Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
16
03
10
John Tabbers
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door John Tabbers
Dossier: Index / overzicht / marktplaats / overig
Soort:

Maximalisatie van de inschrijvingsconcurrentie......een lippendienst??

Maximalisatie van de inschrijvingsconcurrentie. Vraag inkopers er naar en eenieder zal volmondig zeggen dat dit uíterst belangrijk is. Een eerlijke enkeling zal er aan toevoegen dat het ook wel lastig is omdat het betekent dat er meerdere inschrijvingen beoordeeld moeten worden. ‘Hetgeen in wezen verspilde moeite is omdat er toch maar één kan winnen. En om te kiezen zijn ook twee inschrijvingen voldoende!’. Deze laatste statement is niet onwaar. Maar leidt het ook tot bevredigende aanbestedingsresultaten?

Zoals ik in een voorgaand web-artikel heb gesteld, dient maximalisatie van de inschrijvingsconcurren-tie het allesoverheersend uitgangspunt te zijn voor een bestek. Alleen dan kan ‘de markt zijn werking doen’. Hetgeen tezelfdertijd betekent dat maatschappelijke middelen zo goed mogelijk aangewend worden. Altijd zinvol in tijden van financiële krapte en bezuinigingsnoodzaak.
De vraag is natuurlijk wel: hoe doe je dat? Onderstaand bespreek ik een drietal hoofdregels.

De eerste regel is dat je geen inschrijvers moet uitsluiten door onhandige formuleringen in het bestek  met betrekking tot volumecumulatie en perceelstructurering.
Volumecumulatie leidt er meestal toe dat de eisen ten aanzien van referentie-omzet en financiële ratio’s zodanig sterk toenemen dat steeds minder inschrijvers er aan kunnen voldoen. Dit negatieve effect kan eenvoudig gecompenseerd worden door omgekeerd evenredig de perceelstructurering te detailleren naar kleinere eenheden. Een voorbeeld: je kunt schoonmaakdiensten aanbesteden in één perceel omvattende alle gebouwen van aanbesteder in alle provincies; je kunt natuurlijk ook detailleren naar één perceel per provincie of zelfs per gewest. Voor de beschrijving van de schoon te maken panden maakt het niet uit en het bestek blijft grotendeels hetzelfde.
Perceelstructurering wil zeggen het structureren van de aan te besteden diensten- of goederenstroom naar percelen en subpercelen. Hierbij dienen de percelen zoveel mogelijk inhoudelijk homogeen te zijn en afgestemd te worden op de mogelijkheden en technische capaciteiten van marktpartijen. Onhandigheden in dit verband zijn onder meer het formeren van heterogene percelen of van percelen die subpercelen of activiteiten omvatten met een verschillend aantal marktaanbieders. Een voorbeeld: een perceel omvattende het uitvoeren van koeriersritten ten behoeve van de bezorging van watermonsters (95% van het aantal ritten) en van radio-actieve medische materialen (5% van de ritten), kan slechts uitgevoerd worden door een inschrijver die radio-actieve materialen mag vervoeren. Alle koeriersbedrijven die niet over de hiervoor vereiste vergunningen en uitrusting beschikken, zijn uitgesloten. Een ander voorbeeld: een perceel met betrekking tot postale dienstverlening omvattende bezorging van poststukken binnenland met verschillende overkomstduur en van aangetekende stukken, kan vanwege de aangetekende stukken slechts door één postbedrijf verzorgd worden.
De inrichting van de perceelstructuur is daarmee essentieel voor de vraag in welke mate aanbesteder ruimte schept voor maximalisatie van inschrijvingsconcurrentie of blijft hangen aan meer of minder monopolistisch getinte inschrijvers met navenante inschrijvingsprijs.

De tweede regel is dat je inschrijvers moet verleiden tot scherpe inschrijvingen door zoveel mogelijk onzekerheden met betrekking tot de omvang en aard van de te leveren goederen- of dienstenstroom en met betrekking tot de mogelijkheden tot handhaving van marge bij zich wijzigende kostenontwikke-lingen, weg te nemen. Het eerste kan door detailinformatie te verstrekken bijvoorbeeld betreffende de achterliggende 12 maanden. Het tweede kan door een branchegerelateerde prijsaanpassingsmetho-diek op te nemen in het bestek, met een snelle eerste toepassing en frequente vervolgtoepassingen.

De derde regel is dat je inschrijvers moet overtuigen van je intentie om een zo langdurig mogelijke relatie aan te gaan die niet verbroken zal worden zolang inschrijver de overeengekomen kwaliteit levert tegen een prijs die past binnen de overeengekomen prijsaanpassingsmethodiek. Hierbij getuigt het van risicobeheersing door aanbesteder wanneer deze de overeen te komen contractduur splitst in een korte vaste contracttermijn en een lange optionele contracttermijn die is opgesplitst in optionele deeltermijnen van bijvoorbeeld een halfjaar.

Worden deze drie hoofdregels toegepast, dan wordt de inschrijvingsconcurrentie gemaximaliseerd en mogen scherpe inschrijvingen tegemoet worden gezien zonder dat dit gepaard gaat met aantasting van kwaliteit. Immers: inschrijvers weten redelijk precies waarop zij inschrijven, dat de contractperiode langdurig van aard zal zijn zolang zij kwaliteit leveren en dat de bij gunning overeengekomen marge redelijkerwijs gedurende de looptijd van het contract behouden zal blijven.
Aanbesteder daartegenover kan alsdan een fors aanbestedingsresultaat inboeken en hoeft normaliter de komende jaren niet meer aan te besteden. Hetgeen stemt tot tevredenheid!

Ook profiteren van betere aanbestedingen? Volg een van de workshops.

John Tabbers
Door John Tabbers
drs. John Tabbers, woonachtig te Waalre, is zelfstandig adviseur met een brede ervaring in kwantitatieve analyses, met name op het gebied van kostenbeheer en aanbestedingsprojecten. Hij publiceert regelmatig over actuele thema’s rond aanbestedingen en kostenbeheer, met als doel ervaringen te delen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.