Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
05
02
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door webmaster
Categorie: Index / overzicht / marktplaats / overig
Soort:

'Acceptatie e-procurement vraagt slechts een simpel verzoek'

Het slagen van een e-procurement systeem binnen de organisatie is sterk afhankelijk van de genade van de gebruiker. Promovendus Marc Reunis vroeg zich af hoe die gebruiker te beïnvloeden is. In zijn proefschrift onderscheidt hij drie tactieken die inkoopmanagers behulpzaam kunnen zijn bij de invoering van e-procurement.


Al enige jaren investeert een groeiend aantal bedrijven in e-procurement systemen. Geen wonder. E-procurement kan het inkopen overzichtelijker. efficiënter en goedkoper maken. De markt in dit soort systemen is dan ook behoorlijk verruimd. Er is tegenwoordig een breed palet beschikbaar aan doorgaans goede inkoopsoftware die het sourcen. tenderen. veilen en bestellen ondersteunt. Maar in de praktijk blijkt de gebruiker vaak allerminst overtuigd van deze ‘steun’. Zelfs na een zorgvuldige training zetten veel beoogde gebruikers hun werkzaamheden liever op de vertrouwde manier voort.

Deze ogenschijnlijke paradox was voor Marc Reunis. promovendus aan de TU Delft. in 2004 de aanleiding om zijn proefschrift te wijden aan de adoptie van e-procurement systemen. ‘Het Effect van Invloedstactieken op E-Procurement Adoptie Cognities’. heet het. “Ik had altijd gedacht dat die weerstand iets tijdelijks was en na enkele jaren wel voorbij zou gaan. Maar in de stuurgroep inkoop grote bedrijven (SIGB) bleek dat er nog steeds mee geworsteld werd. Dat zette me aan het denken. Hoe kon het dat systemen. die toch zoveel gemak met zich meebrengen. niet werden gebruikt? En hoe kun je dat gebruik stimuleren? Hij vond het antwoord op de eerste vraag in recente literatuur. Daarin wordt aangetoond dat de acceptatie door de gebruiker ten eerste steunt op een toegankelijke gebruikersinterface. Ten tweede blijkt gebruik in belangrijke mate afhankelijk van menselijke factoren als ervaring. spanning en zelfvertrouwen. Kortom. het effect van veranderingen. Veel bedrijven onderschatten hoe ingrijpend de invoering van e-procurement is. stelt Reunis. “Er wordt gedacht dat het nut zichzelf wel bewijst. want er is immers een goed systeem. Trainingen en metingen moeten vervolgens de rest doen.” Maar trainingen zijn allerminst een middel om te overtuigen. zegt Reunis. “Een training helpt alleen om de randvoorwaarden voor het gebruik te bieden. hoe je met het systeem omgaat.”

Voor de tweede vraag interviewde Reunis ruim honderd werknemers. Op basis van de gesprekken identificeerde hij zeven invloedstactieken. die hij vervolgens in een enquête voorhield aan 700 werknemers van vijf bedrijven. Hieruit kon hij drie effectieve ‘routes’ voor beïnvloeding destilleren: management verzoek. aanbeveling en informatie delen. Allen verbazend simpel door hun sociale inslag. “Het bleek dat mensen het meest geneigd waren over de drempel te komen na een simpel verzoek van een directe leidinggevende.” Aanbeveling gaat ervan uit dat de subjectieve informatie van een collega het nut van het systeem helpt in te schatten. Informatie delen werkt via de perceptie van het gebruiksgemak. Hierbij gaat het bijvoorbeeld over informatie over de te volgen stappen. waaruit men kan afleiden hoe gemakkelijk het systeem in het gebruik is. Opvallend was dat de ‘beloning-straf’ methode laag scoorde. “Hieraan ligt misschien een typisch Nederlands mechanisme aan ten grondslag. Dat we niet gedwongen. maar overtuigd willen worden.”

Voor de inkoopmanager die een e-procurement systeem binnen zijn afdeling aan de man wil brengen. biedt Reunis' studie concrete handvatten. De invloedtactieken zijn min of meer direct aan te wenden op de werkvloer. Maar ook organisatiebreed kan zijn onderzoek handzaam zijn: “Bij grote systemen als e-ordering. die veel gebruikers kennen. ontstaan soms ‘blinde vlekken’. Plekken die niet vatbaar lijken voor verandering. Je zou deze studie dan kunnen gebruiken om die plekken in kaart te brengen. Door vragenlijsten op te stellen waarmee je de perceptie van nut. gebruiksgemak. sociale normen en invloedstactieken in de organisatie kan meten. Daaruit kun je opmaken welke tactieken in jouw organisatie het meest effectief zijn en je het beste kunt aanwenden.”

Hoewel de focus van zijn proefschrift ligt op e-procurement. denkt Reunis dat de invloedtactieken ook voor andersoortige problematiek kunnen worden aangewend. "Het gaat in feite om ??n fundamentele vraag: hoe je acceptatie van verandering kunt realiseren."


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.