Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
18
06
Merel Plante
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Merel Plante
Categorie: Column
Soort:

Inkopers kijken graag over de schutting

Inkopers kijken graag over de schutting

Ik zie ze steeds vaker, de bedrijven waar inkoop, contractmanagement en (crediteuren)administratie flink veel samenwerken. En dat is geweldig goed nieuws! Want er zijn tenminste 3 redenen om nog sterker de banden aan te trekken met uw crediteurenafdeling:

1. Het bespaart. Ieder jaar weer. 
Jazeker: Bij de vertalingen van de contractuele afspraken valt ieder jaar opnieuw veel  te behalen. 
Stel, u heeft een schitterend inkooptraject gelopen met een nieuwe schoonmaakdienst. U heeft het onderste uit de kan gehaald. U heeft onder andere uitonderhandeld dat de meerwerkkosten niet apart doorberekend worden. Daarnaast heeft u afgesproken dat de indexatie op basis van de CBS-indexering is. Hoe waarborgt u deze afspraken? Het zou mooi zijn als alle systemen automatisch dit soort zaken doorvoeren. Maar helaas is de controle van net dit soort condities vaak nog handwerk. Dus heeft u een goede verstandhouding tussen inkoop, contractmanagement en administratie nodig. Waarbij u toelicht hoe het contract in elkaar steekt, en waar iedereen op moet letten bij het ontvangen van de facturen. En waarbij u jaarlijks dit contract weer de revue laat passeren. Het kan zo maar gebeuren dat de debiteurenafdeling van schoonmaakbedrijf zowel de meerwerkkosten op de factuur zet als op 1 januari de standaard verhoging van 3% doorrekent. En dat terwijl de CBS-indexering maximaal 1,5% was. Omdat ze dit voor al hun klanten doen. Dus een extra alertheid van iedereen op die eerste factuur van dat jaar levert ieder jaar veel op.                   

2. Betaaltermijnen worden onderdeel van uw onderhandelingen
Als u in uw onderhandelingen nog een additionele korting wilt behalen, zijn betaaltermijnen een schitterend middel. Binnen veel bedrijven liggen de betaaltermijnen rotsvast. Hier kan niet aan getornd worden. Omdat dit altijd zo geweest is. Of omdat het vroeger niet lukte binnen de organisatie een factuur snel genoeg goedgekeurd te krijgen. Dat is jammer, want met goede Purchase-to-Pay oplossingen hoef je dat probleem niet meer te hebben. Omdat de goedkeuring vooraf geregeld is, en niet pas bij ontvangst factuur. De betaling kan uitgevoerd worden zodra de factuur matcht met order en prestatieverklaring. Dus waarom niet sneller betalen? Als de betaling binnen een dag plaats kan vinden, zijn additionele kortingen met een leverancier ineens heel makkelijk te onderhandelen. 3%-5% is ineens geen uitzondering meer. Omdat het de leverancier een (dure) lening scheelt. Dit werkt pas echt goed bij een goede samenwerking en overdracht tussen inkoop en administratie. 

3. Nieuwe afspraken doorvoeren. 
Dit is een minder populaire, maar hij werkt wel. Als een leverancier niet aan de nieuwe afspraken voldoet, stelt de administratie (na een aantal waarschuwingen) de factuur niet betaalbaar. 
Stel, u heeft een bureau dat uw klanten opbelt met leuke, nieuwe aanbiedingen van uw bedrijf. U hebt echter onderhandeld over de nieuwe bewerkersovereenkomst die per 25 mei in is gegaan, en krijgt deze maar niet getekend retour. U heeft deze wel nodig om te voldoen aan de AVG, en als uw leverancier data lekt is het sinds afgelopen 25 mei uw probleem in plaats van het zijne. Dan kan het helpen om de factuur tijdelijk tegen te houden om wat extra druk te zetten achter de ondertekende bewerkersovereenkomst. In een goede verstandhouding met de crediteurenadministratie is dit zo gepiept. 

Nu was u al goed bezig. Deze redenen zijn er om u nog meer te overtuigen van de nut en noodzaak om de banden aan te halen. En echt goed samen te werken. U kunt bijvoorbeeld denken aan een frequent overleg á la een Sales en Operations Planning (S&OP). Maar dan voor Inkoop, Contractmanagement en Administratie. IC&A. Met op de agenda afwijkende betalingscondities. Klinkt goed, nietwaar?

Merel Plante
Door Merel Plante
Merel Plante begon als maritiem ingenieur in de scheepsbouw, behaalde een MBA in Barcelona en houdt zich nu liever bezig met de koers die haar klanten varen als het gaat om inkoopdigitalisering. Ondersteunt met advies over strategie tot uitvoering of – zoals ze het zelf noemt – ‘het gedaan krijgen’. Managing Partner en mede-oprichter van Grippr.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.