Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
19
05
14
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Koos Plegt
Dossier: Economie
Soort:

Aandacht van inkoop voor Accounts Payable loont

Wat hebben het papieren treinkaartje, papieren kilometerformulier, de papieren verzekeringspolis en de papieren factuur met elkaar gemeen? Ze zijn óf nu al achterhaald, óf zullen dat binnen afzienbare tijd zijn. Digitale factuurverwerking brengt voordelen met zich mee en dit onderdeel komt steeds meer op het bordje van inkoop te liggen. 

Niet alleen gaat inkoop meer over het managen van de ‘externe keten’ van leveranciers, maar ook is het in toenemende mate verantwoordelijk voor delen van de ‘interne keten’, zoals de verwerking van facturen. Daardoor heeft inkoop nu te maken met automatisering van dit soort processen. Het rapport ‘CPO Rising 2014’ noemt het automatiseren van het P2P-proces zelfs als een van de belangrijkste aandachtspunten voor inkoopafdelingen in de komende periode. Inkoop is niet verantwoordelijk voor Accounts Payable? Onzin, zo zeggen de schrijvers van het rapport. Integratie van inkoop met dit proces brengt juist verschillende concurrentievoordelen met zich mee die de inkoopmanager niet mag negeren.

Krachtig wapen
Voor organisaties die hun facturering digitaliseren en automatiseren, betekent dit een krachtig wapen waarmee zij de overheid krijgen ten opzichte van hun concurrenten die dat niet doen. Het gaat dan onder meer om het beter kunnen najagen van kansen voor dynamic discounting (korting bij eerder betalen), betere relaties met leveranciers door accurater betaalgedrag, toegenomen contract compliance en minder ‘maverick buying’ door het linken van facturen en betalingen met contacten. Zowel CFO’s als CPO’s hebben in toenemende mate aandacht voor deze voordelen, meldt het rapport.

Goedkoper dan de bank
Jeroen Bos, manager innovatie en programmamanagement bij credit managementspecialist Vesting Finance, onderstreept de genoemde voordelen. “Door data digitaal te verwerken verhoog je de interne efficiency van het betaalproces, maar ook kun je eerder overgaan tot betalen om daarmee korting af te dwingen.” Digitalisering is volgens hem bovendien een stap naar een grotere controle over werkkapitaal en cashflow in de organisatie. Voor werkkapitaaloptimalisatie als financieringsbron is meer aandacht dan ooit. “Er wordt al echt gekeken naar dynamic discounting. Dit is aantrekkelijk voor organisaties met een tekort aan werkkapitaal. Zij betalen doorgaans minder aan korting dan dat zij kwijt zijn aan kosten wanneer zij moeten lenen bij de bank. En voor partijen die hun facturen sneller betalen is de korting die zij daarvoor krijgen aantrekkelijker dan het rentevoordeel dat zij ontvangen bij later betalen.”

Ondanks de evidente voordelen, zijn het vooral zzp’ers die massaal de digitale factuur omarmen. Het gaat dan wel vooral om e-mail en PDF-facturen. Bestandsformaten als XML, UBL en EDI leveren misschien wel meer voordelen op in het P2P-proces, maar formaat en integratie met boekhoudpakketten is voor deze groep ondernemers vaak helemaal niet belangrijk. “Zij kiezen vooral voor de digitale factuur vanwege het gemak en de lage kosten”, zegt Friso de Jong, voorzitter van het Keurmerk E-factureren en het Platform E-factureren, die zich inzetten voor het vergroten van de adoptie van en het vertrouwen in digitaal factureren. Vooral de adoptiegraad in het midden- en kleinbedrijven met tussen de tien en vijftig medewerkers is laag, tussen de 25 à 30 procent schat De Jong. “Voor deze bedrijven is het boekhoudpakket allesbepalend en vaak zien zij de invoering van digitale factuurverwerking in hun processen als te ingewikkeld.”

Digitaal straks verplicht
Ondanks de tragere adoptie in het mkb staat het volgens De Jong buiten kijf dat binnen afzienbare tijd alle bedrijven digitaal factureren verwerken. “De grootste bedrijven eisen zelfs al van hun leveranciers dat facturen digitaal zijn, zodat zij beter op factuurinformatie kunnen sturen.” Hij verwijst naar de wettelijke belemmeringen voor digitaal factureren die de laatste jaren zijn opgeheven. Onder Minister De Jager is de elektronische facturatie geheel geliberaliseerd en Europese richtlijnen van 2004 en 2011 hebben alle juridische en fiscale hobbels uit de weg geruimd. In de Archiefwet hebben digitale facturen inmiddels dezelfde status en betaaltermijn als fysieke facturen. “Daarbij komt dat de Europese Unie in publieke inkoopprocessen e-facturatie zelfs een verplicht onderdeel heeft gemaakt. Digitaal factureren zal uiterlijk in 2016 in alle Europese landen verplicht zijn voor veel zaken.”

De CFO, die verantwoordelijk is voor het werkkapitaal in de organisatie, zal vaak de eerste stap zetten naar digitalisatie en automatisering van factuurverwerking. Dat denkt Bos, die echter ook een rol voor de inkoper ziet weggelegd. “Je kunt als inkoper je contracten sluiten en je inkoopvoorwaarde proberen te verbeteren, maar ook verder kijken naar waar je meer waarde kan toevoegen aan processen.” Door afspraken te maken met leveranciers over digitale facturering zijn binnenkomende facturen volgens Bos beter te ‘matchen’ met leveringsinformatie in de administratie. “Daarmee is de performance van de leverancier ook beter te monitoren. Als er bijvoorbeeld veel backorders zijn, disputen of er is niet geleverd, dan kan de contractmanager hier een gesprek voeren met de leverancier. Om deze optimalisering te realiseren, zie ik voor inkoop wel een stimulerende rol weggelegd.” 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.