Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
12
01
10
John Tabbers
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door John Tabbers
Dossier: Inkoop
Soort:

Laten inkopers hun bonus massaal liggen?

Kunnen aanbestedingsresultaten hoger?

Analyse van informatie van de aanbestedingskalender met betrekking tot de aanbesteding van kopieerpapier in de periode 2008-2009 toont een gevarieerd beeld: de maximale contracttermijn inclusief optionele verlenging(en) ligt tussen 2 en 5 jaar, de vaste contracttermijn exclusief optionele verlenging(en) ligt tussen 2 en 4  jaar, als gunningscriterium wordt bij circa 60% van de projecten ‘de laagste prijs’ toegepast en bij circa 40% van de projecten ‘economisch meest voordelige inschrijving (EMVI)’. Een belangrijke variabele hierbij is de mate van gevraagde additionele dienstverlening. De methodiek van prijsaanpassing gedurende de looptijd van het contract is ongetwijfeld in de betreffende bestekken vastgelegd maar niet snel te achterhalen.

Dit roept de vraag op: is er niet een of ander algemeen optimum denkbaar waarnaar gestreefd zou moeten worden voor wat betreft de vaste contracttermijn, het aantal optiejaren en de prijsaanpassingsmethodiek?

Een dergelijk optimum is denkbaar en is gebaseerd op de volgende elementen:

  • een zo kort mogelijke vaste contracttermijn;
  • een zo groot mogelijk aantal optiejaren;
  • een prijsaanpassingsmethodiek die gebaseerd is op een combinatie van branche-relevante indices en een ‘maximumclausule’.

Toepassing van deze grondslagen bij een aanbesteding van kopieerpapier met een referentiewaarde op jaarbasis van euro 674.000 excl. btw inzake de 12-maandsperiode 2007/2008 leidde medio 2008 tot een referentie-inschrijfsom van euro 561.000 (min 17%) terwijl de prijzen ingaande januari 2010 verder gedaald zijn met 16% ten opzichte van de referentie-inschrijfsom. Vergelijkenderwijs betekent dit voor 2010 een kostennivo van circa euro 470.000, een kostenverlaging derhalve van euro 202.000 ten opzichte van de situatie in 2007/2008.
Een pluim voor het aanbestedingsteam! En dit los van de overwegingen dat de papierprijzen gaandeweg gedaald zijn en de concurrentie heftiger is geworden: zouden voornoemde elementen niet in het bestek opgenomen geweest zijn dan zouden deze aanbestedingsresultaten en verdere kostenverlagingen niet in die omvang gerealiseerd zijn.

Een voortzetting van deze methodiek bij een viertal andere aanbestedingsprojecten op facilitair gebied heeft geleid tot een direct aanbestedingsresultaat van bij elkaar euro 2,8 mln op een totaal aan referentie-kosten van euro 6,8 mln, oftewel een gemiddelde kostenreductie op jaarbasis van 41%.

Voorbeelden uit de Fabeltjeskrant?

Deze resultaten lijken ongeloofwaardig. Bij nadere analyse is het echter bijna logisch dat een dergelijk aanbestedingsconcept tot frappante resultaten leidt en wel om de volgende redenen:

  • een leverancier kent vooral het hier en nu, en vertaalt onzekerheden in prijsopslagen;
  • deze onzekerheden betreffen de omvang en samenstelling van de te verlenen goederen- of dienstenstroom en de ontwikkeling van de voor hem relevante kostencomponenten;
  • de onzekerheden met betrekking tot de te verlenen goederen- of dienstenstroom kunnen in grote mate weggenomen worden door detailinformatie te verstrekken met betrekking tot de laatstbekende 12 maanden, aangevuld met een schets van de trendmatige ontwikkelingen;
  • de onzekerheden met betrekking tot het effect van toekomstige kostenontwikkelingen kan weggenomen worden door een prijsaanpassingsmethodiek overeen te komen die gebaseerd is op indices die gangbaar zijn in de betreffende branche, een snelle start van prijsaanpassing en een hoge aanpassingsfrequentie bijvoorbeeld per begin van ieder kwartaal;

Voor inschrijvers betekent dit dat onzekerheden in belangrijke mate weggenomen zijn en daardoor blijken zij bereid ‘elkaar het kot uit te vechten’ en aantrekkelijke inschrijvingen te doen.
Echter, ook aanbesteder zit in een redelijk comfortabele positie doordat zijn risico naar twee kanten is afgedekt:

  • bij een stijging van relevante kosten stijgt de prijs nooit hoger dan index-conform;
  • bij een daling van relevante kosten daalt de prijs zonder enige discussie overeenkomstig de prijsaanpassingsmethodiek;
  • bij een wijziging van de markt-/concurrentiesituatie waardoor de prijzen sneller stijgen dan overeenkomstig de prijsaanpassingsmethodiek, heeft aanbesteder het eenzijdige recht de optiejaren uit te oefenen waardoor zijn prijzen gaandeweg lager liggen dan de marktprijzen;
  • bij een wijziging van de marktsituatie waardoor de prijzen sneller dalen dan overeenkomstig de prijsaanpassingsmethodiek, heeft aanbesteder het recht om de overeenkomst op te zeggen terwijl inschrijver de mogelijkheid heeft om de prijsaanpassingsmethodiek niet ten volle door te voeren teneinde aanbesteder niet van zich te vervreemden.

Kortom, op basis van een dergelijk aanbestedingsconcept kunnen aanbesteder en inschrijver tot in lengte van jaren tevreden zijn over de deal –althans wat betreft de prijsstelling gedurende de looptijd van het contract-.

Uitzonderingen of dagelijkse praktijk?
Wij hebben de indruk dat het toepassen van een korte vaste contractperiode in combinatie met een redelijk groot aantal optiejaren, een doordachte prijsaanpassingsmethodiek, gedetailleerde informatieverstrekking en toepassing van het absolute scoremodel in plaats van het relatieve scoremodel, geen gemeengoed is. Dit is enerzijds te wijten aan onbekendheid met het optimaliseren van de niet-juridische aspecten van een aanbesteding, gericht op het maximaliseren van inschrijvingsconcurrentie per perceel, en anderzijds aan de foutieve gedachte dat een korte vaste contracttermijn aanleiding geeft tot een verhoogde frequentie van aanbestedingen ‘waarop niemand zit te wachten’.

Uw bonus?
Aanbestedingen voor een groot aantal diensten en leveringen kunnen bij toepassing van de beschreven principes leiden tot significante aanbestedingsresultaten die gemiddeld in de orde van grootte van 40% liggen maar incidenteel kunnen oplopen tot 70%.
Hetgeen toch op enigerlei wijze een grondslag zou mogen zijn voor een bonus zodra u dit realiseert!

John Tabbers
Door John Tabbers
drs. John Tabbers, woonachtig te Waalre, is zelfstandig adviseur met een brede ervaring in kwantitatieve analyses, met name op het gebied van kostenbeheer en aanbestedingsprojecten. Hij publiceert regelmatig over actuele thema’s rond aanbestedingen en kostenbeheer, met als doel ervaringen te delen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.