Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
09
01
15
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
2
Door Koen Bugter
Dossiers: E-procurement, Inkoop
Soort: ,

"Inkoopsoftware maakt het leven zoveel makkelijker"

Aan het begin van het nieuwe jaar maken inkopers de balans op. Waar valt nog winst te behalen in mijn inkoopproces? Een onderschat proces is het up-to-date houden van de inkoopsoftware. InkopersCafe.nl spreekt met Antoinette Vriend, eigenaar van E-proQure, expertisecentrum voor e-procurement in de Benelux.

Vriend is een bevlogen bruggenbouwer met een schat aan kennis van inkoopprocesoptimalisatie en inkoopsoftware (ofwel e-procurement) trajecten in combinatie met verandermanagement. De transformatie-manager werkt voor overheden en bedrijven, van MKB tot grote organisaties, om hun te adviseren over e-procurement. “Tijdens mijn inkoopprofessionaliseringstrajecten is E-proQure ontstaan uit een behoefte aan transparantie en inzicht in het aanbod van inkoopsoftware in de Benelux. Iedere verkoper heeft een CRM-systeem, maar waarom heeft niet iedere inkoper zijn of haar eigen inkoopsysteem?”

Winst behalen
Waar valt volgens Vriend nog winst te behalen voor inkopers als het om inkoopsoftware gaat? “Dat is net als inkoopprofessionalisering: 80% verandermanagement en 20% techniek. Als de inkoper in staat is om samen met de belanghebbenden de weerstanden te managen wordt de basis voor een succesvol traject gelegd. In de praktijk blijkt ook dat projecten waar verandermanagement vroegtijdig wordt ingezet, de kans op succes aanzienlijk verbetert. En daarmee is er ook ROI. (Return On Investment, oftewel financiële toegevoegde waarde ten opzichte van de kosten red.) Ook na ingebruikname is het cruciaal de nieuwe werkwijzen goed te verankeren in de processen, aansturing en de beoordeling. Daarnaast is het cruciaal om de resultaten te communiceren. Dit om te voorkomen dat men terugvalt in oude werkwijzen.”

Verandermanagement
Inkoopprofessionals gaan vaak met plezier op pad om met leveranciers te spreken en tenders uit te zetten, maar de implementatie van software om de inkoopprocessen te stroomlijnen komt er nog weleens achteraan gehobbeld. Vriend legt uit: “Wat ik heb gemerkt, in al die jaren dat ik heb gewerkt als inkoopprofessional, is dat goed gebruik van software voor een groot gedeelte gaat om verandermanagement en gedrag bij mensen. Omdat je te maken hebt met het werken in systemen, waardoor mensen toch het gevoel hebben in een bepaald keurslijf te worden gedrukt. Het is altijd even wennen en belangrijk om te leren om daar op een goede manier mee om te gaan. Inkoop staat daarnaast niet altijd hoog aangeschreven in de organisatie. Zeker bij digitalisering moet ook het belang van inkoop hoog op de agenda komen. Daar help ik bedrijven bij.”

E-sourcing
Als het om de processen gaat, is er voor veel bedrijven nog winst te behalen zowel in E-sourcing, contractmanagement en het bestel- en betaalproces. “De ketens worden steeds complexer, en door e-sourcing zie je in de praktijk dat er meer leveranciers worden gevonden die zonder deze software niet gevonden zouden worden. Je loopt de kans dat je mogelijkheden mist als je hier niet voor openstaat. Dit geldt voor zowel de inkopers- als de leverancierskant. Ik zie steeds meer samenwerkingsverbanden en koppelingen van systemen, ook tussen leveranciers.” Daarnaast is er volgens Vriend nog altijd veel efficiencywinst te behalen met software op het gebied van het bestel en betaalproces (ofwel P2P). “Daar zijn nog heel wat stappen te maken. Door automatisering van dat proces kan de  inkoper af van het kosten drukken en zich meer bezig kan houden met interessante strategische en tactische processen.“

De kracht van e-procurement
Bepaalde software is al redelijk populair. “Spendanalyse bijvoorbeeld, welke inkopen doe je bij welke leveranciers en voor welke afdelingen? Maar ook contractmanagement staat hoog op de lijst van geautomatiseerde ondersteuning. Het wordt alleen nog niet altijd optimaal gebruikt. Toch blijkt  uit onderzoek dat ook hier 5 tot 10 procent winst te behalen is.” Bruggenbouwer Vriend gelooft enorm in de kracht van e-procurement. “Het maakt het leven zoveel makkelijker. Je moet als bedrijf in ieder geval een visie op inkoopsoftware hebben, omdat het daar op lange termijn wel naar toe gaat. Ik ontmoet nog wel inkopers die zeggen ‘het blijft nog wel mensenwerk’ en dat is ook zo. Inkopers moeten wel de flexibiliteit hebben om bepaalde soorten onderhandelingen te voeren zonder dat de software een keurslijf wordt, het is een hulpmiddel en geen doel op zich. Maar in het bestel- en betaalproces kun je zulke grote efficiency-winsten behalen met software, dat je een dief bent van je eigen portemonnee als je dit niet oppakt.”

Technisch veel mogelijk
De inkoopsoftware die vandaag de dag wordt aangeboden is er niet alleen maar op gericht om te zien waar je het goedkoopst kunt inkopen. Het is veel meer dan dat, want er is technisch veel mogelijk. “De spendanalyse wordt steeds intelligenter, doordat op basis van factuuromschrijvingen inkopen worden ondergebracht in categorieën. Ook is de flexibiliteit in rapportage en beheer aanzienlijk verbeterd. Purchasing intelligentie zorgt ervoor dat we meer toegevoegde waarde leveren aan de business als inkoop. Het gaat bijvoorbeeld bij een webshop om de volgende inkoop-software:  vanaf de aanvraag binnen de organisatie en de bestelling daarvan, tot het hele bestel- ontvangst- en betaalproces, maar ook het verkrijgen van managementinformatie zodat je kunt sturen hoe snel en goed processen lopen. Daarnaast kun je met software zien wat de doorlooptijd is en de levertijd van leveranciers. Het is overigens belangrijk dat je daar ook weer met leveranciers over in gesprek gaat. De beschikbare software is er tegenwoordig in een breed aanbod: van strategisch tot operationeel niveau.”

Op InkopersCafe.nl is er ook de nodige inkoopsoftware beschikbaar. 

Door Koen Bugter
Journalist Koen Bugter (1982) werkt nu zo'n achttien jaar in de journalistiek en werkte vooral als verslaggever voor verschillende omroepen in Hilversum waaronder BNN, AvroTros en KRO-NCRV. Voor inkopers-cafe.nl krijgt hij graag de onderste steen boven. Heeft u tips voor Bugter? U kunt hem mailen via: koen@inkopers-cafe.nl of via twitter volgen: @koenbugter

Reacties:

  • Inkoopsoftware maakt het leven zoveel makkelijker | 19-01-2015 om 20:13

    […] 9 januari verscheen een artikel naar aanleiding van een gesprek dat ik in december met Koen Bugter heb gevoerd over de […]

  • Harry Aa | 13-11-2016 om 18:16

    Interessant artikel! Toevallig doe ik onderzoek naar de relatie tussen Business Analytics (hiertoe behoort ook inkoopsoftware) en Inkoopprestatie. Binnen business analytics worden verschillende analytische tools gebruikt zoals bijv. Microsoft Excel. Bent u benieuwd hoe u inkooppprestatie kunt verbeteren m.b.v. business analytics? Voor mijn master thesis op het gebied van inkoop heb ik een enquête gemaakt over de relatie tussen Business Analytics en Inkoopprestatie. Momenteel ben ik hard op zoek naar enquête respondenten! De enquête duurt ongeveer zeven minuten. Ik zou het erg waarderen als u deelneemt aan het onderzoek! https://goo.gl/EuMPPD

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.