Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
12
10
10
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Drs. Freek G. Andriesse
Dossier: Inkoop
Soort:

Inkopers zetten de wereld voortdurend op hun kop

‘Life is to bring value’, aldus de geestelijk vader van best value procurement Dean Kashiwagi . En als er één terrein is waar nog veel te weinig waarde wordt geleverd, dan is dat wel inkoop. Punt is dat de nadruk te eenzijdig ligt op efficiency en niet op effectiviteit: het creëren van waarde samen met toeleveranciers

Negen van de tien inkooporganisaties zijn zeer eenzijdig gefocust op de kosten, de betere misschien ook wat op risicomanagement, maar nauwelijks op echte waardecreatie. En als er al van waardecreatie sprake is, dan bedoelt men het creëren van toegevoegde waarde door inkoop voor de business. De toegevoegde waarde van de leveranciers voor de business is nauwelijks in beeld’, met dat ontnuchterende beeld gaf Mirjam Kibbeling de aftrap van het vierde NEVI Nyenrode-congres op 29 september. Opnieuw was de belangstelling voor dit door de NEVI-kring Noord-Holland/Utrecht georganiseerde middagcongres groter dan het voorgaande jaar. Zo’n 350 mensen waren naar Breukelen getogen en de organisatoren moesten stoelen bijplaatsen achter in de zaal. Die grote belangstelling is niet alleen te danken aan de formule, uitstekende sprekers die theorie en praktijk in een compacte middagsessie bij elkaar brengen, maar ook aan de gelukkige greep van onderwerpen. Was het vorig jaar leveranciersmanagement dat onder de loep werd genomen, dit jaar stond waardecreatie in inkoop centraal. Een onderwerp dat niet alleen midden in de belangstelling, maar ook nog in de kinderschoenen staat. Niet alleen deze actieve NEVI-kring wil daar verandering in brengen. Het grootste Nederlandse inkoopcongres op 2 en 3 december in de RAI wordt gehouden onder het thema ‘Creating sustainable, innovative value chains’ en NEVI pakt direct door want ‘Waardecreatie in de keten door innovatie’ is het jaarthema voor 2011. Kibbeling deed met inkoophoogleraar Arjan van Weele recent onderzoek naar toegevoegde waarde - klantwaarde, maatschappelijke waarde en financiële waarde - door samenwerking met toeleveranciers in de keten. December promoveert zij op dit onderwerp. Met de inhoudelijk theoretische kant van waardecreatie zat het dus wel snor tijdens het NEVI Nyenrode-congres.

Quiz
De aanwezigen werden door Kibbeling echter niet overspoeld met een zwaar wetenschappelijk betoog, maar zij presenteerde de resultaten aan de hand van een quiz met stellingen. De volle zaal werd zo direct betrokken bij het onderwerp waardecreatie en er ontstond ook veel discussie, want vele van de onderzoeksuitkomsten stemmen tot dieper nadenken. Wat te denken van deze: ‘Hoe marktgerichter de onderneming, des te tevredener de klant’. Nee dus, zo blijkt uit Kibbeling’s onderzoek: marktgerichtheid jaagt de innovatie aan binnen de onderneming, maar heeft geen effect op klant noch leverancier. Wel bepaalt de mate van innovatievermogen bij de leverancier de mate van innovatie binnen de eigen organisatie en dat kan (maar hoeft niet per definitie) dan weer een positieve uitwerking hebben op de klant. De promovenda kwam ook op basis van haar onderzoek tot de conclusie dat duurzaam ondernemen innovatie aanjaagt en een sterkere motor voor innovatie is dan marktgerichtheid. Interessant natuurlijk, maar wat kun je daar als inkoper nu mee? ‘Een scherpe focus op de juiste toeleveranciers en adequaat leveranciersmanagement jagen het innovatievermogen van toeleveranciers aan. Hierdoor ga je beter presteren: innovatieve bedrijven presteren namelijk beter’, aldus Kibbeling.

Kashiwagi
Met de conclusie dat leveranciersgerichtheid je prestaties positief beïnvloedt, kon de overgang naar de volgende spreker niet beter zijn. Want waar wetenschapper Kibbeling ophoudt, begint Dean Kashiwagi. Hij is de geestelijk vader van een inkoopfilosofie die bekend staat als best value procurement. Een praktische methode om meer waarde uit je toeleveranciers te halen. Kashiwagi bracht zijn boodschap zeer smakelijk over de bühne, zoals alleen Amerikanen dat kunnen. Pittige uitspraken werden daarbij niet geschuwd en zijn gehoor dat uit louter inkopers bestond werd geenszins gespaard. ‘Door jullie focus op de laagste prijs en jullie basishouding om alles met dikke contracten te willen controleren, hebben jullie de supply base in feite vernietigd’. De mens, de inkoper zelf is het probleem, meent hij. Die opereert op basis van wantrouwen. In feite zetten de meeste inkopers de wereld voortdurend op z’n kop. De toeleverancier is de expert, de partij met de kennis en kunde, die het beter weet en het beter kan dan jezelf. En tóch vertrouw je hem niet en maak je een dik contract. Dat is toch de omgekeerde wereld? Hoe meer je terugvalt op het contract, hoe slechter de leverancier. En een lage prijs is in feite een Paard van Troje, want hierdoor haal je karrenvrachten aan inefficiëntie binnen. Toch concentreren negen van de tien inkooporganisaties zich vooral op de prijs, zoals Kibbeling al aangaf.

Paradigma
Het moet dus helemaal anders wil je echt waarde uit de keten halen. Zo anders, dat Kashiwagi spreekt van een ‘nieuw paradigma’. Best value procurement duidt hij aan als niet minder dan een ‘disruptive technology’. Nu wordt er in inkoopland de laatste tijd nogal kwistig met de woorden ‘nieuw’ en ‘paradigma’ gestrooid. Wat de Amerikaan bedoelt is in feite om precies de juiste toeleverancier te vinden. In zijn rol als de enige echte expert kan hij vervolgens met minimale controle van de opdrachtgever een maximale toegevoegde waarde voor je leveren. De paradigmaverandering in inkoop zit in de veranderende rol van de inkoper: van gedroomde expert naar het herkennen van de expert. De achterliggende gedachte is dat de inkoper gezien de grote hedendaagse dynamiek onmogelijk een goede kijk op de werkelijkheid kan hebben en alles kan weten. Gespecialiseerde toeleveranciers daarentegen hebben dat wel. Inkopers zouden dus meer moeten vertrouwen op hun toeleveranciers, in plaats van hen op voorhand te wantrouwen. Maar hoe kun je in vertrouwen de zaak loslaten? In plaats van de nadruk op controle achteraf, ligt bij best value procurement de focus op het voortraject. Hoe weet de toeleverancier dat hij kan presteren? Kan hij snel een planning opstellen? Wat zijn de risico’s en hoe zijn die te minimaliseren? Beoordeling van de toeleveranciers vindt niet alleen plaats op basis van prijs en prestaties in het verleden, maar ook op grond van een risk asessment/value added-plan. Met name daar kan de toeleverancier laten zien wat hij waard is: welke harde toegevoegde waarde kan hij leveren? Het gaat er om zo weinig mogelijk informatie van de potentiële toeleverancier te vergaren. Maar wel precies de juiste. ‘Hoe dikker je RFP, hoe slechter de toeleverancier’, aldus Kashiwagi.

Pilot
Kashiwagi’s gedachtegoed is in Nederland onder meer geland bij Sicco Santema en Jeroen van de Rijt van organisatieadviesbureau Scenter die er een heel boek aan wijden. De titel ‘Prestatie-inkoop. Wie steekt er boven het maaiveld uit’ vat kernachtig samen waar het bij best value procurement in de kern om draait. Van de Rijt liet tijdens het congres zien dat deze inkoopmethodiek inmiddels al bij een flink aantal organisaties wordt gebruikt. Van IHC tot Gemeente Den Bosch en van Waterschapsbedrijf Limburg tot Ballast  Nedam. Van persoonlijke beschermingsmiddelen tot geluidsscherm en rioolsysteem. Vooralsnog ‘s werelds grootste pilot vindt echter plaats bij Rijkswaterstaat. En inkoopmanager Wiebe Witteveen kwam in Breukelen uit de doeken doen hoe dat verliep.  Zijn organisatie zette best value procurement in voor het programma Spoedaanpak Wegen. Bij dit programma, een paradepaardje van voormalig minister Eurlings van Verkeer en Waterstaat, worden 30 knelpunten in het wegennet versneld aangepakt. Voor alle knelpunten moet voor 1 mei volgend jaar de schop in de grond gaan en voor tien daarvan moet afronding hebben plaatsgevonden. Een hele opgave voor de langzaam malende molens van Rijkswaterstaat. Van die groep van 30 werden er 16 via best value procurement ingekocht, waarbij bundeling plaatsvond in zes pakketten. Er werd eerst een beautycontest georganiseerd waarbij de projecten op hoofdlijnen werden uitgewerkt. Door middel van zes uniforme aanbestedingsprocedures vond gunning plaats aan die partijen die de versnelling mogelijk zouden kunnen maken.

Versnelling

Wat betreft EMVI, de Economisch Meest Voordelige Inschrijving, die was voor 70 procent op kwaliteit op basis van best value procurement (risicodossier, kansendossier, planning en interviews met vier sleutelfunctionarissen) en voor 30 procent op prijs (doelprijs op basis van uitgangspunten van de opdrachtgever). Rijkswaterstaat besloot tevens te werken met de nodige financiële prikkels, waaronder een bonus dan wel malus bij vervroegde dan wel vertraagde openstelling. Tijdens het NEVI Nyenrode congres maakte inkoopmanager Witteveen de tussenbalans op van deze proef met best value procurement. ‘We hebben de versnelling behaald, en daar was het ons vooral om te doen. Overigens vinden ook de toeleveranciers dat prettig, want de aanbestedingsprocedure is meer dan gehalveerd qua doorlooptijd: van negen maanden eerst, naar vier maanden nu. Daar zit voor een ieder een flinke efficiencywinst in’, aldus een enthousiaste Witteveen. Rijkswaterstaat merkte ook dat waarde in plaats van de laagste prijs zich vertaalt in het leveren van meer kwaliteit door de inschrijvers. Sterker nog: de hoogste kwaliteit blijkt vaak hand in hand te gaan met de laagste inschrijvingsprijs. Heel belangrijk bleken de interviews. Die zijn een onverbrekelijk deel van het best value procurement-concept, maar voor de sector waarin Rijkswaterstaat opereert iets geheel nieuws waar men wel aan moest wennen.

Debat
Nu alle kanten van waardecreatie waren belicht - de theorie door Kibbeling, de methode door Kashiwagi en tenslotte de praktijk door Witteveen - was het woord aan de laatste spreker. Wim Eilering van de Debat Company hield een strak verhaal over de kunst van het debatteren. Hij trainde reeds menig politicus. Onder de indruk van het niveau van het gemiddelde debat in de eerste en tweede kamer is hij nochtans niet. Debatvaardigheid kan de inkoper goed van pas komen bij onderhandelingen. Stel jezelf de volgende basisvragen, vertelde Eilering. In de eerste plaats: wat is de boodschap. Is die helder en duidelijk? Weet je eigenlijk wel wat je wilt en waarom je dat wilt? In de tweede plaats: wie wil je overtuigen? Ken de ander. Waar is hij of zij gevoelig voor? Waar is de ander naar op zoek en hoe krijg ik hem dan mee? En als derde: geloof je het zelf? Het eindresultaat moet zijn: ‘Ja, u heeft gelijk, waar kan ik tekenen’. Je moet dus vragen om je gelijk. Hij liet dat zien aan het optreden van Kashiwagi, die steevast na een stelling te hebben geponeerd aan het publiek vroeg: ‘Am I right?’ Dat is prima, vond de debatexpert. Gelijk hebben is één, gelijk krijgen is echter twee. Je opponent moet je je gelijk ook gunnen. Wie zegt gelijk te hebben, zal het zelden krijgen. En om als winnaar uit een debat te komen is meer nodig dan materiedeskundigheid. Uitstraling, lichaamstaal en empathie zijn net zo belangrijk.
Iedereen in de zaal kon daar direct zijn voordeel mee doen, want het vierde NEVI Nyenrode congres werd afgesloten met een debat tussen de sprekers en de zaal. Daaruit bleek goed dat waardecreatie voor de meeste inkopers nog een nieuw onderwerp is. Een paar verlichte bedrijven zijn er mee bezig en boeken goede resultaten door de toeleverancier de ruimte te geven. Anderen zeggen open en eerlijk het nut ervan te zien, maar nog niet de juiste cultuur te hebben.  ‘Begin klein. Doe eens een pilot’, opperde Van de Rijt van Scenter. ‘Slechter kun je daar niet van worden’. Want waarde gaat over het leven zelf. ‘Life is to bring value’. Met die filosofische woorden besloot de geestelijk vader van Kashiwagi dit geslaagde congres.

Door Drs. Freek G. Andriesse
Drs. Freek G. Andriesse is inkoopjournalist en adjunct hoofdredacteur van Deal!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.