Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
31
03
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Koos Plegt
Dossier: Index / overzicht / marktplaats / overig
Soort:

'E-invoice, of anders geen zaken!'

Het elektronisch factureren is in rap tempo aan het veranderen van een exclusief speeltje voor enkele grote bedrijven, naar een dagelijks routine voor elke onderneming. 'In Finland doet zelfs de bloemist al aan e-invoicing.’

Sinds de Nederlandse overheid enkele technische belemmeringen uit de weg heeft geruimd, is e-facturatie of e-invoicing (de spellingsregels staan zowel kleine letters als hoofdletters toe, de schrijfwijze E-Invoicing is ook correct) een stuk aantrekkelijker geworden. Hiermee loopt ons land vooruit op richtlijnen van de Europese Unie, die bepalen dat elektronische facturen in het jaar 2013 dezelfde fiscaalrechtelijke status hebben als papieren facturen. Het ministerie van Economische Zaken besloot de verandering hier versneld door te voeren, met als resultaat dat sinds 16 februari de 'discriminatie' tegen elektronische facturen is opgeheven.

Basware
Jeanpaul Jonker is product manager bij het van oorsprong Finse bedrijf Basware, een bedrijf dat zich al ruim twintig jaar richt op het ontwikkelen en verkopen van bedrijfsmatige software, onder meer voor de verwerking van elektronische facturen. Onnodig om te zeggen dat hij verheugd is met de meest recente regelwijzigingen. 'E-invoicing bestaat al heel lang, maar voor de komst van Europese richtlijnen was het voor maar weinig bedrijven interessant.'

Het waren vooral bedrijven in de retailsector die voorheen van e-invoicing gebruikmaakten. Bedrijven met enkele grote leveranciers en complexe bestellingen. 'Dat waren dure projecten, daar moest je voor elke leverancier een connectie maken. Alles apart doen en dus erg kostbaar.' In 2004 werd de eerste Europese aanzet gegeven en zagen we onder meer de komst van de digitale handtekening. Vooral de Scandinavische landen maakten een enorme sprong. 50 á 60 procent van de facturering tussen bedrijven gebeurt er inmiddels digitaal. 'Dat heeft te maken met een liberale wetgever', denkt Jonker. Tijdens zijn laatste reis naar Finland raakte hij onder de indruk van wat hij zag. 'Zelfs bloemisten konden er al e-invoicen.'

Digitale handtekening achterhaald
De digitale handtekening zorgde voor authenticiteit en integriteit bij elektronische facturen. Een stap vooruit, maar er kleefden ook nadelen aan. Jonker: 'Er was duidelijkheid, dat was goed, maar de vereisten waren ook ingewikkeld.' Dit systeem is nu alweer achterhaald, vervangen door de '2013' norm van directieve e-invoicing. Wat dit betekent? 'Kort en krachtig: elektronische facturen zijn hetzelfde als papieren facturen. Er hoeft geen handtekening op papier, dus ook niet op de elektronische factuur. Fiscaalrechtelijk verwerk je deze hetzelfde als een papieren document. Er zijn geen technische barrières meer.'

Iedereen juichend natuurlijk, je kunt nu facturen als pdf-file versturen, hartstikke makkelijk en voordelig. Maar dat is het halve verhaal. Jonker: 'Het is een beetje als het kip en het ei. Er zijn nog te weinig leveranciers en ontvangers om het interessant te maken. Iedereen wil het project wel starten, maar we wachten nog op elkaar. We verkeren in een tussenfase. Je krijgt misschien een factuur als pdf, maar je print het nog steeds gewoon uit. Je verplaatst de kosten van de leverancier naar de ontvanger. Dan heb je een softwarepakket nodig om e-invoices intern te verwerken. Je wil ze archiveren en aan het eind van de dag een rapportage. Dat is geen check die je op je interne inbox kunt uitvoeren.'

Flinke (milieu)besparing
E-invoicing heeft als voordeel dat zowel de verzender als de ontvanger kan besparen. De verzender bespaart op het papier en de kosten van het verzenden en de ontvanger bespaart onnodig werk bij de verwerking van de factuur. 'Op jaarbasis kun je flink besparen', zegt Jonker, die graag ook nog een neveneffect aanstipt. 'Het gemiddelde bedrijf verstuurt per jaar vijf volledige bomen, verwerkt in het papier voor facturering. Dat is in ons land bij elkaar een behoorlijk groot bos, dat elk jaar gekapt moet worden.'

De tweede driver, naast de nieuwe EU-richtlijnen, is dat de overheid een leidende rol speelt. 'Het ministerie van EZ is zelf bezig om deze markt los te trekken. De projectgroep-Pastors (onder leiding van de voormalige Rotterdamse wethouder Marco Pastors) probeert kritische massa te verkrijgen, een concept dat is gekopieerd vanuit Scandinavië. Daarnaast heeft de overheid zichzelf ten doel gesteld om per 2010 tien procent van de inkomende facturen elektronisch te ontvangen.

Radiospotje
Hoewel volgens Jonker in 2007 en 2008 het aantal aanvragen voor e-invoice systemen al toenam, is de 'awareness' de afgelopen maanden gestegen. 'Veel bedrijven hebben al een oplossing voor de interne verwerking van facturen en willen nu een stap verder. Elke afdeling moet besparen, ook de facturering en boekhouding. Minder werk, minder fouten. Digitale verwerking van facturen bespaart op het intikken, maar ook op de foutkans. Kijk maar eens hoeveel een boekhouder bezig is met het oplossen van problemen. Vaak nog meer dan met zijn oorspronkelijke taak.'
In een radiospotje, dat vorig jaar regelmatig op BNR Nieuwsradio voorbij kwam, merkte Jonker dat er werkelijk iets aan het veranderen is. 'Het was een spotje van Leaseplan. Ze zeiden: “lease bij ons, want wij hebben e-facturatie”. Wij hebben e-facturatie! Het was niet eens vanwege de goedkope wagens...! Ik denk dat we over een aantal jaar situaties zullen zien waarin een bedrijf zegt: “je moet een factuur als e-invoice inleveren, anders doen we geen zaken”.'

Auteur: Koos Plegt

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.