Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
03
09
15
Nancy van Bemmel
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
1
Door Nancy van Bemmel
Dossier: Inkoop
Soort:

Inrichting van succesvol contractmanagement

Inrichting van succesvol contractmanagement

“Driekwart van de contracten in Nederland wordt niet gemanaged”, stelt René van den Hoven, kennis en accountmanager bij NEVI. “Inkoop zorgt voor lage kosten, waardecreatie, doelmatigheid, rechtmatigheid of risicobeheersing, maar hier komt door gebrekkig contractmanagement uiteindelijk weinig van terecht. Daarmee gaat veel economische waarde verloren en lopen organisaties grote risico’s op het gebied van compliance en rechtmatigheid.”

Hoven stelt in zijn whitepaper dat er vijf pijlers zijn die tot succesvol contractmanagement kunnen leiden. Deze pijlers zijn organisatie, contractadministratie, prestatiemanagement, leveranciersmanagement en relatiemanagement.

Organisatie
Volgens Hoven is de eerste logische stap van contractmanagement het in kaart brengen van de huidige situatie en de doelstellingen. “Vanuit strategisch perspectief zullen bedrijven in de private sector eerder sturen op kosten en waardecreatie, en publieke organisaties op risicobeheersing, rechtmatigheid en doelmatigheid. Dit bepaalt uiteindelijk de wijze waarop je omgaat met contractmanagement”, stelt Hoven.

Contractadministratie
Een contract dat in een la stof ligt te vangen is onacceptabel volgens Hoven. “Contracten moeten eenvoudig te vinden zijn en verplichtingen moeten transparant zijn vastgelegd. Immers, een contract waarvan alle interne belanghebbenden de inhoud kennen, is een voorwaarde voor de maximale benutting daarvan. Ook eventuele risico’s, bijvoorbeeld op het gebied van compliance, kunnen dan gemanaged worden. Daarbij moeten natuurlijk wel alle leveranciersgerichte processen, zoals ordering en sturing, efficiënt zijn ingericht en moet het contractbeheer gekoppeld zijn aan een contractmanagementsysteem.”

Prestatiemanagement
Het monitoren en bijsturen van prestaties is de kern van prestatiemanagement. Hoven: “Met behulp van scorecards worden prestaties, aan de hand van relevante KPI’s, bijgehouden en worden er vervolgens acties ondernomen om deze waar mogelijk te verbeteren”.

Hoven stelt in zijn whitepaper een stappenplan voor. “Het uitgangspunt voor prestatiemanagement is de organisatiestrategie. Formuleer wat de strategische doelen zijn en welke kritische succesfactoren deze doelen beïnvloeden. Vervolgens kijk je welke activiteiten daaraan bijdragen. Op basis van deze activiteiten stel je KPI’s vast, inclusief definitie, norm en meetinstrument. De laatste stap is het implementeren van dit meetsysteem. Daarmee wordt een cyclus van plannen, uitvoeren, evalueren en verbeteren in gang gezet.”

Leveranciersmanagement
Om zijn punt over leveranciersmanagement duidelijk te maken haalt Hoven een passage uit het boek van Gerco Rietveld: Inkoop, een nieuw paradigma aan. “Het is zeker geen slecht idee dat we eens per jaar de concurrentiestelling tegen het licht houden. Maar dan moeten we de aanbieders niet laten concurreren op prijs, maar op kosten of kwaliteit of op tijd of andere waarden die voor onze organisatie van belang zijn. We voeren een open dialoog met onze leverancier over wat onze organisatie nastreeft en de uitdagingen die daarbij spelen. Kan de leverancier hier een bijdrage aan leveren?”

Volgens Hoven is er sprake van leveranciersontwikkeling wanneer beide partijen de wil en het vermogen hebben om de relatie te versterken. “Dit vraagt om twee organisaties die zich aan elkaar kunnen spiegelen. De inkopende partij moet een team neerzetten dat niet onderdoet voor het accountteam van de leverancier. Ook moeten beide partijen bereid zijn om hun werkwijze eventueel aan te passen wanneer dit verbeteringen in de samenwerking teweegbrengt. Denk daarbij aan anders specificeren, ander koopgedrag en aangepaste processen.”

Relatiemanagement
Contractmanagement vereist goede relaties met alle stakeholders. “Dit kan de inkoper, inkoopdirecteur en de contractgebruiker in de interne omgeving zijn, maar ook de leverancier en betrokken derde partijen, zoals een toezichthouder.”

Allereerst moeten de stakeholders van een contract gedefinieerd worden middels een stakeholderanalyse. “Naast het identificeren van de stakeholders moet ook het eigenaarschap van het contract duidelijk worden gemaakt. Verder moet de relatie tussen de eigen organisatie en de leverancier goed georganiseerd worden." Tot slot is communicatie volgens Hoven de sleutel van goed relatiemanagement. 

Nancy van Bemmel
Door Nancy van Bemmel
Nancy van Bemmel is een gedreven journalist. Voor Inkopers-café zet ze zich graag in om inkopers snel van het allerlaatste nieuws te voorzien. Heeft u tips voor Nancy? U kunt haar mailen via: nancy@inkopers-cafe.nl

Reacties:

  • Anoniem | 08-09-2015 om 12:11

    de link naar de whitepaper werkt niet (meer)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.