Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
08
12
09
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Koos Plegt
Dossier: Inkoop
Soort:

Bemoeizuchtige manager dwarsboomt succes inkoopteam

Steeds vaker richten bedrijven crossfunctionele teams in voor het uitvoeren van sourcing activiteiten. Vaak voldoen ze echter niet aan de hoge verwachtingen. Waarom?

Veel bedrijven organiseren hun inkoop rond crossfunctionele teams, om tegemoet te komen aan de steeds hogere eisen aan inkoop. Deze teamverbanden zijn in andere vakgebieden als sales en R&D allang geen uitzondering meer en inderdaad kunnen ze de prestaties naar een hoger niveau tillen. Toch verliezen veel inkoopteams na een begin met hoge verwachtingen al snel stoom en blijken de resultaten tegen te vallen. Waarom is dit en wat kunnen managers eraan doen? Voor Boudewijn Driedonks is dit een centraal aandachtspunt in zijn promotie-onderzoek op het gebied van purchasing en supply management aan de Technische Universiteit van Eindhoven.

Teamfunctioneren
Ruim een jaar is Driedonks inmiddels als promovendus actief, onder de begeleiding van Prof. Arjan van Weele. Na een periode van kwantitatieve analyses volgt nu het tweede deel van het onderzoek, waarin kwalitatief onderzoek zo’n anderhalf jaar in beslag zal nemen. ‘Ik borduur voort op de thesis die ik tijdens mijn afstuderen gemaakt heb. Ik ben geïnteresseerd in het inkoopvakgebied en in teamfunctioneren.’

Driedonks schreef al een artikel over succesfactoren en aanbevelingen voor inkoopteams, op basis van de eerste conclusies. Veel onderzoek is al verricht naar andere vakgebieden, maar over specifieke factoren die een inkoopteam laten renderen is nog weinig bekend. Driedonks: ‘Van andere onderzoeken kunnen we veel leren, maar we dragen op onze beurt ook weer bij aan de inkoop- en teammanagement wetenschappen. Inkoopteams hebben een aantal opvallende eigenschapen, zoals het zeer crossfunctionele karakter van inkoopactiviteiten en hun boundary spanning rol. Inkoopteams bewegen zich voortdurend in het spanningsveld tussen leveranciers en meerdere interne stakeholder-groepen. Tijdens het sourcing proces moeten inkoopteams al rekeninghouden met al die mensen die het contract in de praktijk moeten gaan brengen, van controlling tot logistiek, en van decentrale inkopers tot de eindgebruikers.’

Crossfunctionaliteit

Bedrijven richten inkoopteams steeds vaker crossfunctioneel in. ‘Dat moet ook wel, inkopen vereist kennis van meer dan inkopers pur sang alleen. Maar vanwege de verschillende disciplines en achtergronden binnen het team is dat moeilijk te managen. Eén probleem is daar dat we nog teveel met een oude inkoopblik kijken. Managers focussen dan vooral op kostenbesparingen in contracten, terwijl juist het teamfunctioneren van belang is. Kostenbesparingen kunnen er op papier heel mooi uitzien, maar de werkelijkheid is vaak weerbarstiger. Een goed functionerend inkoopteam voorkomt teleurstellingen.’
Autonomie en training zijn twee voorname succesfactoren die de promovendus benoemt. Door onvoldoende aandacht voor het sturen van de implementatie van contracten en de compliance nadien valt het resultaat vaak tegen. Een team dat verantwoordelijkheid krijgt over het bepalen van het actieplan, zelf de taken coördineert en controle heeft over de activiteiten zonder dat managers voortdurend invloed uitoefenen heeft de belangrijkste succesfactor in huis, zo blijkt uit het onderzoek. Een autonoom team werkt flexibeler, is beter in samenwerking en heeft meer verantwoordelijkheidsgevoel. Management moet daarom zorgvuldig de randvoorwaarden scheppen waarbinnen inkoopteams autonoom kunnen functioneren.

Training
Autonomie mag enorm belangrijk zijn; de rol van training moet de manager niet onderschatten. ‘Twee zaken zijn hierin van belang. De eerste is op het gebied van strategic sourcing. De meeste inkooporganisaties hebben hier oog voor, maar juist ook de mensen zonder inkoopachtergrond in het team moeten meekunnen. Het tweede is teamwork. Je moet van harde, individualistische dealmakers teamworkers zien te maken.’ De manager kan hier een stempel op drukken door training en het aanwijzen van een goede teamleider. Het team moet voordurend gestimuleerd worden om tot resultaten te komen. Driedonks: ‘Dit moet eigenlijk ook voor de hand liggen, maar toch schort het hier vaak aan.’
Een centraal probleem bij het functioneren van veel teams is de samenwerking met andere afdelingen. ‘De effectiviteit van inkoopteams staat of valt met externe stakeholders.’ Managers van andere afdelingen hebben vaak geen weet van het belang van inkoopteams en zien hun personeel zich liever op andere, beter meetbare prestaties richten. ‘Het is aanlokkelijk om jezelf daartoe te beperken en niet te veel problemen op de hals te halen door multidisciplinaire samenwerking.’ Hoe het op te lossen is? ‘Daarin speelt governance een grote rol. Een heldere rapportagestructuur rondom cross-functionele teams.’

Functioneren binnen organisatie
Driedonks verheugt zich op het onderzoekstraject van anderhalf jaar dat voor hem ligt. ‘Er zijn nu veel benchmarkstudies gedaan, met kwalitatieve metingen over hoe bedrijven scoren op een aantal succesfactoren. Vanaf nu gaan we ons richten op het functioneren van de teams binnen de eigen organisatie.’ De onderzoeker verwacht tot resultaten te komen die niet alleen voor de inkoop van belang zijn, maar ook voor teammanagement in het algemeen. ‘Hoe kan een team goed samenwerken om tot resultaten te komen? En dan niet alleen onderling, maar ook wat betreft het creëren van alignement met andere afdelingen. Een forse klus, maar ook een uitdaging.’

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.