Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
13
06
16
Nancy van Bemmel
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
1
Door Nancy van Bemmel
Dossier: Inkoop
Soort:

Inkoop focust nog te weinig op de tail spend

Inkoop focust nog te weinig op de tail spend

Bij grote organisaties in Nederland is kostenreductie in de tail spend lang nog niet altijd een speerpunt. Terwijl er binnen de tail spend veel meer te winnen valt dan bedrijven vaak denken. “Als je de tail spend optimaliseert, kun je minstens vijf keer zoveel besparen dan je uitgeeft aan indirecte kosten”, vertelt Leonie Schipperus, oprichter Pimm Solutions, op basis van een benchmark onder 26 financiële en inkoop experts. “Uit de benchmark blijkt dat wanneer je een bos bloemen koopt van 20 euro, je tenminste 100 euro aan indirecte kosten maakt. Dat zit puur in de tijd, interne afhandeling van de factuur en de betaling.”

Opvallend is dat kostenreductie van de tail spend niet hoog op de agenda staat. Maar liefst 36 procent van de ondervraagden geeft aan dat dit helemaal geen KPI is voor het bedrijf. “De tail spend wordt ten onrechte vaak bestempeld als ‘te klein’ en krijgt daardoor niet de aandacht die het verdient. Dit komt deels omdat er niet genoeg inzicht is in dit gedeelte van de inkoop”, vervolgt Schipperus.

Veel indirecte kosten
Hoewel tail spend geen aandachtsgebied is, weet een inkoper vaak wel hoeveel het kost om een factuur te verwerken. Op deze vraag krijgt Schipperus veelal een bedrag tussen de 35 euro en de 100 euro aan indirecte kosten te horen. “Onbewust weten inkopers dus wel hoeveel er te besparen valt in de tail spend, maar de optelsom wordt niet gemaakt”, concludeert zij.

Op eigen houtje inkopen
“In grote bedrijven koopt iedere afdeling wel iets op eigen houtje in, zonder dat de inkoopafdeling daarvan weet. Dat kan bijvoorbeeld een bos bloemen, een cadeautje of een relatiegeschenk zijn. Ik heb zes jaar geleden een onderzoek gedaan naar de tail spend in 250 secretariaten binnen KPN. Het bleek dat de tail spend sterk versnipperd is”, aldus Schipperus.

Automatisering
De oplossing voor het probleem van KPN was een database, waar alle e-catalogussen ingestopt werden. Hierdoor konden secretaresses makkelijk inkopen en kon inkoop dit in de gaten houden.
“Het aansluiten van leveranciers op een Purchase-to-Pay systeem wordt de komende jaren voor Nederlandse organisaties steeds belangrijker”, verwacht Schipperus. Iedere respondent geeft aan dat een Purchase-to-Pay systeem belangrijk is. Ruim 40 procent geeft aan dit erg belangrijk te vinden.

Nancy van Bemmel
Door Nancy van Bemmel
Nancy van Bemmel is een gedreven journalist. Voor Inkopers-café zet ze zich graag in om inkopers snel van het allerlaatste nieuws te voorzien. Heeft u tips voor Nancy? U kunt haar mailen via: nancy@inkopers-cafe.nl

Reacties:

  • Marcel Bressers | 14-06-2016 om 22:51

    Tail spend is voor mij het begrip ‘verborgen kosten’. We weten als inkopers inderdaad heel goed wat het kost om een opdracht te maken, te verwerken en de financiële afhandeling tot een goed einde te brengen. We hopen allemaal dat het goed gaat maar in werkelijkheid worden er in de meeste gevallen geen concrete afspraken gemaakt en zoals ik in mijn boek ‘Inkoopwijzer’ schrijf beginnen de meeste problemen niet bij het ondertekenen van het veelbelovende contract, maar na het uitsturen van de eerste (en daaropvolgende) bestellingen. Het resultaat van de bestellingen en de problemen die het veroorzaakt worden vaak pas na een tijdje zichtbaar door levertermijnen en betalingscondities. Inderdaad, er is een soort van incubatietijd waarin de bestellingen doorgaan zonder problemen. Na binnenkomst van de eerste goederen wordt merkbaar dat een aantal details, want daar hebben we het over, niet zijn voorzien maar het kwaad is dan geschied en de correctieve acties komen op gang. Purchase to Pay is een mooie term voor het automatiseren van eenvoudige aankopen waar de inkoper niet zijn echte toegevoegde waarde kan laten zien. Wel is het zaak om een helder beeld te hebben van de interne processen vóór dat het P2P proces wordt geïmplementeerd, anders gaat het bij alle catalogusleveranciers automatisch fout. Werk aan de winkel voor de meeste organisaties dus.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.