Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
05
05
14
Wim Nieland
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
4
Door Wim Nieland
Dossier: Inkoop
Soort:

Contractmanagement als norm

Wat is normaal en wat abnormaal? Normen zijn cultureel bepaald. Is een boer laten onbehoorlijk of is het juist een teken dat het eten lekker is? Dat hangt af van het land waar je bent. En van de context: bij een studentenvereniging ‘klinkt’ een boer anders dan in het Concertgebouw. In het algemeen geldt echter wel dat boeren laten in Nederland ongepast is. Als je twijfelt, kun je je prima vasthouden aan deze norm. Ook al zijn nuances mogelijk.

Ik geef toe, het is een bijzondere brug: van boeren naar contractmanagement. Toch maak ik hem. Er zijn in de laatste jaren legio onderzoeken uitgevoerd naar de nut en noodzaak van contractmanagement. Allemaal tonen ze aan dat de business case positief is. De baten-kant van de casus wordt meestal in geld uitgedrukt (want dat is makkelijk en eenduidig te duiden) en in de softere termen van rechtmatigheid, kwaliteit en innovatie. Afhankelijk van de type organisatie (en organisatiecultuur), wordt de business case gestalte gegeven. De kosten-kant is wat eenduidiger: contractmanagement kost geld (onder andere voor systemen, mensen, processen en scholing). Per organisatie zet de inkoper (of wie het dan ook doet) de te verwachten baten af tegen het bijbehorende kostenplaatje. Die vergelijking is nodig om van de directie een akkoord te krijgen op de investeringskosten. De kost gaat in dit geval altijd voor de baat uit. En op dat punt wordt het nog wel eens lastig. De kosten zijn zeker, de baten onzeker. In ‘vaktermen’ ook wel het kip-en-het-ei dilemma genoemd. Want hoeveel moet je als organisatie investeren in contractmanagement als de opbrengsten onzeker zijn? Is daar een norm voor?

Samen met Niels Alting (student aan de Haagse Hogeschool) ben ik op zoek gegaan naar een norm waaraan je je kunt vasthouden. Waarmee je kunt bepalen hoe groot een verantwoorde investering in contractmanagement mag zijn. Wetende dat dit heel genuanceerd ligt en dat er veel afhankelijkheden zijn die het antwoord beïnvloeden. We beperkten ons in ons onderzoek tot de publieke sector, waarin we bestaande literatuur bestudeerden, honderdvijftig enquêtes verzamelden en vijftien interviews afnamen. Op basis daarvan bepaalden we de volgende vuistregel: één FTE contractmanager op honderdtwintig beheerde contracten. Neem deze norm als uitgangspunt en zoek van daaruit eventueel de nuance op.

Begin juni publiceert Aeves het onderzoeksrapport. Hierin beschrijven we de factoren die van invloed zijn (positief en negatief) op deze algemene contractmanagementnorm. Omdat er, net als bij boeren, op zo’n generieke norm altijd nuances aan te geven zijn.

Wim Nieland
Door Wim Nieland
Wim Nieland is directeur publiek bij AevesBenefit; hét inkoopadviesbureau voor Advies, Werving & Selectie, Detachering en Outsourcing. Kijk voor meer informatie op de website van AevesBenefit (AevesBenefit.com).

Reacties:

  • Anoniem | 06-05-2014 om 07:22

    Wat is nut van het definiëren van deze norm? Bestaat er ook een norm voor inkoopmanagement etc? Komt weer over als een boer in een netje. Niet te vangen…maar wel hoorbaar

  • Anoniem | 06-05-2014 om 08:56

    Voor inkoop bestaat die zeker ! Alleen niet eenduidig. Zowel McKinsey , Accenture en ATKearney voeren regelmatig benchmarks uit naar de volwassenheid van inkoop afdelingen en daardoor ontstaat een redelijk betrouwbaar, maar wel te relativeren beeld. Voor contract management ben ik die nog niet tegengekomen. Ik ben benieuwd naar dit rapport en vooral hoe het ingaat op deafbakenining van de contract management activiteiten.

  • mochadocs | 06-05-2014 om 23:10

    Beste Wim,

    Wij (MochaDocs) hebben meegewerkt aan het onderzoek van Niels middels een interview. Goed initiatief want elke belangstelling voor Contract Management is de moeite waard. Graag wil ik vanuit MochaDocs nuances aanleggen in het aantal genoemde beheerde contracten maar ook in het te bereiken resultaat. De eerste nuance is dat het managen van contracten gebaseerd is op contracteigenaarschap en minder op een contract manager. De contracteigenaar grip moet hebben op zijn/haar contract(en). Daar begint dus de verantwoording (per contract dus). Er valt dan iets te zeggen over het door Jaap Nijssen (contract management visionair) gekozen woord “Contractregie”.

    Als tweede wil ik graag inzoomen op ROI. MochaDocs helpt organisatie in allerlei industrieën, in binnen en buitenland. Veel verschil tussen de publieke sector en de niet publieke sector is in het beantwoorden van die vraag niet. Uit onze gegevens blijkt dat geen enkele klant van ons een start maakte met een duidelijk meetbare ROI. Het niet managen van een contract is volgens MochaDocs hetzelfde als het niet onderhouden (managen) van een auto. Je kunt dat een tijdje volhouden…..maar er gaat vanzelf iets stuk met een bijhorend kostenplaatje. Je weet alleen niet wat stuk gaat en wat de gevolgen daarvan zullen zijn. Als het de waterpomp is die tijdig vervangen had moeten worden, loop je de kans dat je de hele motor kapot maakt. En als dat gebeurt bij een auto die we een ambulance of brandweer noemen en op datzelfde moment een belangrijke rit maakt….. Het wil maar aantonen dat onderhoud op contracten niet een ROI is maar een noodzaak is.

    Met de ROI berekening op Contract Management worden organisaties op een verkeerd been gezet. Aangetoond wordt dat het tijd is geworden voor een frisse, nieuwe maar bovenal eigentijdse aanpak van Contract Management. Weg van de stoffige tekentafels en spreadsheets en nu gewoon eens het gezonde verstand gebruiken….Waarom zou je een contract niet willen managen? Kom op. Zo ingewikkeld is dat toch niet?

    Als je meer gezond verstand stukken wilt lezen over Contract Management kijk dan eens op onze site. Het kost je niets, verplicht je tot niets maar je leert er wel van.

  • Anoniem | 07-05-2014 om 22:10

    Dag Wim,

    Ik snap je behoefte om contractmanagement te ‘waarderen’. Eens dat kosten en baten tegen elkaar op moeten wegen, en dat is niet eenvoudig te bepalen.
    Een vaste norm hanteren zoals je doet met de vuistregel gaat me iets te kort door te bocht. Je geeft zelf al aan dat er nuances gemaakt moeten worden. Een belangrijke is wat mij betreft: het ene contract is het andere niet.
    Met andere woorden; het kan heel goed zijn dat je als contractmanager ‘maar’ 10 contracten kunt managen. Domweg omdat ze zo belangrijk zijn voor je organisatie dat het managen daarvan een dagtaak is. Misschien hoef je je over de business case dan minder zorgen te maken omdat je met het goed managen van die 10 de kosten ruimschoots terugverdient!

    Mvg
    Alex Buursema

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.