Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
27
07
15
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door johan kennis
Dossier: Column
Soort:

Crediteuren en Inkoop: twee handen op één buik

Crediteuren en Inkoop: twee handen op één buik

Van oudsher opereren de afdelingen Crediteuren en Inkoop in hun eigen organisatorische ‘silo’. Daarin is elke partij verantwoordelijk voor een bepaald deel van het totale Purchase 2 Pay-proces. Slechts zelden zien we de twee echt als teamgenoten samenwerken.

Misschien komt het omdat ze vanuit verschillende achtergronden opereren: de één vooral financieel-administratief, de ander meer operationeel. De één richt zich op kostenbesparing, beheersing van alle uitgaven (spend under management) en het beperken van die uitgaven via demand management. De ander streeft naar snellere verwerkingstijden, realiseren van kortingen door snelle betaling en een sluitende begroting. Ze gebruiken daartoe verschillende computersystemen, stellen elk hun eigen prioriteiten en kengetallen en rapporteren langs verschillende kanalen; geen wonder dat echte samenwerking niet meteen voor de hand ligt.

Handen ineen slaan
In de kern is het zo dat Inkoop dingen en diensten aanschaft ten behoeve van de organisatie, en Crediteuren vervolgens de rekening betaalt. De één kan niet zonder de ander – men kan hier moeilijk spreken van ‘de linkerhand weet niet wat de rechterhand doet’. Wat is er dan logischer dan de handen ineen slaan? En samen ervoor zorgen dat de organisatie onnodige kosten vermijdt en dat echte meerwaarde gecreëerd wordt?

Inkoop zoekt en vindt geschikte leveranciers en sluit contracten. Op die contracten moet toezicht worden gehouden, zodat alle medewerkers contractgetrouw inkopen en de leveranciers op tijd de beloofde kwaliteit en kwantiteit leveren. Dat betekent dat het succes van de inspanningen van Inkoop uiteindelijk afhankelijk is van Crediteuren, die moet zorgen dat alle rekeningen correct en op tijd betaald worden. En als de twee afdelingen dan verschillende systemen gebruiken, die niet optimaal met elkaar ‘communiceren’ – oftewel: als Procurement een andere taal spreekt dan Pay – dan wordt samenwerken onnodig bemoeilijkt.

Dezelfde taal spreken
Alleen als beide afdelingen als twee handen op één buik samenwerken, kunnen inkooporders en facturen naadloos op elkaar aansluiten. En zonder hindernissen door de organisatie stromen, zonder onderweg in een lade te verdwijnen of in rook op te gaan. Gedeelde of volledig compatibele systemen die het integrale P2P-proces ondersteunen, maken echte samenwerking mogelijk.
Als Inkoop en Crediteuren dezelfde taal spreken, dezelfde begrippen en processen hanteren én begrijpen, dan worden de facturen van leveranciers sneller verwerkt en betaald. Uit een benchmarkonderzoek blijkt dat de gemiddelde betalingstermijn op dit moment 33 dagen is. Sneller betalen heeft veel financiële voordelen. En die zijn in potentie niet gering, zo blijkt steeds weer. Door effectief samen te werken, creëren Inkoop en Crediteuren zo echte toegevoegde waarde, verbetert de cash flow en uiteindelijk ook het bedrijfsresultaat.

Een goede verstandhouding tussen Inkoop en Crediteuren is in de nieuwe economie absolute noodzaak. Het is een effectieve manier om kosten te besparen, processen te stroomlijnen, meer aandacht te hebben voor compliance aan interne en externe regels en sneller te innoveren. Door hand in hand het integrale P2P-proces te automatiseren kunnen de twee functies hun eigen prestaties verbeteren en hun waarde voor de organisatie bewijzen en onderstrepen – bij CPO, CFO en CEO.

Door johan kennis
Johan is werkzaam als account manager Business Solutions. Samen met collega's bouwt hij aan toegevoegde waarde in administratieve bedrijfsprocessen als Marketing, Human Resources, IT, Inkoop en Finance . Persoonlijk richt hij zich op informatiestromen binnen Inkoop en Finance.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.