Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
01
12
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door webmaster
Dossier: Outsourcing
Soort:

Column Fredo Schotanus: Inkoopsamenwerking is de toekomst?

Inkoopsamenwerking is al een oud fenomeen. We weten dat in het oude Babylon en Egypte de krachten van verschillende organisaties op inkoopgebied al werden gebundeld. Pas sinds de afgelopen jaren is de aandacht voor inkoopsamenwerking sterk gegroeid. Overal in Nederland worden meer en meer inkoopsamenwerkingsverbanden opgericht. Tussen zowel grote als kleine (publieke) organisaties.

Breed
Waar praten we over als we het hebben over inkoopsamenwerking? Inkoopsamenwerking wordt nog vaak geassocieerd met alleen gezamenlijk aanbesteden. Inkoopsamenwerking is echter een veel breder begrip. Samenwerken op inkoopgebied gaat om het delen van informatie. hulpmiddelen en/of volume. Hierbij kunt u onder meer denken aan PIANOdesk. benchmarking en het delen van inkoopprofessionals.

Gegrond
Gegronde redenen om samen te werken zijn het behalen van schaalvoordelen. leereffecten. lagere transactiekosten en gereduceerd dubbelwerk. Gegronde redenen om niet samen te werken zijn een hogere complexiteit. een lagere flexibiliteit en minder control. In de publieke sector met veel soortgelijke organisaties. organisatiedoelstellingen en inkoopbehoeftes wegen de voordelen van samenwerken veelal op tegen de nadelen.

Ongegrond
Ondanks de trend naar meer samenwerken in inkoop in de publieke sector. komt dubbelwerk nog steeds veel voor. Dit terwijl de werkdruk in publiek inkopend Nederland hoog is! Het kan zo zijn dat er gegronde redenen bestaan om niet samen te werken. Vaak worden echter minder gegronde redenen gegeven:

"De eigen inkoopfunctie is onvoldoende op orde". Dit argument geldt alleen als intern meer bespaard kan worden met een gelijke inzet dan via een samenwerkingsverband. Realiseer wel dat geen enkele inkoopfunctie perfect functioneert en dat bij samenwerking juist van andere inkoopfuncties kan worden geleerd. Daarnaast kan inkoopsamenwerking een sterke tool zijn om veranderingen binnen uw eigen organisatie te bewerkstelligen.

"We hebben onvoldoende tijd om in samenwerken te investeren". Middels inkoopsamenwerking kan na een opstartfase juist tijd worden bespaard door het reduceren van dubbelwerk.

"De belangen van lokale leveranciers willen we blijven behartigen". De meeste samenwerkingsverbanden noemen het juist een voordeel van samenwerken dat lokale belangen minder belangrijk zijn dan de belangen van het geheel.

"We hebben de mogelijkheid nog niet gehad". Mogelijkheden tot inkoopsamenwerking dienen zich niet altijd zomaar aan. een organisatie zou in een dergelijk geval actief op zoek kunnen gaan. Natuurlijk mag inkoopsamenwerking nooit een doel op zich worden. Het is en blijft een middel.

Vormen
Inkoopsamenwerkingsverbanden kunnen op verschillende manieren worden georganiseerd. Bekende voorbeelden zijn nationale of regionale inkoopbureau's. Een mooi voorbeeld van een internationaal inkoopbureau is UN Web Buy. Deze site is opgezet voor organisaties gelieerd aan de Verenigde Naties. Zij kunnen vrijblijvend van deze site gebruikmaken en producten en diensten bestellen als auto's en medicijnen.

Eenvoudigere samenwerkingsmogelijkheden zijn het mee laten liften van vergelijkbare of categorale organisaties op uw eigen contracten. of andersom. Meer intensief is het uitbesteden van inkoopprojecten aan samenwerkingspartners. of het gezamenlijk uitvoeren van inkoopprojecten.

Bij een intensieve vorm van samenwerken waarbij veel gezamenlijke activiteiten opgepakt worden. kunnen alle voordelen van samenwerken behaald worden. De meeste nadelen zullen alleen ook van toepassing zijn. Bij een minder intensieve vorm van samenwerken zijn er minder voordelen. maar ook minder nadelen.

Verdelen
Een belangrijk aspect bij inkoopsamenwerking is het verdelen van de gezamenlijke opbrengsten en kosten. In de praktijk wordt bij het verdelen van gezamenlijke opbrengsten vrijwel altijd het zogenaamde 'zelfde prijs'-principe gehanteerd: alle partners betalen dezelfde prijs aan de gezamenlijke leverancier. Dit 'zelfde prijs'-principe is echter oneerlijk als samenwerkende organisaties verschillen in grootte. De grotere organisaties worden namelijk benadeeld. Voor hen is het zodoende minder interessant om samen te werken.

Het blijkt dat als een organisatie meer dan 20% van het volume van de totale gezamenlijke inkoopomzet van een project bepaalt. het voor de betreffende organisatie niet meer erg aantrekkelijk is om meer gezamenlijk in te gaan kopen. Vanaf 38% gaat de toegewezen besparing zelfs dalen voor deze organisatie. 38% noemen we het eerlijkheidspercentage van het 'zelfde prijs'-principe bij een gemiddelde inkoopprijsfunctie.

Mogelijke oplossingen voor oneerlijkheid zijn:

Zoeken van gelijksoortige of meer partners; Toepassen van een andere verdelingsmethode dan het 'zelfde prijs'-principe; Compenseren door kosten of inzet gelijk te verdelen; Kennen en accepteren van oneerlijkheid.

Toekomst
Er liggen in Nederland nog veel besparingsmogelijkheden op het gebied van inkoop. Inkoopsamenwerking is een van deze mogelijkheden. Kansen liggen er niet alleen regionaal. maar ook nationaal. Denk bijvoorbeeld aan het landelijk aanbesteden van algemene softwarepakketten. Bij een leveranciersmarkt met slechts enkele aanbieders ligt het immers voor de hand om als inkopende kant ook de krachten te bundelen. Inkoopsamenwerking is (in ieder geval) de toekomst voor dergelijke producten en diensten!

Fredo Schotanus
Promovendus Universiteit Twente

Deze column verscheen eerder op Ovia.nl.

Reageren op deze column kan hier.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.