Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
13
06
Jon Jonoski
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Jon Jonoski
Categorie: Inkoop
Soort: ,

Digitalisering maakt inkoop efficiënter en leuker

Digitalisering maakt inkoop efficiënter en leuker

“De inkoop heeft in de afgelopen tien jaar grote stappen gezet. Zo zijn er goede nieuwe methodieken ontwikkeld, zoals best-value-procurement (BVP). Daarnaast is er steeds meer aandacht voor Europees aanbesteden, en is contractmanagement als professioneel vakgebied op de kaart gezet. Dankzij onder meer nieuwe regels op het gebied van privacy moeten inkopers bovendien een steeds beter overzicht hebben van de bevoorradingsketen. De volgende stap die de inkoopwereld moet zetten is daarom richting e-procurement. Je kunt immers niet meer met een Word-document alles bijhouden. Dat is alsof je als administratieafdeling nog met een Excel-sheet je debiteuren/crediteuren in de gaten houdt. Dat werkt niet meer. Je moet nu gebruik maken van professionele software.”

Zo stelt Alex Couperus, samen met Merel Plante, oprichter van Grippr. Dit inkoopadviesbureau focust zich vooral op de digitalisering van (delen van) het inkoopproces. Daarbij gaat het bovenal om het “automatiseren van de operationele, administratieve taken (contracten invullen, e-mails naar leveranciers sturen, draaitabellen maken, enz.) zodat je meer tijd overhoudt om echt als inkoopadviseur bezig te zijn”. Plante benadrukt dat er niet één juiste wijze is om deze digitalisering door te voeren: “Wij kennen de software markt heel goed en zoeken voor ieder bedrijf de beste oplossing. Dat is onder meer afhankelijk van de volwassenheid van het bedrijf, hoe internationaal het gericht is, en hoeveel digitale begeleiding er gegeven moet worden.”

Visie

Couperus stelt dat er maar heel weinig heel slechte softwarepakketten zijn. Er zijn volgens hem slechts innovatieve en minder innovatieve pakketten, en welk pakket gebruikt wordt hangt vooral af van de bedrijfsdoelen. “Voordat je begint met digitaliseren moet je een visie formuleren, waarbij je duidelijk maakt wat de grotere doelen van het bedrijf zijn. Dit is de eerste stap in een digitaliseringsproces die uit in totaal vijf fases bestaat. De volgende stap is je plannen onderbouwen met een business case waarin duidelijk wordt dat wat je wil rendabel is. Daarna begint een nieuwe fase, de beslissingsfase. De beslissing om te digitaliseren wordt over het algemeen genomen door een hoger management en daar hoort onder meer een toelichting en een investeringsplan bij. Wanneer de beslissing eenmaal genomen is ben je er niet. Dan moet je gaan implementeren, en daarbij hoort onder meer het trainen van je werknemers. Uiteindelijk beland je dan bij de laatste stap en dat is gewoon ‘aan de slag’.”

Angst

Als je eenmaal aan de slag bent is het ook belangrijk dat je aan de slag blijft. En daar gaat het weleens mis. Couperus: ”Wij merken dat wanneer bedrijven de software implementeren in het begin heel succesvol zijn. Wanneer de projectleider echter vertrekt en de druk een beetje van de ketel gaat vervallen mensen echter toch weer in hun oude routines. Ze gaan dan weer terug naar Excel bestanden in plaats van de software te gebruiken. We zien bij bepaalde bedrijven die de digitaliseringsslag gemaakt hebben dat ze na een jaar of twee van 100% gebruik zijn teruggezakt naar 40% gebruik. Dat is eigenlijk een soort angst voor het onbekende. En die angst gaat alleen weg wanneer je mensen goed traint.”

Training

Volgens Plante zou het goed zijn als die training al op de inkoop-opleiding begint zodat toekomstige inkopers bekend zijn met de wereld van inkoopsoftware. Die kennis ontbreekt momenteel op veel inkoopafdelingen, wat een gemiste kans kan zijn. Zo bevestigt ook Couperus: “Door te automatiseren kan een inkoopafdeling met 100 man personeel 20% tot 25% effectiever werken. Dat levert een besparing van 20 fte op. Op kleinere afdelingen waar bijvoorbeeld slechts twee personen werken kun je die bezuinigen op salaris/personeelskosten niet doorvoeren, maar die twee inkopers zullen wel effectiever aan het inkoopproces kunnen werken. Ze zullen bijvoorbeeld jaarlijks in plaats van 10 sourcingstrajecten, misschien 20 sourcingstrajecten uit kunnen voeren. Dat kan tonnen, mogelijk zelfs miljoenen, besparen”.

Verhaal

Plante stelt tot slot dat je de software “niet alleen kunt gebruiken om je werk te ondersteunen, maar ook om je verhaal naar de rest van de wereld te delen. Softwarepakket Rosslyn stelt je bijvoorbeeld in staat om aan een manager of CEO een plaatje te laten zien waarin de risicoprofielen van je leveranciers in kleur zijn uitgebeeld. Dat levert een heel andere gesprek op dan een draaitabel, waardoor je als inkoopafdeling een serieuzere gesprekspartner wordt. Bovendien vallen inkoopafdelingen steeds vaker onder de verantwoording van de financieel directeur in plaats van de facilitair directeur. En CFO’s zijn heel cijfermatig gedreven en gewend om met dashboards en management rapportages te werken. Wanneer je daar als inkoopafdeling niet op aansluit ben je weg.”

 

 

Jon Jonoski
Door Jon Jonoski
Jon Jonoski is een enthousiaste journalist die zich graag verdiept in de wereld van inkoop en aanbestedingen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.