Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
03
11
15
Nancy van Bemmel
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Nancy van Bemmel
Dossier: E-procurement
Soort:

P2P-tool kiezen met best value-aanpak

P2P-tool kiezen met best value-aanpak

Purchase to pay (P2P) Is onmisbaar voor een efficiënt proces van bestellen tot en met betalen. Het vereenvoudigt processen en levert belangrijke stuurinformatie. P2P-software faciliteert de transacties in dit proces. Van iedere order en factuur is de status altijd zichtbaar. “Maar hoe bepaal je welke P2P-tool je nodig hebt?” vragen consultants Edwald Schaap en Derek Hooyman van Finext Improvement zich af.

“Voordat je antwoord kunt geven op de vraag welke software je nodig hebt, is het belangrijk om na te gaan wat je wilt bereiken. Stel als inkoop een gezamenlijk doel vast met finance en de business. Ligt de focus op de inkoopuitgaven, makkelijker inkopen, proceskosten verlagen of inzicht krijgen in spend? Naast het doel is het nodig om het gewenste proces in kaart te brengen. Wie zijn de aanvragers, bestellers, budgethouders, goederenontvangers en factuurverwerkers? Hoe verhoudt inkoop zich tot het primaire proces? Via welke kanalen wordt besteld?”, aldus de consultants in Deal!.

Aanbod is groot
“Het aanbod van P2P-software is groot en divers. De grote ERP-aanbieders leveren modules om het P2P-proces te ondersteunen. Daarnaast zijn er veel leveranciers die specifieke software leveren. Van eenvoudige workflow software tot online ERP-systemen. Ook zijn er leveranciers die een gebruiksvriendelijke interface over bestaande ERP-software aanbieden.” In de softwaretool van InkopersCafe.nl staat een overzicht van de aanbieders.

Best value
“We zien in de praktijk dat veel organisaties een pakket van eisen opstellen, een bestek maken, een functioneel ontwerp maken of zelfs het complete systeem uitschrijven, zeggen Schaap en Hooyman. “Vervolgens wordt de gewenste oplossing naar de markt gebracht en niet het probleem dat opgelost moet worden. Deze aanpak kost veel tijd en beperkt de leverancier. We pleiten ervoor om geen bestek te schrijven, maar een probleemanalyse of doelstellingsdocument van enkele A4’tjes. De best value-aanpak kan hierbij goed worden ingezet.”

Beoordelingscriteria
“Een van de belangrijkste beoordelingscriteria is de gebruiksvriendelijkheid van de software. Daarnaast is het belangrijk om door te vragen naar de achterliggende visie van de leverancier. Sluit dit aan bij de doelstellingen die u belangrijk vindt? Zoom tijdens het selectietraject ook in op bijzonderheden van uw organisatie. Werk deze uit in een aantal ‘use cases’. Laat de leverancier deze inrichten en presenteren. Neem vervolgens de tijd om de mogelijkheden op een rij te zetten. Kan de leverancier lastige processen vereenvoudigen? De ICT-kant is uiteindelijk een klein deel van de verandering. Het gaat erom dat de gebruikers het proces op de juiste manier volgen en hun manier van werken veranderen”, concluderen de consultants.

Nancy van Bemmel
Door Nancy van Bemmel
Nancy van Bemmel is een gedreven journalist. Voor Inkopers-café zet ze zich graag in om inkopers snel van het allerlaatste nieuws te voorzien. Heeft u tips voor Nancy? U kunt haar mailen via: nancy@inkopers-cafe.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.