Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
17
03
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Koos Plegt
Dossier: Overheidaanbesteding
Soort:

'Onschuldig' mailtje heeft grote gevolgen

Een klein foutje kan rampzalige gevolgen hebben in een aanbesteding. Een groot softwarebedrijf moest met de billen bloot nadat aan het licht kwam dat er een 'verkeerd' mailtje was verstuurd. De grote vraag: is dit per ongeluk gebeurd?

Het overkwam Centric IT Solutions. De ict-dienstverlener werd door de gemeente Assen uitgesloten van de aanbesteding van een nieuw softwaresysteem voor personeelzaken, nadat het bedrijf de regels van de aanbestedingsprocedure had overtreden. 'Het is tijdens de aanbesteding, op straffe van uitsluiting, niet toegestaan andere functionarissen van de gemeente Assen rechtstreeks te benaderen over deze aanbesteding', stond er in de regels gesteld. Centric ging de fout in door hun vaste contactpersoon, dus een andere medewerker dan de voor de aanbesteding aangewezen contactpersoon, te benaderen met een vraag over het bestek. De gemeente zag zich daardoor genoodzaakt Centric uit de aanbesteding te wippen.

Pittige stellingname
Centric spande hierop een kort geding aan tegen Assen, maar kreeg ongelijk van de rechter. Het verweer van het IT-bedrijf was dat het zich niet had gerealiseerd dat het niet was toegestaan en dat de gemeente er zulke zware consequenties aan zou verbinden. De gemeente, op haar beurt, was juist van mening dat Centric bewust in strijd met het voorschrift heeft gehandeld, waardoor de eerlijke concurrentie in het geding zou zijn (bron: computable.nl). Een nogal pittige stellingname: zou Centric inderdaad, zoals Assen min of meer beweerd, iets 'onder de tafel' hebben willen regelen? Dat maakt het meteen een controversiële kwestie. Is dit waar? En zo ja, gebeurd het dan vaker? Is Nederland langzaam aan het veranderen in een Bananenrepubliek waar corruptie welig tiert? Via Centric IT solutions komen we er helaas niet meer achter. De woordvoerster van het bedrijf liet telefonisch weten dat Centric de zaak achter zich wil laten en dat het 'geen zin meer’ heeft om er nog op te reageren.

Ongeschreven regels
Inkoopadviseurs reageren verbaasd op de zaak Centric-Assen. 'Als ik eerlijk ben, heb ik dit soort zaken in mijn omgeving niet recent meegemaakt', zegt Rudolf Broekhuizen, Senior Consultant bij DPA Supply Chain. Broekhuizen denkt dat het 'absoluut per ongeluk kan zijn gegaan'. 'Temeer omdat er sprake lijkt van een reeds bestaande relatie tussen de gemeente Assen en Centric. Maar ik kan me niet voorstellen dat Centric onbekend was met dit specifieke deel van de aanbestedingsregels.' Onbekendheid met Europese aanbestedingen heeft het volgens hem niets mee te maken. Want, zo stelt hij: 'Deze uit de inkoopethiek afkomstige regels met betrekking tot de beïnvloeding van een selectietraject gelden eigenlijk bij alle leveranciersselectietrajecten, ongeacht of het een Europese aanbesteding betreft of niet. In het vakgebied zijn dit eigenlijk universeel geldende, ongeschreven regels.'

Kat in het nauw
Is het mogelijk dat een bedrijf op deze wijze probeert haar concurrenten te vlug af te zijn? Broekhuizen denkt van wel. 'Maar effectief zal het niet snel zijn en je loopt een behoorlijk risico tegen de lamp te lopen, zoals Centric in dit geval. Een beetje zichzelf respecterende leverancier overigens zal het niet proberen, maar ja, een kat in het nauw maakt soms rare sprongen.' Van beperkingen door de Europese richtlijnen wil hij niets weten: 'Heel veel Europese aanbestedingsregels zijn redelijk en billijk en bieden gelukkig nog volop mogelijkheden om redelijk normaal zonder al te veel te veel juridische kennis in te kopen. Wanneer partijen echter de grenzen van de regels opzoeken dan is gedetailleerde kennis van de regels en jurisprudentie noodzakelijk en zal je nog wel eens voor het hekje moeten verschijnen om je gelijk te halen dan wel te verdedigen.'

Heel uitzonderlijk
Hans Schurgers, business unit manager bij inkoopadviesorganisatie Het NIC, noemt het voorval 'Heel uitzonderlijk'. 'We behandelen vierhonderd tot vijfhonderd Europese aanbestedingen per jaar, maar dit heb ik nog nooit meegemaakt. Het is buitengewoon bijzonder dat het is gebeurd.' Onbekendheid met de regels kan er volgens hem niets mee te maken hebben gehad. 'Het is heel helder. Je moet geen contacten zoeken buiten de aangewezen contactpersoon om. Waarschijnlijk is er niet “onder de deur door” gespeeld denk ik, maar het gelijkheidsprincipe is geschonden. Het hele Europese aanbestedingsfenomeen heeft alles te maken met transparantie. Iedereen hoort altijd dezelfde informatie te krijgen.'

Geen clementie
Het is jammer dat je nooit meer kunt achterhalen wat er precies gebeurd is, vind Schurgers. 'Was dit het eerste mailtje? Waren er meer mails? Als je in conflict komt, is het de rechter die het laatste woord heeft en die kijkt alleen naar de regels.' Hoe dom en ongelukkig het voorval ook is geweest mag zijn, op clementie hoeft niemand hier te rekenen. 'Een telefoontje met een persoonlijke felicitatie aan een medewerker die je kent kan al een inbraak op de regels zijn. Ja, de juridische invloed op inkoop wordt steeds groter, maar dat is ons vak. Het blijft een kwestie van goed informeren. Als het in de regels staat, kun je je daar maar beter aan houden. Dan kun je denken van “dom en naïef”, maar je moet ergens een grens stellen. De praktijk heeft uitgewezen dat dat wel nodig is.'

Auteur: Koos Plegt

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.