Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
20
03
17
Nancy van Bemmel
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Nancy van Bemmel
Dossier: Inkoop
Soort: ,

FMIS is de strategische tool van de organisatie

“Een facilitair management informatie systeem (FMIS) is van groot belang binnen een organisatie, ook voor de inkoper. Een FMIS wordt gebruikt om diverse facilitaire functies geautomatiseerd te ondersteunen. Dit systeem is uitgegroeid tot een strategische tool voor het verbeteren van de dienstverlening, het verlagen van kosten en het realiseren van lange termijndoelen ten aanzien van duurzaamheid. Inkoop en voorraadbeheer kunnen hier een onderdeel van zijn”, vertelt Joanna Bos, medeauteur van het marktonderzoek ‘FMIS Vendor Landscape 2017’ en partner bij eQure & Care. “Regelmatig wordt een FMIS gebruikt als aanvulling op een bestaand inkoopsysteem of contractmanagementsysteem.”

“In onze praktijk zien we dat vrijwel alle organisaties met meer dan 50 medewerkers over een FMIS beschikken en dat deze bedrijven in veel gevallen onvoldoende gebruik maken van de beschikbare functionaliteiten. Een inkoper kan in een FMIS bijvoorbeeld ook gebruik maken van meldingenbeheer. Hierdoor kom je te weten welke vragen of klachten er over inkoop binnenkomen, hoe vaak deze binnenkomen en welke onderwerpen de meeste meldingen bevatten. Daarmee kan een organisatie zijn eigen Inkoop verder professionaliseren. Daarnaast biedt het FMIS ook uitstekende mogelijkheden om de contractueel afgesproken KPI’s (aantal klachten, levertijd/responsetijden) te meten en te rapporteren.”

Stappenplan keuze FMIS
Volgens Bos biedt het rapport een leidraad voor Inkoop om in overleg te treden met de directie, ICT en de facilitair manager. Het biedt een concreet stappenplan van de voorbereiding tot de implementatie van een FMIS. Daarnaast kan het tevens dienen als marktoriëntatie. “Zorg dat je, voordat je begint met de marktoriëntatie, de visie en doelstellingen van je organisatie scherp op het netvlies hebt”, adviseert Bos. “Wat wil je bereiken met een FMIS? Kijk vervolgens niet alleen naar de functionaliteiten van een pakket en realiseer je dat gegevens de basis en het hart vormen van een FMIS. Met de opkomst van internet of things en big data is er steeds meer mogelijk, maar begin wel bij de vastlegging van gegevens en het beheer hiervan.” Het stappenplan tot de keuze van een FMIS is als volgt:

  1. Oriëntatie
    In deze fase werk je met een projectteam waar in ieder geval voldoende Inkoop- en Verandermanagement expertise aanwezig is om een gedragen keuze te maken. Vervolgens breng je het applicatielandschap van je organisatie in beeld. Welk systeem ondersteunt welk proces en wat zijn de bovenliggende doelstellingen van de organisatie? De inkoopmodule van het FMIS hoeft wellicht niet aangeschaft te worden, als er al een inkoopsysteem aanwezig is. Deze stap wordt vaak overgeslagen of vergeten, waardoor de samenhang ontbreekt.

  2. Business Case
    “Maak een Business Case, zodat je niet op basis van emotie een beslissing neemt”, adviseert Bos. De Business Case vormt het actuele beslisdocument, waarin de doelstellingen en randvoorwaarden voor de selectie, implementatie, gebruik en onderhoud en de vervanging van een systeem worden vastgelegd. Dit vormt de basis voor de selectiefase.

  3. Selectiefase
    Deze fase omvat de stappen Planning, Specificatie, Long list, Short list en Selectie. Voorafgaande aan de uiteindelijke keuze zullen zaken als prijs/kwaliteit, service level, bestendigheid naar de toekomst en leverbetrouwbaarheid worden gewogen, terwijl de afspraken en verwachtingen goed dienen te worden beschreven in het contract en de SLA.

“Opvallend is dat verschillende software voor ondersteunende functies, waaronder FMIS, inkoop- en voorraadsystemen, maar ook HR, steeds meer naar elkaar toe groeien. Er zijn inmiddels FMIS die naar volwaardige ERP-systemen groeien. Het blijft hierbij belangrijk dat de organisatie een keuze maakt welk proces zij door welk systeem wil laten ondersteunen”, concludeert Bos.

Nancy van Bemmel
Door Nancy van Bemmel
Nancy van Bemmel is een gedreven journalist. Voor Inkopers-café zet ze zich graag in om inkopers snel van het allerlaatste nieuws te voorzien. Heeft u tips voor Nancy? U kunt haar mailen via: nancy@inkopers-cafe.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.