Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
25
04
14
Sander Koopmans
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
9
Door Sander Koopmans
Dossier: Inkoop
Soort:

Operationeel proces verprutst credits sourcing

Operationele inkoop laat het inkoopkrediet als sneeuw voor de zon verdwijnen. Ga maar na, begrippen als ‘Aanvraag Tot Bestelling’, de ‘Purchase Order (PO)’, het ‘prijs en/of hoeveelheidsverschil’ en ‘goederenontvangst’ hebben een sterke negatieve lading binnen elke onderneming. Negatief omdat dit de interne klant werk bezorgt, veelal zonder te beseffen welke handeling ze nu echt verrichten. Het krediet dat is opgebouwd door als inkoper goede sourcing projecten uit te voeren wordt door de arbeidsintensieve, onlogische en niet waarde toevoegende activiteiten teniet gedaan. Enige nuancering is hier wel op zijn plaats. Deze situatie doet zich veel minder voor bij het bestelproces van product related goederen waar dedicated afroepers hele dagen bezig zijn met het operationele inkoopproces.

Deze operationele inkoopprocessen zijn natuurlijk met de beste bedoelingen ingericht. De twee belangrijkste redenen waren: het ondersteunen van inkoop in haar werkzaamheden en het voldoen aan interne ondernemingsregels zoals functiescheiding. Als we nu inzomen op het eerste punt ,ondersteuning van inkoop, dan mag gesteld worden dat dit in de praktijk nogal tegenvalt. De theoriebzoals de SAP ontwikkelaar in München dit voor ogen heeft is de volgende: ‘de Aanvraag Tot Bestelling stelt de inkoopafdeling in staat om met die behoefte de markt in te gaan en haar inkoop rol goed uit te voeren’. Leuk bedacht maar in de praktijk werkt dit meestal niet doordat de inkoper nauwelijks de tijd krijgt om op een inkooptraject te starten. Sterker nog, de informatie in de Aanvraag tot Bestelling is veelal dusdanig summier en versnipperd dat je als inkoper hier niets mee kunt. Om goed in te kunnen kopen zul je met de interne klant naar haar of zijn behoeften moeten kijken en daar heb je dan ook helemaal geen aanvraag tot bestelling voor nodig. Een ander issue is ‘drie-weg-matching’ welke in de praktijk nogal anders werkt dan in de theorie. Bij sommige bedrijven is de volgorde: factuur wordt ontvangen, op basis hiervan wordt een ATB gemaakt, deze wordt omgezet naar de PO, de factuur wordt geboekt op de PO, goederenontvangst gepleegd en er wordt betaald. Een mildere variant is dat de goederenontvangst steevast wordt uitgevoerd pas nadat de factuur binnen is. Als slagroom op de taart wordt de organisatie vermoeid door ‘prijsverschillen en/of hoeveelheidsverschillen’. Dit is het probleem waarbij de factuur afwijkt van de inkooporder. Om te zorgen dat de factuur toch betaald kan worden wordt een hele trits van activiteiten in werking gezet waarbij de interne klant weer aan de slag moet om het verschil te verklaren en eventueel zijn aanvraag moet aanpassen.

Ik ben van mening dat het afdwingen van meer discipline in de organisatie niet de oplossing is om bovengenoemde punten te tackelen. Inkoop is verplicht om de interne organisatie zo min mogelijk te belasten met niet waarde toevoegende activiteiten. Het kritisch reviewen van het huidige proces èn de wil om dit aan te passen is een morele verplichting naar de onderneming toe. Om die reden is het volgens mij noodzakelijk om de volgende stappen te doorlopen:

  • Stap 1 – Nodig alle stakeholders uit die een belang hebben bij het operationele inkoopproces;
  • Stap 2 – Begin met een maagdelijk wit ‘White Board’;
  • Stap 3 – Stel vast wat de minimale eisen zin die afgedekt moeten worden;
  • Stap 4 – Bepaal hoe dit zo efficiënt mogelijk bereikt kan worden;
  • Stap 5 – Stel vast in welke mate dit sobere proces afwijkt van het bestaande proces en stel een verbeterplan op.

Als deze 5 stappen non-conformistisch worden doorlopen is mijn verwachting dat 80% van de procure-to-pay processen anders ingericht zullen worden. Het is vooral van belang dat het huidige proces niet als uitgangspunt wordt genomen maar dat er echt met een maagdelijk wit white board aan de slag wordt gegaan. Inkoop, pak deze viltstift op en begin!

Sander Koopmans
Door Sander Koopmans
Sander Koopmans is 14 jaar lang actief binnen inkoop en is nu werkzaam als inkoop adviseur bij Adjust. Sander heeft zich gespecialiseerd in de inkoop van marketing.

Reacties:

  • Anoniem | 25-04-2014 om 13:25

    Een enkele (operationele) inkoper die zich echt kritisch op durft te stellen, weet dit natuurlijk al lang.
    De vraag is hoe dit vanuit de operationele hoek de organisatie ingeslingerd kan worden, zodat deze zelfde organisatie de handen met inkoop ineen slaat om er daadwerkelijk iets aan te doen. Vaak is het namelijk het geval dat de armlengte van de operationele inkoopafdeling (als er die al is) ontoereikend is om indruk te maken en aan te tonen dat het verhaal klopt.
    Nu ook, het verhaal verschijnt op ‘inkoperscafé’, maar wie pakt nu wat op? Het is te anoniem en te plat om daadwerkelijk tot ontwikkeling over te gaan.
    Dit is zeker geen klaagzang, maar we moeten naast het ontwikkelen van een sterk operationeel proces eerst zorgen dat er draagvlak is.

    Marcel Bressers, auteur van het boek Inkoopwijzer, praktijkgids operationele inkoop.

  • Hans | 25-04-2014 om 22:42

    Marcel, niemand pakt dit op!
    Waarom niet? Welke inkoper zou zelfstandig een keuze maken voor SAP. Nee SAP wordt ons opgedrongen door de “boekhouders van het moederbedrijf”, zodat lekker snel de cijfers van alle onderliggende entiteiten geconsolideerd kunnen worden.
    Honderden, nee duizenden medewerkers in grote organisaties worden onnodig administratief zwaar belast zodat slechts enkelen efficiënt kunnen werken. We zijn er ingetuind! Bij deze vorm van Supply Chain Management zijn we letterlijk aan de ketting gelegd.
    Maar is het maken van een ATB, het schrijven van de order en het doen van de goederenontvangst nadat de factuur is ontvangen dan niet een veel efficiëntere werkwijze? Nee, het kan nog schraler. Vergeet de ATB en de PO en doe het alleen het nodige zoals het inboeken van de factuur en het melden dat de goederen zijn ontvangen. De controller vult in een SAP-tabel alleen nog de juiste kostenplaats in zodat het moederbedrijf niet merkt dat we alle stappen hebben overgeslagen, en dan krijgen we als inkopers eindelijk tijd om echt toegevoegde waarde te leveren.
    En dan 80% van de p2p processen anders inrichten, maar daarmee levert inkoop geen toegevoegde waarde. Het is vechten tegen windmolens. Een operationeel inkoper die zich SAP in de maag heeft laten splitsen door het moederbedrijf, is niet bij machte om het proces te beïnvloeden.
    Maar het stappenplan is goed, mits aangepast.
    Stap 1: 
    Stap 2: 
    Stap 3: overleg waar inkoop toegevoegde waarde levert
    Stap 4 acteer als zodanig en begin weer bij stap 1

  • Anoniem | 29-04-2014 om 12:45

    Stap 1, het verzamelen van de stakeholders, is denk ik het allerbelangrijkste. Dit moeten er niet veel zijn (anders verzand het), maar ze moeten wel alle kanten belichten (zowel de input als de output kant). Daarnaast moeten deze stakeholders zoveel invloed hebben dat hun aanbevelingen worden opgepakt en geïmplementeerd. Je hebt het over een supertanker die op stoom is. Niemand zit te wachten op een leeg white board voor een brainstorm of het wel handig was om een supertanker in te zetten. Wat Sander terecht afvraagt is of het handig is om een supertanker tot het randje toe vol te laden met informatie waarvan de toegevoegde waarde vooralsnog beperkt is. En moet je midden op de oceaan dezelfde arbeidsintensieve beheersmaatregelen treffen tegen problemen die alleen aan de kust spelen. Een grondige evaluatie of de toegevoegde waarde die bereikt is ook had kunnen worden bereikt met minder inspanning, lijkt me belangrijker dan evalueren met welke middelen de geplande toegevoegde waarde 100% kan worden bereikt.

  • Anoniem | 29-04-2014 om 19:08

    Zolang de aanschaf van ERP software door financiële controle freaks (P2P, drieweg matching, enheden ontvangst,..) gedomineerd wordt blijft het een zinloze operatie.
    Gelukkig zullen deze organisaties (behalve not-for-proit en overheden) op termijn failliet gaan.
    Overigens heeft SAP wel een redelijke goede module: MM . SRMis iid en crime en laat de actuele cijfers minimaal drie maanden achter lopen!

  • Anoniem | 29-04-2014 om 21:49

    Sander, zo te zien roept je artikel vooral reacties op van SAP gebruikers met minder goede ervaringen. Het gaat echter helemaal niet over SAP, maar over de wil en de capaciteit van organisaties om te veranderen! Graag zou ik reacties zien van mensen die redenen kunnen bedenken waarom veranderen wèl kan. Geen argumenten waarom veranderen niet kan. Veranderingen initiëren met betrekking tot inkoop moet bottom up vanuit inkoop komen. Uiteindelijk zal de ‘inkooptop’ het moeten verkopen binnen de organisatie. Niet door in de boardroom te gaan zitten, maar door aan te tonen dat het werkt! Niks supertanker, niks anders werken op open zee als in de haven. Gewoon routine opbouwen en discipline houden in de handelingen die de operationele inkoper moet doen. Altijd het zelfde en volgens de ‘zero-defect’ methode. Dan heeft de organisatie er pas echt wat aan. Het enige wat je moet doen is vooraf nadenken wat je wilt.

    Marcel Bressers, auteur van het boek Inkoopwijzer, praktijkgids operationele inkoop

  • Anoniem | 30-04-2014 om 09:47

    Eerste woord aangepast in: “offerte wordt ontvangen, op basis hiervan wordt een ATB gemaakt, deze wordt omgezet naar de PO, de factuur wordt geboekt op de PO, goederenontvangst gepleegd en er wordt betaald”

  • Anoniem | 30-04-2014 om 10:39

    Het grootste probleem die ik als operationeel inkoper tegenkom is dat inkoop te laat ingeschakeld wordt. Vaak gebeurd dit in het laatste stadium. De grootste invloed op het proces en de bestelling valt in het begin, daar zit de grootste besparing.
    Helaas gebeurd dit dus te weinig, waardoor de inkoop met z’n rug tegen de muur moet onderhandelen of alleen maar een formeel akkoord mag geven.
    De oplossing hiervoor is dus; Inkoop eerder betrekken.

  • Anoniem | 01-05-2014 om 10:38

    Ik heb jaren geleden geconstateerd dat bestellen niet hetzelfde is als inkopen en dat het gebruik van een ERP systemen als SAP vaak de boel frustreert. Trouwens SAP staat voor Steeds Andere Problemen aangezien het vaak in organisaties niet gebruikt wordt waarvoor het oorspronkelijk ontworpen is.

  • Anoniem | 09-05-2014 om 12:52

    Goed artikel!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.