Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
03
05
16
Nancy van Bemmel
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
5
Door Nancy van Bemmel
Dossier: Inkoop
Soort: ,

CPO NS: “Wij worden de best inkopende publieke organisatie”

“Het is ons doel om voor 2017 de best inkopende publieke organisatie van Nederland te worden”, vertelt Jeroen Wegkamp, CPO van de Nederlandse Spoorwegen (NS) aan InkopersCafe.nl. Om dit doel te verwezenlijken timmert Wegkamp al ruim 2,5 jaar hard aan de weg. “Toen ik hier binnenkwam, zaten we in een situatie waarbij de inkoopafdeling een klassieke aanbestedingsfabriek was. Inmiddels hebben we grote stappen gemaakt met onder andere strategische leveranciersmanagement, categoriemanagement, purchase-to-pay, contractmanagement en accountmanagement.”

Dat was 2,5 jaar geleden nog wel anders. Voordat Wegkamp in dienst kwam heeft benchmark- en onderzoeksbureau Hackett vier stafdiensten onderzocht, namelijk IT, HR, Finance en inkoop. Hackett kwam tot de conclusie dat er nog veel ruimte voor verbetering was. Wegkamp werd vervolgens aangewezen om dit hele traject tot een goed einde te brengen. De belangrijkste 5 veranderingen tot nu toe:

  1. Inkoopbeleid
    “Toen ik startte bij NS was het inkoopbeleid nog niet op papier gezet”, vertelt Wegkamp. “Er waren natuurlijk wel regels hoe er aanbesteed moest worden, maar alle processen eromheen zijn nooit beschreven geweest. We hebben nu helder omschreven hoe inkoop te werk gaat. Wanneer moeten we wel en niet aanbesteden? Waar heb je je aan te houden bij aanbestedingen? Hoe koop je in en welke inkoopkanalen moet je daarvoor gebruiken? Dit is nu duidelijk voor de inkopers en voor de collega’s in de business.”

  2. Accountmanagement
    “We komen van een situatie waar inkopers bijna letterlijk zaten te wachten tot de telefoon ging met een aanbestedingsvraag. We pakken dit nu veel proactiever op. We maken categorieplannen samen met de business, waarbij we de collega’s stimuleren om na te denken wat er niet alleen nu, maar ook in de komende jaren aan inkoopbehoefte gaat spelen. Door hier een plan voor te maken, zijn we voorbereid op komende aanbestedingen en hebben we de interne en externe analyse al klaar liggen.”

    Om de business meer te betrekken bij inkoop, heeft de NS-topman accountmanagement ingevoerd. “Iedere inkoper heeft een specifiek account toegewezen gekregen. Via gestructureerd accountmanagement houdt die inkoper bij die specifieke collega’s een vinger aan de pols. Tot slot voeren we ook elk jaar een customer survey uit en evalueren we elk inkooptraject samen met de klant.”

    Hoewel de business inkoop nu veel meer betrekt bij inkoop- en aanbestedingstrajecten, is de bemoeienis niet altijd gewenst. “Inkoop heeft een soort schizofrenie in zich”, stelt Wegkamp. “Enerzijds ben je adviseur en ondersteuner van de business en help je de klant met het realiseren van zijn doelen. Anderzijds moet je als publieke organisatie klanten op de vingers tikken en aangeven dat iets aanbesteed moet worden. Dit wordt je niet altijd in dank afgenomen.” Toch blijkt de tevredenheid van de business wel uit het aantal opdrachten dat de inkoopafdeling tegenwoordig op zijn bordje krijgt. “We krijgen het werk zelfs niet meer verzet en moeten extra mensen gaan aannemen.”

  3. Categoriemanagement
    Alleen weten hoe je een goed bestek opstelt, is geen garantie meer om ook een succesvolle inkoper te zijn bij NS. “NS is namelijk gekanteld van procesgericht naar categoriegericht inkopen”, vervolgt de CPO. “Als inkoper moet je goed kunnen inkopen, maar daarnaast moet je ook verstand hebben van de business en de markt. Vandaar dat we nu categorieteams hebben, waarbij iedereen eigenaarschap heeft over één of meerdere categorieën.”

  4. IT-systemen
    Wegkamp heeft ervoor gezorgd dat er verschillende IT-systemen zijn ingevoerd, zoals een contractmanagementsysteem, Purchase-to-pay-systeem (P2P-systeem) en een Spendmanagementsysteem. “Inkoop is echt een voorloper geworden binnen de NS, vooral op het gebied van IT.”

    “Voorheen lagen contracten her en der door de business. Inmiddels is dit allemaal centraal geadministreerd. We willen contractmanagement uiteindelijk NS-breed uitrollen. Daarnaast hebben we bij twee van de drie businessunits inmiddels een P2P-systeem geïmplementeerd. Bij de derde wordt dit voor de zomer nog gerealiseerd. Tot slot hebben we ook een Spendmanagementsysteem doorgevoerd. Voorheen hadden we geen inzicht in wat er precies uitgegeven werd en hoe de spend verdeeld was over de categorieën en leveranciers. Dit hebben we nu opgetuigd in een flexibel systeem in Clickview. Alle spend is nu inzichtelijk.”

  5. Ontwikkeling mensen
    “We hebben grote stappen gemaakt en dat hebben we gerealiseerd met het eigen team. De inkopers hebben verplicht een NEVI-opleiding gevolgd en gaan nu ook een post-hbo opleiding Europees aanbesteden volgen. Het doel om de beste publieke inkopende organisatie te worden, is natuurlijk mooi, maar het afleggen van de weg daarnaartoe en daardoor het laten groeien van het team is minstens even belangrijk.”
Nancy van Bemmel
Door Nancy van Bemmel
Nancy van Bemmel is een gedreven journalist. Voor Inkopers-café zet ze zich graag in om inkopers snel van het allerlaatste nieuws te voorzien. Heeft u tips voor Nancy? U kunt haar mailen via: nancy@inkopers-cafe.nl

Reacties:

  • Marcel Bressers | 05-05-2016 om 10:11

    Geweldig om te zien dat ‘de business meer bij inkoop betrokken wordt’ en in de volgende alinea andersom inkoop meer betrokken wordt bij de business. De gekozen werkwijze spreekt me zeker aan om eerst de inkoopafdeling te organiseren en in de organisatie duidelijk te krijgen wat de organisatie van inkoop verwacht en uitdragen wat inkoop voor de organisatie kan doen.

  • Cor | 08-05-2016 om 21:32

    Geweldig al die kretologie en verplichte Nevi post-HBO Europees aanbesteden geneuzel. Maar als er een trein gekocht moet worden blijkt er miljarden door het riool gespoeld en niemand van de dames en heren HBO/WO’ers heeft schuld: het beleid was gelukkig goed op orde. En voor wie achteraf nog wat te zeiken heeft bouwen we de WC’s er wel later in.

  • Martin Krabbenborg | 09-05-2016 om 14:02

    Uitdagende ambities hebben is goed maar hier wordt toch wel een heel duidelijk statement afgegeven. Wat gaat er gebeuren als het (net) niet lukt. We gaan alleen voor goud zei eens een trainer. Toen dat niet lukte restte voor hem alleen nog maar de uitgang.

  • p | 11-05-2016 om 13:55

    Fijn dat Cor zijn feiten op orde heeft. Het treinen dossier waar hij naar verwijst is van jaren geleden en het verhaal wat hier staat is juist van nu. Dat Cor de kretologie irritant vindt zegt vrees ik meer over Cor dan over dit verhaal. Welkom in de wereld van het moderne inkopen 🙂 Inspirerend verhaal en gaaf hoe in een korte tijd zoveel mooie initiatieven

  • G | 20-05-2016 om 15:10

    Ha ha Nevi 6 gedaan zeker.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.