Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
22
06
Nancy van Bemmel
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
3
Door Nancy van Bemmel
Categorie: E-procurement, Inkoop
Soort: ,

“Inkoopsoftware roept nog regelmatig weerstand op”

“Inkoopsoftware roept nog regelmatig weerstand op”
Foto: DollarPhotoClub

Inkoopsoftware roept nog regelmatig weerstand op bij organisaties en gebruikers. “Inkopers hebben moeite met het keurslijf van inkoopsoftware”, dat stelt Antoinette Vriend, eigenaar E-ProQure, in gesprek met AanbestedingsCafe.nl. “De software bepaalt voor de inkoper welke stappen hij moet zetten, in plaats van dat hij dat zelf bepaalt. De gebruiker is ook bang dat het werk minder tijd gaat kosten en dat er daardoor ontslagen gaan vallen. Om toch draagvlak te creëren voor het gebruik van inkoopsoftware, is het belangrijk dat alle betrokkenen meegenomen worden in het hele proces, van de oriëntatie tot de implementatie.”

“20% van het succes wordt bepaald door de techniek van de software en 80% door de juiste procesinrichting en het wegnemen van weerstand bij mensen”, vervolgt Vriend. “Bij bedrijven zie ik dat ict-projecten niet altijd succesvol zijn, zeker wanneer deze de hele organisatie raken. Er wordt binnen deze projecten vaak te weinig rekening gehouden met de gebruikers. Zorg dat je hier als inkoopafdeling of organisatie voldoende aandacht aan besteedt, want dit maakt de kans op adoptie in de organisatie hoger. Zorg dat je de betrokkenen continu meeneemt in het traject. Dat leidt tot het nodige draagvlak en minder weerstand.”

Groeiende vraag
Ondanks de weerstand ziet Vriend dat steeds meer inkopers de waarde van inkoopsoftware inzien en het ook daadwerkelijk gaan gebruiken. “Dit zijn vooral grote, internationaal georiënteerde bedrijven. Maar ik zie ook steeds meer behoefte bij mkb-bedrijven, die door hun snelle groei toe willen naar slimme oplossingen voor inkoop. Hiermee kunnen ze de groei het hoofd bieden, met hetzelfde aantal mensen.”

Integratie functionaliteiten en gebruikersgemak
Softwareleveranciers spelen in op deze groeiende vraag. “De leverancier integreert steeds meer functionaliteiten en richt zich steeds meer op gebruikersgemak. Je ziet dit bijvoorbeeld bij Selectica, die dit jaar B-Pack en Iasta heeft overgenomen om haar klanten een breder scala aan functionaliteiten te kunnen bieden. Daarnaast zijn er leveranciers waaronder Coupa die van gebruikersgemak haar USP heeft gemaakt. “

Proof of concept
Ondanks de focus van softwareleveranciers op functionaliteiten en gebruikersgemak, ziet Vriend dat leveranciers nog moeite hebben met het nakomen van hun beloften. “Vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Bij selectietrajecten wordt er daarom vaak een ‘proof of concept’ uitgevoerd. Hierbij wordt heel het systeem doorgelicht om te kijken of het ook daadwerkelijk aan de eisen voldoet.” Dit wil Vriend zeker aanraden. “Zeker omdat je de pakketten langere tijd gaat gebruiken en deze de hele organisatie raken.”

Gefaseerde integratie
Daarnaast is het volgens Vriend verstandig om te beginnen met slechts één of twee modules. Na bewezen succes kan de rest van de software uitgerold worden. “Vaak beginnen organisaties eerst met spendanalyses en contractmanagementoplossingen, omdat deze relatief makkelijk te integreren zijn. Het gefaseerd invoeren van software heeft als technisch voordeel dat het gebruikersgemak en de werking getest kunnen worden. Maar het vermindert aan de andere kant ook de weerstand bij de gebruikers.”

Directie overtuigen
De directie overtuigen dat inkoopsoftware de investering en moeite waard is, kan nog een hele klus zijn. “Kijk naar de visie die de organisatie heeft”, adviseert Vriend. “Kijk naar belangrijke projecten die bij verschillende afdelingen spelen. Ontdek hoe zij denken over automatisering en leer hier goed op aan te sluiten. Hoe kan het inkoopsysteem op de behoeften van de belanghebbenden inspelen? Als een doelstelling van het bedrijf bijvoorbeeld duurzaamheid is, dan kan software inzicht verschaffen in het percentage duurzame leveranciers . Inkoopafdeling, kijk dus niet alleen: wat heb ik nodig? Maar vooral: wat kan ik bijdragen aan de business?”

Op InkopersCafe.nl is ook een duidelijk overzicht van de inkoopsoftware beschikbaar.

Nancy van Bemmel
Door Nancy van Bemmel
Nancy van Bemmel is een gedreven journalist. Voor Inkopers-café zet ze zich graag in om inkopers snel van het allerlaatste nieuws te voorzien. Heeft u tips voor Nancy? U kunt haar mailen via: nancy@inkopers-cafe.nl

Reacties:

  • Anoniem | 22-06-2015 om 10:56

    Ligt helemaal aan de soort handel wat je moet inkopen, ik ben niet van mening dat dit 1 op 1 toepasbaar is, voor wellicht 70% van de dagelijkse operationele inkopen wel, het blijft nog steeds ook mensenwerk

  • avriend | 26-06-2015 om 23:37

    Het blijft zeker mensenwerk want de mensen moet uiteindelijk met het systeem gaan werken. Als 70% van de dagelijkse operationele inkopen via het systeem kunnen worden afgehandeld is dit een prima resultaat.

  • Harry Aa | 13-11-2016 om 18:14

    Mooie inzichten in dit artikel! Toevallig doe ik onderzoek naar de relatie tussen Business Analytics (hiertoe behoort ook inkoopsoftware) en Inkoopprestatie. Binnen business analytics worden verschillende analytische tools gebruikt zoals bijv. Microsoft Excel. Bent u benieuwd hoe u inkooppprestatie kunt verbeteren m.b.v. business analytics? Voor mijn master thesis op het gebied van inkoop heb ik een enquête gemaakt over de relatie tussen Business Analytics en Inkoopprestatie. Momenteel ben ik hard op zoek naar enquête respondenten! De enquête duurt ongeveer zeven minuten. Ik zou het erg waarderen als u deelneemt aan het onderzoek! https://goo.gl/EuMPPD

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.