Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
14
07
09
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Koos Plegt
Dossier: Inkoop
Soort:

De concessieparadox

Onderhandelen en beïnvloeden zijn misschien wel de belangrijkste vaardigheden die inkopers in hun (professionele) leven nodig hebben. Toch gaat er nog veel fout. 'Onderhandelingsconsultant en -trainer' Heino Hovingh weet waarom.

Hovingh geeft vanuit zijn bedrijf Hovingh & Partners advies en trainingen aan onder meer vakmensen die werkzaam zijn in procurement. Een belangrijk aspect van het onderhandelen is het doen van concessies, weet Hovingh. Deze zijn in te plannen, maar er is een behoorlijk verschil tussen hoe de ervaren onderhandelaar dit doet en hoe de minder bedreven onderhandelaar het aanpakt. Laatstgenoemde kijkt naar de maximale concessie die hij (of zij) bereid is te maken. Hij richt zich op het reduceren van hun kosten. Hovingh: 'De ervaren onderhandelaar daarentegen, weet hoe belangrijk het is om in te schatten hoeveel waarde welke soort concessie voor de tegenpartij vertegenwoordigd.'

Conflict

Hij geeft een voorbeeld: 'Kijk eens naar een recent conflict tussen de Israëliërs en de Libanezen (de Israëlisch-Libanese oorlog in 2006, red.). Bij een ruil kregen de Israëliërs de lichamen van twee soldaten, wiens kidnapping door de Hezbollah het conflict had veroorzaakt. In ruil daarvoor kregen de Libanezen een gevangen genomen veroordeelde moordenaar, vier Hezbollah guerrilla's plus de stoffelijke overblijfselen van bijna 200 militanten die al jarenlang begraven waren op een begraafplaats voor Israëlische vijanden. Op het eerste gezicht, vanuit een puur kwantitatief gezichtspunt gezien, lijkt dit een slechte ruil. Maar wat als we kijken naar de andere factoren die hier een rol speelden?'
Hovingh vervolgt zijn verhaal: 'Waarschijnlijk was het ultieme belang van de Israëlische overheid, om soldaten en hun families het vertrouwen te geven dat er voor ze gezorgd zou worden mochten ze in Arabische handen vallen. Ook tijd speelde een rol, evenals de tanende geloofwaardigheid van minister-president Ehud Olmert, die resultaten moest laten zien.'

Bedrijfsleven
Natuurlijk is een bedrijfsmatige onderhandeling heel iets heel dan een oorlogssituatie. De consultant wil er maar mee aangeven dat je voor concessieplanning een strategische kijk nodig hebt. 'Dit is juist de crux van het onderhandelen: dat er in de perceptie van beide partijen een goede ruil is'. Juist onder de oppervlakte borrelt er van alles waardoor een deal niet zakelijk vergelijkbaar hoeft te zijn. Hovingh: 'Denk in de termen van een ijsberg. Allerlei behoeften boven de oppervlakte zijn meetbaar. Zeker in de inkoop. Prijs, voorwaarden, betalingstermijnen... terwijl je als je kijkt naar de redenen om een deal te maken die zich onder het oppervlak bevinden, je andere dingen tegenkomt. Ego's, de angst om een baan te verliezen, nieuwe in een rol en punten moeten scoren, of gewoon iemand die naar huis wil om vijf uur.'
Het is essentieel om te snappen wat er onder de ijsberg zit, stelt Hovingh. 'Je kunt er niet vanuit gaan dat het altijd hetzelfde is. De truc is om de twee kanten, onder en boven de oppervlakte, in beeld te brengen.' Als je adresseert wat zich onder de oppervlakte bevindt, kun je een goede deal maken zonder veel concessies te doen. 'De Libanezen lieten bewust de druk oplopen, want voor Olmert speelde onder de ijsberg een heel belangrijk belang: zijn positie en dat van zijn kabinet. Dat was van zoveel waarde, dat de Libanezen er veel voor terug konden krijgen.'

Communiceren
Hoe kom je in het bedrijfsleven achter de belangen die zich onder de oppervlakte afspelen? 'Ten eerste kun je een coach zoeken of ontwikkelen die de andere partij en de spelers goed kent, die je kan uitleggen wat de positie van de andere partij is. Wie heeft welke invloed op het besluit? Wie kan “ja” zeggen wanneer de rest nee zegt? Maar ten tweede is het gewoon zelf vragen. Daar is gevoel voor nodig, je moet goed kunnen communiceren en de juiste vraagtechnieken toepassen.' Het klinkt misschien ongeloofwaardig, maar Hovingh is rotsvast in zijn overtuiging. 'Je kunt gewoon vragen: ”Wat is voor jou belangrijk? Als we dit doen, wat betekent dat voor de organisatie? Wat is het effect op je team? Als we dit zouden doen, wat betekent het voor jou persoonlijk?” Ga in een rustig tempo en met empathie van algemene vragen naar meer persoonlijke vragen. Als je dat goed doet, openen veel mensen zich en kom je veel te weten over mensen hun belangen en motieven.'

Empathie

Het sleutelwoord is ‘empathie’. Wat betekent het voor iemand persoonlijk? Hovingh: 'Uit een vertrouwensband kun je veel leren. Ook door wat juist niet wordt gezegd. Je kunt neutraal beginnen en daarna naar persoonlijke dingen vragen.' Daarnaast vindt hij dat inkopers verschillende onderhandelingstechnieken te weinig toepassen. 'Hoe stel je je op? Competitief of juist coöperatief? De meeste onderhandelaars kennen zo'n drie hoofd-onderhandelingsstijlen. De hele goede daarentegen, hebben er zeker acht. Herken je de verschillende stijlen en tactieken? Welke geeft voor deze onderhandeling het beste resultaat? Hoe counter je ze? Waartoe laat je jezelf verleiden?'

'Rood' en 'blauw'

Toch kun je al veel doen vóórdat je in onderhandeling bent. Uit onderzoek door het wereldwijde netwerk van onderhandelaars ENS (Empowering Negotiate Succes. Website: www.negotiate.org ), dat actief is in 57 landen en waarbij Hovingh is aangesloten, bleek dat 87 procent van de resultaten al voor de daadwerkelijke onderhandelingen is behaald. Dingen die je in die preonderhandelingsfase kunt doen zijn het checken van behoeften, de opening voorbereiden, opties genereren (opties die niet zoveel kosten), concessies plannen, een agenda maken en pré-meetings houden. Hovingh: 'En de omgeving beïnvloeden. Wat is het effect van tijd, stemming en plaats op het gewenste resultaat? Is het een formele of informele setting? Met welke mensen komt de andere partij? Wat voor tactieken en stijlen kunnen we verwachten? Wat kunnen we van eerdere onderhandelingen met deze partij leren? Als ze met alleen “rode” mensen komen, zet daar niet alleen “blauwe” mensen neer. Als de stijl rood, of agressief zal zijn, zorg voor één of meer competitief ingestelde onderhandelaars aan jouw kant om respect af te dwingen. Heb je met je team de opties en tactieken doorgesproken? Heb je geoefend? Kortom, er zijn allerlei dingen die je kunt beïnvloeden voordat je met elkaar aan tafel zit.'

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.