Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
06
11
Robert Driessen
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
1
Door Robert Driessen
Dossier: Column
Soort:

Wie is de beste inkoper?

Wie is de beste inkoper?

Commerciële bedrijven worstelen veelal met betrouwbare inkoopprestatiemeting: wie is nou eigenlijk de beste inkoper? Antwoord: als meest succesvolle inkoper wordt in de praktijk veelal degene gezien die zichzelf het beste presenteert. Daarmee is er weinig onderscheid met een verkoper of accountmanager. Om inkoopprestaties echter eerlijk te kunnen beoordelen, zul je de prestatie niet alleen subjectief, maar ook objectief moeten meten. En dat is niet bepaald eenvoudig. Maar het kan!

Toen ik nog klein was, schreef ik voor Nevi II een scriptie over inkoopprestatiemeting. De conclusies zijn nog steeds actueel:

  • Betrouwbare meting werkt alleen bij weinig criteria: meet alleen zaken die echt relevant zijn voor het bedrijf en zijn klanten
  • Er bestaan weinig goede, betrouwbare methodes voor prestatiemeting

Complexe wereld
Eerst een stevige disclaimer: externe ontwikkelingen en omstandigheden zijn niet alleen onvoorspelbaar, maar kunnen ook enorm veel impact hebben op (inkoop)prestaties. Het is een mooie uitdaging om te budgetteren wat jouw spend eind volgend jaar zal zijn en hoeveel je dan hebt bespaard. Maar in alle eerlijkheid, hoeveel invloed kan een inkoper hier nou echt op uitoefenen? Wat gebeurt er wanneer de marktleider de nummer twee overneemt, als een leverancier failliet gaat, als je er een nieuwe klant bij krijgt waardoor jouw volume fors groeit? Dat zijn allemaal zaken waarvan de impact vele malen groter zal zijn dan jouw onderhandelingstechnieken. Het is overigens wel een vak om dit soort onverwachte omstandigheden te vertalen naar inkoopvoordeel. Of, beter nog, je contracten zo voorbereid te hebben dat marktveranderingen automatisch leiden tot vooraf vastgelegde verbeteringen. 

Het geluk van de markt
Nog complexer zijn de macro-economische ontwikkelingen die leiden tot koersschommelingen van grondstoffen en valuta’s. Ook hiervan is de impact stukken groter dan van jouw capaciteiten. Dus wat gebeurt er in de praktijk: de grondstofkoersen dalen en de inkoper presenteert een prijsdaling als eigen succes. Of de koersen stijgen en de handige inkoper legt uit dat er ‘ondanks gigantische prijsstijgingen’ slechts een paar procent meer is betaald. Het probleem is dat er maar weinig personen binnen een bedrijf, anders dan de gespecialiseerde inkoper, op de hoogte zijn van de ontwikkelingen en de details binnen de inkoopmarkt. Een inkoper kan de informatiemacht dus voor zichzelf houden en communiceren wat het beste uitkomt. Ik beweer niet dat dit altijd door iedere inkoper gebeurt, maar het is wel verleidelijk. Een inkoopprijswijziging zou je daarom moeten afzetten tegen de veranderende marktomstandigheden. Wat is er gebeurd met de koersen, wat is het aandeel van de kostprijs van de grondstoffen binnen mijn ingekochte product en wat is de impact van volumeveranderingen. Als je de inkoopprijzen voor jouw inkoopportfolio weegt met het jaarvolume, dan kun je dit vergelijken met de gewogen koersveranderingen. Pas dan wordt zichtbaar of de ontwikkeling van de kostprijs parallel loopt met die van de inkoopprijs en (dus) of dat de verkopende of de inkopende partij haar marge heeft verbeterd.

De leveranciersprestatie is jouw prestatie
Bovengenoemde beoordeling is gericht op de prijs en marges. Voor een evenwichtig oordeel zou je dit moeten combineren met andere elementen dan de prijs. De resultaten van je leveranciersbeoordeling kun je prima verbinden aan de verantwoordelijke inkoper, die eindverantwoordelijk is voor de prestaties van de eigen leveranciers. Een goede leveranciersbeoordeling bestaat uit objectieve en subjectieve beoordelingen. Als objectieve criteria zie je veelal de leverbetrouwbaarheid, productkwaliteit, milieunormen en efficiency binnen het proces, zoals correcte dataoverdracht en juiste facturatie. Maar vergeet ook niet de softere elementen te beoordelen: relatie met de leverancier, proactiviteit, innovatief vermogen en reactiesnelheid. Daarbij moet je voorkomen dat alleen de inkoper oordeelt; collega’s uit de overige vakgebieden hebben ook een mening over de prestatie van een leverancier. Door deze feedback op een juiste manier te wegen, ontstaat er een gebalanceerd oordeel. Indirect wordt de inkoper dan via de leveranciersprestatie ook beoordeeld door collega’s.

Door deze koppeling te maken, worden financiële en kwalitatieve prestaties beoordeeld. Als je tot slot niet oordeelt over de statische cijfers maar met name kijkt naar de ontwikkelingen binnen de prestaties, dan heb je een prachtig middel om te sturen en te belonen. 

Zelf geloof ik minder in strakke KPI’s maar meer in de impact die een individu heeft binnen een bepaalde situatie. Heeft de inkoper er naar omstandigheden alles aan gedaan om een optimale deal en verbeterde prestatie te bereiken en heeft de persoonlijke inspanning geleid tot een beter resultaat dan dat de concurrent maakt?

Mijn toenmalige directeur bij Superunie zei altijd treffend: “Een goede inkoper ligt de nacht na het sluiten van een deal wakker, omdat ie twijfelt of de afgesloten deal wel echt optimaal is. De dag nadien moet er onrust ontstaan en gretigheid om de onderhandeling eigenlijk weer opnieuw te starten. Dán ben je een goede inkoper.”

Robert Driessen
Door Robert Driessen
Robert Driessen heeft meer dan 20 jaar inkoopervaring in de groothandel en retail. Nadat hij werkte bij technische groothandel Plieger, kocht hij zuivel in voor Superunie, daarna kantoorartikelen bij Quantore en werd hij Inkoopdirecteur bij Bruna. In 2015 bouwde Robert daarnaast samen met Jan-Paul Plieger slimme software om heel snel kostprijzen te kunnen simuleren, bedacht door inkopers en niet door IT'ers. Door grote databestanden te combineren, kun je met What's The Price iedere kostprijs simuleren, binnen enkele minuten. Vele grote Nederlandse ondernemingen kopen ondertussen transparant in door gebruik te maken van deze cloud tool. WTP breidt nu uit naar Duitsland, Engeland, Frankrijk en Amerika. Meer informatie vindt u op: whatstheprice.com

Reacties:

  • Roelof | 06-11-2018 om 12:02

    Wat is de beste deal? Ik geef als inkoper thuis, liever MEER geld uit mijn telefoon (een iPhone) dan minder, omdat ik dan (in mijn ogen) uiteindelijk een betere deal heb dan met andere telefoons. En als ik dan aan mijn interne klant denk (mijn vrouw), lig ik soms wakker met de vraag: had ik haar niet moeten adviseren om nog meer geld uit te geven aan een hoger model?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.