Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
05
12
16
Marcel Doppenberg
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Marcel Doppenberg
Dossier: Column
Soort:

5 valkuilen bij de bouw van een inkoopdashboard

5 valkuilen bij de bouw van een inkoopdashboard

Zoals iedere inkoper vast weet, vertegenwoordigt de waarde van inkoop tot maar liefst 70% van de omzet van een bedrijf. Kortom, een doordacht inkoopproces heeft grote impact op de prestaties van een organisatie. Zo heeft inkoop directe invloed op de verkoop in bijvoorbeeld de industriële sector. Denk aan de automobielindustrie of de fabricage van duurzame machines. Maar er zijn meer branches waar leveranciers van strategische waarde zijn voor de omzet van het bedrijf. Een cruciaal hulpmiddel daarbij is het inkoopdashboard dat een 360ᵒ kijk geeft op alle inkoopactiviteiten voor (zo goed als) realtime inzicht in alle uitgaven. Voortdurend inzicht in het gedrag van strategische leveranciers en spend analyses draagt bovendien bij aan het vaststellen en bijsturen van de KPI’s van een organisatie. Maar wat zijn de valkuilen bij de bouw van zo’n inkoopdashboard? Vijf stuks die je wilt voorkomen:

Dashboard sluit niet aan op de business
Niet jouw inkoopactiviteiten zijn leidend, maar dat wat het bedrijf verkoopt. Pas daar de inkoopstrategie op aan. Een ander groot misverstand is de ‘one size fits all’ illusie. Een standaard dashboard bestaat niet, simpelweg omdat elke business zijn eigen kenmerken heeft. De inkoopafdeling bepaalt welke data en criteria nodig zijn om te meten. Gebaseerd op de marketing- en verkoopactiviteiten van het bedrijf. Het spreekt voor zich dat een machinefabriek andere inkoopeisen kent dan een bank of een verzekeraar. Ook de rapportage moet aangepast worden aan de type inkopen. Directe inkoop vereist veelal meer inzage en analyses dan indirecte inkoop. Simpelweg omdat de aanschaf van kantoormeubels minder complex is dan het inkopen van cruciale grondstoffen. De bouw van het dashboard moet ook afgestemd worden op het type leveranciers waar je zaken mee doet. Het beheer van een bedrijfsstrategische leverancier is andere koek dan het onderhoud van de relatie met gelegenheidspartners.

Teveel onbenutte data
Het moet niet een soort van doel op zichzelf worden om alle mogelijke informatie te verzamelen, analyseren en delen. Inkopers moeten pragmatisch blijven en kritisch beoordelen hoe ze een dashboard zo simpel en toegankelijk mogelijk kunnen houden voor intern gebruik door bijvoorbeeld collega’s van financiën en het management. En kijk ook waar leveranciers kunnen helpen bij het verzamelen van data voor zowel in- als extern gebruik.

Verkeerde interpretatie van gegevens
Niets vervelender dan ruis op de lijn over de interpretatie van data. Zorg ervoor, dat verschillende afdelingen binnen de organisatie de via het dashboard verkregen informatie op dezelfde manier interpreteren. Alleen dan kan ook de juiste samenhang gevonden worden tussen data afkomstig uit die verschillende afdelingen. Het is belangrijk dat je voortdurend evalueert hoe data tot stand komt en opgeschoond wordt zodat de indicatoren op de juiste manier worden gemonitord.
Gedetailleerd inzicht in de prestaties maar geen inzage in risico’s per leverancier
Het dashboard is meer dan een visuele analysetool. Op basis van het dashboard moet je in staat zijn de juiste beslissingen te nemen. De vraag is dan hoe gedetailleerd je alle inkoopprestaties in kaart wilt brengen. Belangrijker nog, is de inzage in potentiële risico’s bij je strategische leveranciers. En hoe je relevante leveranciers identificeert en vooruit kan lopen op corrigerende maatregelen!

Moeilijk aan te passen systeem
In een dynamische omgeving waar spelregels voortdurend aangepast worden, is het zaak dat je een dashboard ontwikkelt dat voortdurend voorziet in de veranderende behoeften van de verschillende gebruikers. Zo zal een Category Manager andere informatiebehoeften hebben dan een inkoper. Dat geldt uiteraard ook voor de leveranciers die toegang krijgen tot het dashboard. Dus zorg ervoor, dat je een systeem bouwt, dat zo flexibel is dat het relatief eenvoudig is aan te passen aan veranderende wensen van in- en externe stakeholders.

Een inkoopdashboard is een heel waardevol instrument voor inkopers om hun interne (business) klanten nog beter van dienst te zijn. Dat kan alleen als je een volledig integraal inzicht hebt op de relevante inkoopactiviteiten zonder in bovengenoemde valkuilen te trappen!

Marcel Doppenberg
Door Marcel Doppenberg
Country Manager Benelux en UK van SynerTrade

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.