Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
12
02
08
Paul Bouwman
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Paul Bouwman
Dossier: Index / overzicht / marktplaats / overig
Soort:

Oude koe in een nieuw jasje...

De inkoopfunctie heeft de afgelopen jaren een stormachtige groei doorgemaakt. Een groei die door velen reeds lang geleden voorspeld was. Middelgrote en grote ondernemingen alsmede de overheid hebben. al dan niet onder druk van teruglopende resultaten. de potentie ontdekt van het besparen op out-of-pocket-costs.
Er wordt scherp onderhandeld. de leverancier neemt genoegen met veel minder marge en de gerealiseerde besparingen zijn navenant. Voor de betrokken leveranciers en dienstverleners heeft dit ingrijpende gevolgen.



Hoewel de professionaliteit van inkopers in de afgelopen jaren onmiskenbaar sterk verbeterd is. zijn een aantal zaken niet wezenlijk veranderd. Helaas. maar waar. Nieuwe tijden. nieuwe kansen. zeg ik vaak. maar oude gewoontes & tradities in het bedrijfsleven zijn bijna niet uit te roeien...

Enkele eenvoudige voorbeelden die we allemaal wel eens een keer hebben meegemaakt en/of herkennen:

  1. het realiseren van een grootschalige en direct presenteerbare besparing spreekt het meest tot de verbeelding bij het (top) management. Hiermee legitimeert de inkoopfunctie haar toegevoegde waarde voor de rest van de organisatie...
  2. Om een grootschalig project hanteerbaar te maken. is het nodig om de feitelijke complexiteit van de behoeften van de organisatie te reduceren naar een beperkt aantal handzame parameters...
  3. Het onderscheidend vermogen van de diverse leveranciers wordt hoofdzakelijk uitgedrukt in slechts een. ééndimensionale. variabele. namelijk: de prijs...
  4. De veranderingsbereidheid van de informele organisatie wordt overschat. Of nog sterker. de (verborgen) weerstand is groter dan verwacht en het draagvlak blijkt toch niet zo groot te zijn...

Om deze redenen beperkt de inkoopfunctie zich vaak tot een gestandaardiseerd proces op tactisch niveau. gericht op het contracteren van een externe partner. waarmee een belangrijk inkoopresultaat geboekt kan worden. Mee eens?
De bekende dooddoeners (oude koeien). zoals ik ze noem. kom ik vaak tegen in het bedrijfsleven. Ook bij de grote bedrijven. ik noem geen namen.... gaat het doorgaans om de laagste prijs tegen de beste kwaliteit. Besparingen moeten gerealiseerd worden. want anders zijn we verkeerd bezig...
Het gepresenteerde inkoopresultaat wordt echter vaak onvolledig geïncasseerd. Ja. op papier hebben we geweldige besparingen behaald. Briljant! Top!
Alleen de werkelijkheid is vaak minder mooi dan het papieren sprookje:

Ten eerste is er de veranderingsweerstand van (delen van) de organisatie. die ervoor zorgt dat er onvoldoende of onjuist gebruik wordt gemaakt van de nieuwe contracten. Prachtig contract met de beste condities. maar dat contract verdwijnt wel in de kast.

Ten tweede blijken er in de operationele omgeving altijd zaken ingewikkelder te zijn. dan in het project voorzien was. waardoor de feitelijk gerealiseerde besparing altijd een aantal procenten lager uitvalt dan beoogd. Dat hang je natuurlijk niet aan de grote klok. Daarvoor hebben we de bekende kasten met ‘lijken’.

Een derde belangrijk aspect is dat de gecontracteerde leverancier in de praktijk veelal in staat is om gedurende de looptijd van een contract zijn marge te verbeteren. De mogelijkheden die daartoe in het contract zijn geboden (indexeringen en materiaalkostenstijgingen). worden door de leveranciers ten volle benut. Leveranciers zijn in het algemeen uitermate creatief als het gaat om het creëren van uitzonderingsposities. waarin het contract niet voorziet. Ja. zeg je nu. maar dan had inkoop beter moeten inkopen! Mee eens. maar iedereen maakt fouten en onder tijdsdruk (vaak van binnenuit de eigen organisatie) worden contracten dan ‘snel’ gesloten onder het mom van dat als er issues zijn we daar later wel uit komen...

Tot slot een vierde reden. De verandering in de vraag. Gedurende de looptijd van een contract zijn er altijd nieuwe ontwikkelingen. waarin het contract niet voorziet. De gecontracteerde partij kan en zal hierbij weer een hogere marge realiseren. Nieuwe ontwikkelingen zijn echter vaak niet zo nieuw als ze lijken. Vaak bestaan er al plannen in de organisatie. die echter nog prematuur zijn en niet meegenomen worden in het strakke keurslijf van het “programma van eisen” van het inkoopproject. Ook zijn er ontwikkelingen. die door de gecontracteerde partner zelf aangedragen worden gedurende de looptijd van het contract. Dit laatste betreft enerzijds technologische ontwikkelingen. waardoor de kostprijs verlaagd en de marge geoptimaliseerd wordt. anderzijds geheel nieuwe mogelijkheden en producten.

Veel inkopers en inkoopmanagers bagatelliseren deze feitelijkheden en komen nog niet veel verder dan de gebruikelijke sourcing-toolkit van Programma van Eisen en de vertrouwde RFP. Voor vele organisaties is de uitdaging voor de komende jaren dan ook het tot stand brengen van structureel competitief vermogen. De aandacht gaat verschuiven van “RFP” naar “supplier-development” en van een star “programma van eisen” naar “customer-development”.

Wat zou het opleveren als je bijvoorbeeld het Hoofd Financiën keizer maakt? Dan zijn savings die gerealiseerd worden wellicht beter geborgd in de organisatie. Wat als je je interne klanten vraagt wat zij onder savings verstaan en hoe zij daarmee om willen gaan? Wat als savings niet alleen een inkoop feestje zijn. maar door een hogere draagvlak & commitment van je directe interne klanten de savings ook in de praktijk binnen gehaald kunnen worden. Makkelijker gezegd dan gedaan en
“a very very long way to go”. Toch heb ik er alle vertrouwen in en schijnt er licht aan het eind van de tunnel. Vroeg of laat zal het gezonde verstand zegevieren!

Nieuwsgierig? Meer weten? Kijk op http://www.linkedin.com/in/paulbouwman

P.S. Hierbij wil ik Bert Vermaas (freelancer en inkoop professional) hartelijk danken voor zijn grote bijdrage aan en onderwerp voor deze column.

-----
Paul Bouwman is mede oprichter en directeur van Paragon Procurement Group. Daarnaast is hij als inkoop professional actief. heeft hij diverse opdrachten gedaan bij Shell. ING. NS. IBM en momenteel bij Essent Nederland BV op het gebied van Europese aanbestedingen.
Paragon Procurement Group is een jong bedrijf met ervaren inkoop professionals. Gespecialiseerd in Europese aanbestedingen en interim-opdrachten op het gebied van tactische en strategische inkoop.

Paul Bouwman
Door Paul Bouwman
Paul Bouwman

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.