Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
23
05
16
Nancy van Bemmel
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Nancy van Bemmel
Dossier: Inkoop

CPO CAK: “Wij zijn 99,8% rechtmatig”

Pas drie jaar een aanbestedingsdienst en nu al een rechtmatigheid van 99,8 procent. Een verbazingwekkende prestatie van het CAK waar de inkoopafdeling de afgelopen jaren hard voor heeft gewerkt. InkopersCafe.nl spreekt John van Pelt, CPO bij het CAK, over de veranderingen die hij met zijn team heeft doorgevoerd om volledig rechtmatig te worden.

Het CAK was tot 1 januari 2013 een BV. “De aanbestedingsregels waren niet van toepassing en als BV hadden we meer vrijheid”, vertelt Van Pelt. “Dit had ook consequenties. Als er namelijk iets mis ging, had de minister moeite om daar in de Tweede Kamer verantwoording over af te leggen. Er is daarom besloten om van het CAK een zelfstandig bestuursorgaan te maken. Door die transitie moesten we ons gaan houden aan de aanbestedingsregels. We kregen hiervoor een groeipad van vier jaar.”

Rechtmatigheid en doelmatigheid
Dit jaar moest CAK dus volledig rechtmatig worden. Dit heeft de uitvoeringsorganisatie, met een rechtmatigheid van 99,8 procent in het eerste kwartaal van 2016, ruimschoots gehaald. Gaat de rechtmatigheid dan niet ten koste van de doelmatigheid? “Totaal niet”, antwoordt Van Pelt. “Je zou natuurlijk kunnen zeggen dat rechtmatigheid vanuit inkoop gezien niet zo boeiend is. Het gaat ten slotte om waardecreatie. Ik denk hier anders over. Door de hoge rechtmatigheid bewijst het CAK zijn meerwaarde. Interne stakeholders zijn als gevolg steeds meer naar inkoop gaan luisteren en het inkoopbeleid gaan naleven. Ik zie rechtmatigheid, doelmatigheid en het inbedden van inkoop in de organisatie dus ook niet als aparte dingen. Het heeft allemaal met elkaar te maken.”

Aan tafel bij interne klant
“We hebben maandelijkse gesprekken met stakeholders en budgethouders. Wat ga je doen? Wat staat er in je jaarplan? Hoeveel geld ga je uitgeven? Hoe ga je dat organiseren?”, somt de CPO op. “Zo zitten we tegenwoordig heel kort op de bal. Daarnaast hebben we de afgelopen jaren veel tijd gestoken in het uitleggen van het inkoopbeleid. We delen daarbij een klein, handzaam boekje uit met de belangrijkste punten van het inkoopbeleid, zodat het lezen hiervan toegankelijker wordt voor de interne klanten.”

Van Pelt heeft er ook voor gezorgd dat inkoop niet alleen aan tafel komt bij Europese aanbestedingen, maar ook bij meervoudig onderhandse aanbestedingen. “Van contracten tot de Europese drempel kun je namelijk ook veel last hebben als je de verkeerde leverancier contracteert”, legt hij uit. “Bij het CAK wordt slechts 25% van de spend Europees aanbesteed. Een groot deel van de spend gaat dus naar onderhandse aanbestedingen. We zagen veel kwaliteitsverschillen in de procedures terugkomen. Er werd bijvoorbeeld geen marktconsultatie gehouden en er werd niet nagedacht over gunningscriteria. Nu zitten we vanaf het begin aan tafel om mee te denken over het inrichten van de aanbesteding. Inkoop geeft advies aan de business, maar bepaalt de specificaties niet. Die keuze ligt nog steeds bij de interne klant.”

Inzicht in uitgaven
Ook het spendmanagement is de afgelopen jaren helemaal geprofessionaliseerd. Ik heb inzicht in de uitgaven van het CAK door een tool dat iedere dag inlogt op ons boekhoudprogramma en crediteurenadministratie. Zo draai ik, als het nodig is, een spendanalyse op dagbasis. De afgelopen vier jaar hebben we ongeveer dertig aanbestedingen met succes afgerond, zonder één rechtszaak.”

Contractmanagement
Waar gaat Van Pelt nu op inzetten? “Contractmanagement is een van de speerpunten”, antwoordt hij. “We zijn nu bezig met een dashboard voor alle dertig contractmanagers. We trainen ze in het voeren van een gesprek met de leverancier, hoe ze kpi’s moeten formuleren en meten, hoe ze gesprekken vastleggen en waar ze het tijdens deze gesprekken over moeten hebben. Hierbij geven we de simpele boodschap mee: besteed de meeste aandacht aan de strategische leveranciers, want je hebt maar een beperkt aantal uren te vergeven als contractmanager. Een beperkende factor bij het CAK is namelijk dat ‘contractmanager’ geen aparte functie is.”

Er is dus een taak voor Van Pelt weggelegd om de contractmanagers zo ver te krijgen dat ze afspraken inplannen met de leveranciers en kpi’s gaan meten. “Dat is een stukje cultuurverandering”, zegt de CPO. Contractmanagement zal de komende jaren bij het CAK worden geprofessionaliseerd. “Dat doen we eerst met een pilotgroep met vier enthousiaste contractmanagers. In 2017 gaan we het CAK-breed uitrollen. Strategisch contractmanagement vraagt namelijk wel specifieke competenties.”

Grip op de interne klant
Het tweede speerpunt is het verstevigen van de grip op de interne klant en het leggen van sterke verbindingen. “Dit doen we onder meer in de vorm van een categorieplan. Dit ontwikkelen we voor IT, HR en Facilitair. Hierin komt te staan wat er de komende jaren gaat gebeuren in het domein, wat er gebeurt in de markt, wat de doelstellingen zijn van de business en hoe inkoop hier een bijdrage aan kan leveren”, vertelt Van Pelt. De reacties op deze plannen zijn wisselend. “Er zijn mensen die erg enthousiast zijn en het leuk vinden om te sparren over inkoopoplossingen. Er zijn echter ook interne klanten die nog in de waan van de dag zitten. Met deze collega’s is het moeilijker om bijvoorbeeld de toenemende vraag naar flexibele contracten te bespreken.” Toch ziet Van Pelt hier geen probleem ontstaan: “Deze interne klant vereist een andere aanpak. Het zou mijn eer te na zijn als ik hier geen oplossing voor kon vinden”, concludeert de CPO.

Nancy van Bemmel
Door Nancy van Bemmel
Nancy van Bemmel is een gedreven journalist. Voor Inkopers-café zet ze zich graag in om inkopers snel van het allerlaatste nieuws te voorzien. Heeft u tips voor Nancy? U kunt haar mailen via: nancy@inkopers-cafe.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.