Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
29
09
09
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Koos Plegt
Dossier: Inkoop
Soort:

Inkopers overheid geven zichzelf 6,1

Inkopers bij de overheid kunnen nog veel besparen. Liefst 10 miljard, zo denken ze zelf. Dit wijst nieuw onderzoek van DPA Supply Chain naar inkoop in het publiek domein uit.

Vorige week werd op Prinsjesdag nog maar eens verduidelijkt wat we allemaal al vermoedden: we moeten de broekriem, economisch gezien, nog wat strakker aantrekken. Ondertussen loopt het begrotingstekort nog wat verder op. Efficiënter inkopen is een wens die overal hoog op de agenda staat of zou moeten staan. Zo ook in de publieke sector. Jaarlijks is er ruim 57 miljard euro gemoeid met publieke inkoop. Belastinggeld waarvan iedereen verwacht dat we het zo optimaal mogelijk besteden.

BoPP
Op donderdag 10 september werd in Den Haag onder grote belangstelling het DPA Supply Chain onderzoek naar Best of Public Procurement (BoPP) gepresenteerd. In dit onderzoek houden inkopers uit de publieke sector zichzelf tegen het licht. Een 6,1 gaven de 145 respondenten als rapportcijfer aan de publieke inkoop als geheel. Er is veel verbeterpotentieel, want op een schaal van tien moet een 7,5 als rapportcijfer mogelijk zijn. Vooral in de eerste en laatste fase van het inkoopproces (voorbereiding en specificatie tegenover contractering en implementatie) kan de publieke inkoop nog een grote professionaliseringsslag maken. Tussen de verschillende sectoren zijn echter grote verschillen te bemerken.

Minister Maria van der Hoeven van Economische zaken schreef het voorwoord. ‘Op dit moment zullen zowel inkopers als bedrijven het met mij eens zijn dat er nog wel iets te verbeteren valt aan onze manier van werken’, merkte ze daarin op. Daar is Max Boodie, directeur van DPA Supply Chain en initiator van BoPP, het wel mee eens. Dat wil volgens hem echter niet zeggen dat publieke inkopers op een lager niveau acteren. ‘We hebben ook onderzoek gedaan in de private sector. Het is lastig te vergelijken, maar dan doet publieke inkoop het op punten toch beter dan de private inkoop.’

Specialisten
Een goede aanbestedingsplanning, meer kennis van een bepaalde leveranciersmarkt; er valt nog veel winst te halen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want publieke inkoop beslaat een groot gebied. Boodie: ‘Inkoop bij de overheid varieert van brandweerauto’s tot laserguns voor de politie en ICT op de werkplek van de ambtenaar. Je hebt met veel verschillende leveranciers te maken.’

Het is belangrijk om te weten dat er niet één publiek domein is, zo vindt Boodie. 'Brandweer, ziekenhuizen, provincies, waterschappen, ministeries... er is niet zoiets als hét publieke domein. Er is onderzoek gedaan naar verschillende deelgebieden en dat maakt dit onderzoek krachtig. Het contract- en leveranciersmanagement bijvoorbeeld. Dat is in sommige sectoren goed ontwikkeld en in andere sectoren minder.' Hij bespeurt ook een zekere gevoeligheid in het publieke domein als het gaat om vergelijkingen met het private domein. 'Het is niet verkeerd', zo vindt hij, 'zolang je maar de omgeving en context meeneemt. Het is old school om te vinden dat je die gebieden niet met elkaar mag vergelijken. Ik snap de gevoeligheid wel; het is makkelijk om ambtenaartje te plagen. Public sector bashing is echter niet verdiend.'

Opleidingsniveau
Het opleidingsniveau van inkopers in de publieke sector is hoog. Hoger zelfs dan in de private sector. Veel academici en HBO'ers zijn werkzaam bij overheidsinstanties. Ook is de beroepsgroep relatief jong en vaak nog niet zo lang werkzaam in een inkoopfunctie. Dit geeft veel potentieel. Boodie: '78 procent van de respondenten geeft aan samen te weken met andere publieke organisaties. Prachtig toch dat dit gebeurd van onze belastingcenten? Zo leren ze van elkaars expertise. Ga dit met de BoPP-onderzoeksresultaten in de hand nog veel meer doen, zou ik zeggen.'

De respondenten kwamen uit op een bedrag van 10 miljard euro aan besparingspotentieel. Hoe is het onderzoek op dit bedrag gekomen? 'We hebben gevraagd aan de respondenten: “als jullie de verbeterzaken die jullie zelf aangeven langs de meetlat leggen en die dan ook echt effectueren, wat is dan de besparingspotentie?” Ze gaven aan dat ze dan voor 17 procent zouden kunnen besparen. Er is vast iets te vinden van de door ons gehanteerde berekening, we hebben namelijk de resultaten van ons onderzoek geprojecteerd op de gehele overheid, maar methodisch is het verdedigbaar.’

Aanbesteden
Veel besparingen liggen in Fase 1 (voorbereiding en specificatie) en Fase 3 (contractering en implementatie), maar er is zeker ook heel wat te verbeteren in Fase 2 - de daadwerkelijke aanbesteding. Veel van de verbeteringen moeten in samenhang worden gezien. Bijvoorbeeld de verbeterpotentie als het gaat om de doorlooptijd van Europese aanbesteding. Een veel gehoorde klacht van leveranciers en interne klanten van inkoop is dat een Europese aanbesteding te lang duurt. Boodie: ‘In het onderzoek stellen we vast dat een aanbesteding afhankelijk van de complexiteit tussen 90 en 140 dagen duurt. Op papier hoeft het zelfs maar 54 tot 72 dagen te duren. Dat kan echter alleen als alles op orde is en er niet eerst “achterstallig onderhoud” nodig is. Het kan als je projectteam klaar staat, je de leveranciersmarkt kent, de behoefte is bepaald, enzovoort. Maar als je één keer in de vier, vijf jaar gaat aan besteden, dan ontbreekt vaak de parate kennis. Doe je het elke dag, dan heb je de kennis paraat en kan het sneller.'

Boodie: ‘Beter plannen samen met de interne klant en met begrip voor de leveranciersmarkt helpt ook. Een goede aanbestedingsplanning is van groot belang en zorgt voor professionele rust, rust die nodig is om dit complexe werk - want dat is het - goed uit te kunnen voeren. Maar (gelukkig) is niet alles te plannen, wel veel maar niet alles….’

Prinsjesdag
'Zeker zo vlak na prinsjesdag is de verbeterpotentie die met BoPP wordt aangegeven iets om goed over na te denken', merkt hij op. 'Als je afdelingen zo ver krijgt dat het gaat leven, dat de samenwerking met leveranciers verder verbetert, dan is er een grote kans dat er op zijn minst een groot deel van die tien miljard besparing tot stand komt.'

Speciale aanbieding voor Inkopers-cafegasten
Vanaf 10 december is een pdf van het boekwerk met de onderzoeksresultaten gratis voor alle geïnteresseerden te downloaden vanaf de websites van DPA Supply Chain en de partners zoals Inkopers-cafe. Wilt u niet wachten en het boekwerk direct willen inzien dan is het boekwerk voor lezers van inkopers-cafe tegen het gereduceerde tarief van € 29,95 via de website van DPA Supply Chain beschikbaar.

Foto: DPA-directeur Max Boodie overhandigt eerste exemplaar van het BoPP-onderzoek aan Siep Eilander.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.