Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
19
02
14
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
1
Door Koos Plegt
Dossier: Onderzoek
Soort:

Einde Big Spenders na onderzoek doelmatigheid

Na een onderzoek naar doelmatige inkoop binnen de Gemeente Gouda, uitgevoerd door Inkoopadviesbureau Aeves, kan de gemeente nu de volgende stap zetten naar verdere inkoopprofessionalisering. “Dit onderzoek heeft onze vermoedens bevestigd.”

In 2013 deed Aeves onderzoek naar de doelmatigheid van de inkoopfunctie bij de gemeente Gouda. De gemeentedirectie gaf hier opdracht voor, omdat deze met name geïnteresseerd was in besparingsmogelijkheden. Net als zoveel andere overheden heeft ook de gemeente Gouda de uitdaging dat het steeds meer met steeds minder moet doen. Doelmatigheid heeft traditioneel echter niet de hoogste prioriteit, rechtmatigheid is van oudsher de belangrijkste factor bij publieke inkoop. “Wij hebben zelf het idee dat we steeds doelmatiger zijn gaan werken, maar er valt nog altijd te verbeteren en daarbij werkt dit onderzoek als katalysator”, zegt Willem Cornelissen, teamleider inkoop bij de gemeente Gouda. “In professionele inkoop gaat het steeds meer om doelmatigheid en het toevoegen van waarde aan een organisatie.”

Budgetgedreven
In het onderzoek naar doelmatigheid is gekeken naar inkoopuitgaven en contracten, maar werd ook een groot aantal kwalitatieve interviews afgelegd. “Zo krijg je een integraal beeld van hoe men in een organisatie met doelmatigheid en inkoop omgaat”, licht Wim Nieland, partner bij Aeves, toe. “In een budgetgedreven organisatie is het vaak lastig om doelmatig met geld om te gaan, omdat daarvoor meestal de incentives ontbreken. Als er bij wijze van spreken een budget van drie miljoen euro is om een plein te maken en het kost 2,5 miljoen, dan wordt het resterende halve miljoen uitgegeven aan een kunstwerk om het budget op te maken. Bij inkopers zit de prijscomponent wel in hun genen, maar zij kunnen de uitgaven vaak niet beïnvloeden omdat niet zij, maar de budgethouders aan de knoppen zitten.” Cornelissen voegt daar nog aan toe dat de inkoopfunctie in zijn organisatie zich wil onderscheiden door meer op kwaliteit te focussen en zich zo dicht mogelijk tegen de interne klant aan te zitten. “Daardoor weten budgethouders inkoop al beter te vinden.”

Organisatiecultuur
Door de adviesfunctie van inkoop in gemeenten ‘lekt’ veel doelmatigheid weg. Om dit te adresseren is het onderzoek een stap verder gegaan door niet alleen te kijken naar de kwaliteit van inkoop, maar ook naar de mate waarin inkoop is ingebed in de organisatiecultuur. “De mate waarin inkoop is ingebakken in de organisatiecultuur is bepalend voor hoe doelmatig wordt ingekocht. Om alles boven water te halen hebben we hier een aantal maanden rondgekeken. Om in contracten te spitten en data te analyseren, maar vooral ook hebben we heel veel gepraat. Laagje voor laagje pel je dan die ui af in de zoektocht naar doelmatige inkoop. En elke keer als je iets opvallends ziet, duik je naar beneden om te kijken wat daar de verklaringen voor zijn. Vaak gaat het om indicatoren van hoe een contract is afgesloten en de mate waarin inkoop ‘in control’ is.”

Concreet over de uitkomst van het rapport wil Cornelissen niet veel zeggen, maar op een aantal punten liggen kansen, kan het beter en ook zijn hier bedragen aan verbonden. “Voor mij persoonlijk bevatten de uitkomsten geen heel grote verrassingen”, zegt Cornelissen. “Het is vooral een bevestiging van wat we al vermoedden of wisten. Maar het is ook heel fijn dat de directie opdrachtgever is geweest en nu zelf ook meer bewust is geraakt van doelmatigheid. En het heeft ons ook een aantal concrete handvaten voor kostenbesparing opgeleverd. Van beïnvloedbare kosten weten we hoe deze opgedeeld zijn, wat onze grootste spenders zijn en wat gedaan kan worden om doelmatiger te zijn.”

Effectief en efficiënt
“Het onderzoek is van groot belang geweest voor de gemeente Gouda”, zegt Nieland. “Ze zijn, net als iedere andere gemeente, op zoek naar middelen om hun begroting sluitend te krijgen en te houden. Daarbij zijn ze erg kritisch, ook op hun eigen organisatie.” Volgens hem valt het te prijzen dat de gemeente als reactie op bezuinigingen niet alleen de discussie voert over welke taken het wil blijven uitvoeren, maar ook over het efficiënter uitvoeren van de taken die het doet. “Dat vergt moed. Aeves heeft Gouda praktische handvatten geboden over haalbare besparingsinitiatieven die rechtstreeks en indirect met inkoop te maken hebben. Daar horen ook inkoopgerelateerde procesoptimalisaties bij.” De rol van Aeves wordt in Gouda eveneens gewaardeerd. “Zij hebben het inkoopdoelmatigheidsonderzoek bij onze organisatie op zo’n manier uitgevoerd dat de resultaten herkend en geaccepteerd werden”, constateert Cornelissen. “Aeves legt zich specifiek toe op het onderwerp doelmatigheid in de publieke sector. Hierdoor kunnen ze efficiënt en effectief to the point komen. Ze hebben met deskundige mensen in korte tijd gewerkt en verslag gelegd.”

Reacties:

  • Anoniem | 19-02-2014 om 20:11

    Inkop(p)er

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.