitgaven over de laatste jaren voor deze groepen zodat je weet waar de eerste prioriteit ligt. Kijk eerst naar de hoge uitgaven groepen.80% van de uitgaven gaat normaliter naar 20% van de groepen.
Producten kunnen overigens (eind) product gerelateerd zijn (componenten/basis materialen enz. gebruikt in een halffabricaat en/of eindproduct) of niet product gerelateerd (zoals kantoorbenodigdheden, computers etc). Diensten zijn bv uitbestede activiteiten zoals personeelsdienst of salarisadministratie of de schoonmaak maar ook transport of auto lease enz.

2) Gebruik de organisatie business plan inputs

Zorg ervoor dat het meest recente business plan beschikbaar is en haal hieruit de relevante zaken zodat eventuele veranderingen in producten en/of diensten bekend zijn. Bepaalde business plannen kunnen een groei dan wel verkleining van de vraag voor producten/diensten betekenen of juist de vraag laten ontstaan naar nieuwe producten/diensten. Het is belangrijk dat een strategie hierop inspeelt anders loop je achter de feiten aan. Indien nodig interview het management om plannen te doorgronden.

3) Vertaal het business plan naar relevante inkoop parameters

Voorbeelden:

  • Nieuwe (eind) producten kunnen andere componenten of technologieën vragen om in te kopen en dit kan betekenen dat bv. leveranciers met meer innovatie kracht nodig zullen zijn.
  • Nieuwe regio's kan betekenen dat er ook leveranciers uit deze regio's nodig zijn in het geval er sprake is van inkoop gereed product
  • om lange leverketens te voorkomen
  • Volumes en aantallen (verwachtingen) worden duidelijker en de capaciteit van leveranciers kan worden gecheckt.
  • Verkoopprijzen evolutie kan een duidelijke richting geven voor inkoop targets
  • Welke soort klanten zijn er, hebben ze speciale eisen en dit kan betekenen dat er specifieke leveranciers nodig zijn (bv flexibiliteit)
  • Enz.

Door deze vertaling van business plan naar inkoop parameters (eisen) wordt het duidelijk naar welke soort inkoop producten/diensten we op zoek zijn (de commodities, de groepen) gebaseerd pareto (80/20), welke volumes/aantallen spelen nu en in de toekomst, welke regio's er betrokken zijn, welke eisen er gelden voor levertijden, flexibiliteit, kostprijs targets, Incoterms (levercondities), munteenheid, betalingstermijnen enz. enz.

4) Opzetten "Aanvraag offertes" en "shortlist" voorgeselecteerde leveranciers

Een aanvraag voor offerte is normaliter een standaard document waarin specifieke data kan worden ingevuld voor het betreffende product/dienst en/of groep. De inhoud bestaat uit een korte bedrijfspresentatie, een opsomming van de gevraagde eisen en specificaties en de vragen die beantwoord moeten worden door de voorgeselecteerde leveranciers.
Voorgeselecteerde leveranciers worden gekozen gebaseerd op de inkoopparameters zoals die uit het business plan zijn opgesteld en de kennis verzameld omtrent de betreffende leveranciers markt om "schieten in het donker" te voorkomen.
Een lijst van honderden is niet te behappen om offertes te vragen dus is het van belang om zeer streng te zijn in de voorselectie om de "shortlist" hanteerbaar te houden. Deze stap 4 is ook ideaal om een benchmark uit te voeren om bestaande leveranciers te toetsen en te concluderen of er bv besparingen mogelijk zijn (voorbereiden "leverage" onderhandelingen)

5) Stuur de aanvraag voor offertes naar de gekozen "shortlist" en verzamel de offertes in een matrix.

Geef een tijdslimiet in het offerte aanvraag document om geen open eind te laten.
Verzamel alle informatie en gebruik bv een spreadsheet (Excel) om alle parameters vast te leggen
en te kunnen vergelijken. Je kunt ook een weging aanbrengen en parameters onderverdelen in MOET en MOOI MEEGENOMEN. Een onderhandeling kan uiteraard onderdeel zijn van deze fase om gebruik te maken van de concurrentie en alle verkregen informatie.

6) Selecteer potentiële voorkeursleveranciers uit de offertes mbv de matrix

Gebaseerd op de verkregen gegevens uit de offertes mbv de matrix selecteer je een aantal echte potentiële voorkeursleveranciers die voldoen aan de gevraagde eisen of dichtbij het gevraagde komen. Het is aan te bevelen om deze selectie met een team te doen waarin meerdere disciplines vertegenwoordigd zijn. Inkoop is niet puur een inkoop functie verantwoordelijkheid daar een groot deel van de medewerkers in een bedrijf/organisatie geconfronteerd worden met het ingekochte product/dienst dus deze gebruikers zullen het ermee eens moeten zijn (betrokken worden). Voor belangrijke inkoop producten/diensten is het noodzakelijk dat het management akkoord geeft om achteraf discussies te voorkomen.

7) Audit de geselecteerde voorkeursleveranciers op leveranciers lokatie mbv een audit tool, vrijgave samples

Speciaal voor strategische en/of hoge inkoop waarde producten/diensten is het belangrijk dat je precies weet van wie je koopt.
Hiervoor is een audit een uitstekend tool om op een gestructureerde manier de sterktes en zwaktes van een leverancier te leren kennen. Een audit team bestaat uit ervaren mensen vanuit verschillende disciplines. Er zijn diverse tools beschikbaar echter belangrijkste is dat de sterktes en zwaktes in kaart worden gebracht. Belangrijk is dus dat je de audit criteria van te voren met het team opstelt en de leverancier hieraan toets. Is het belangrijk dat een leverancier bv een bepaalde taal spreekt in de ontwikkelafdeling ivm communicatie met eigen ontwikkelaars en het blijkt dat dit niet het geval is dan is dit een onacceptabele zwakte en dienen conclusies getrokken te worden. In geval de specificatie uiterst belangrijk is dan dient er een vrijgave te worden gedaan door de experts op basis van vrijgave samples.

8) Definitieve selectie voorkeursleveranciers

Gebaseerd op aanvraag offertes/de verkregen offertes/matrix/onderhandeling/vrijgave en de audit resultaten dient een definitieve selectie van een of meerdere voorkeursleveranciers worden gemaakt. Het is aan te bevelen om altijd een tweede leverancier te kiezen om concurrentie zijn werk te laten doen en "de-risk" toe te passen. Dit betekent dat minimaal 2-3 leveranciers in een voorkeurslijst worden opgenomen voor de betreffende groep (commodity).

9) Contract

Stel contracten op met de geselecteerde voorkeursleveranciers zodanig dat iedere toekomstige aankoop snel kan worden uitgevoerd daar de condities en voorwaarden reeds vastliggen in dit bv raamcontract. Prijs kan een punt zijn op order niveau echter kan ook van te voren als onderdeel van het contract worden vastgelegd voor een bepaalde periode of volume enz. Hierdoor wordt de aankoop een puur routinematige handeling in feite een administratieve handeling.

10) Vastleggen en onderhoud van een inkoopstrategie/beleid

Documenteer stap 1-9 in een simpel document zodat de strategie/beleid vastligt. Review minimaal een keer per jaar en pas de strategie/beleid aan indien nodig, herhaal desgewenst de stappen of een deel ervan. Definieer een onderhandelingssessie met de voorkeursleveranciers indien prijzen voor een bepaalde tijd/volume zijn afgesproken als onderdeel van het onderhoud. Het is aan te bevelen om voor belangrijke leveranciers een leveranciersprestatie in te voeren. Meet de leverancier op relevante parameters en koppel het resultaat terug om een leercurve te krijgen. Dit onderhoud en de opvolging is van belang om vinger aan de pols te houden en een langdurige relatie op te bouwen met deze voorkeursleveranciers daar een groot deel van het succes van het eigen bedrijf ervan afhangt.

Door deze 10 stappen zal de inkoop meer professioneel worden, minder tijdrovend en dus effectiever en efficiënter. Split strategisch inkoop met operationeel inkoop daar dit echt twee verschillende functies zijn. Strategisch inkoop vraagt om specifieke kennis en ervaring van leveranciers en producten/diensten terwijl operationeel inkoop veel meer een uitvoerende administratieve taak is.

Ik hoop dat dit zal helpen om de eigen (inkoop) organisatie en de resultaten te verbeteren.
Aarzel niet om contact op te nemen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.