Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
22
04
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door webmaster
Dossier: Index / overzicht / marktplaats / overig
Soort:

Politieke gevoeligheid bij aanbestedingen

door Emile Aanen en Erwin Duits

De landelijke overheid decentraliseert. Gemeenten krijgen hierdoor steeds meer directe verantwoordelijkheid voor uitvoeringstaken die rechtstreeks de belangen van burgers raken.

Voorbeelden hiervan zijn de Wet Maatschappelijke Ondersteuning en het regionaal openbaar (taxi) vervoer. De vrijheid om invulling aan deze taken te geven wordt echter beperkt door (Europese) regelgeving. Het vinden van leveranciers moet vaak via een aanbestedingstraject plaatsvinden.

Hier wrikt een politiek dilemma...


Interne klanten als beleidsmakers en bestuurders willen controle hebben over welke leverancier invulling gaat geven aan een bepaalde taak. De keuze voor een bepaalde leverancier wordt gemaakt na het doorlopen van een aanbestedingsprocedure op basis van objectieve uitgangspunten. Het objectiveren van de keuze voor een bepaalde leverancier kan wringen met belangen van beleidsmedewerkers of bestuurders. Dit maakt het doorlopen van een zorgvuldig inkoopproces niet eenvoudiger.

Dergelijke ontwikkelingen brengen een politieke component in het werk van de gemeentelijke inkoper. Als na een succesvolle aanbestedingsprocedure de geselecteerde leverancier toch tekortschiet. dan kan dat consequenties hebben voor de interne klant en voor de burger. Een aanbesteding kan dus effect hebben op de eigen organisatie. maar ook op de maatschappij.

Zulke politiek gevoelige aanbestedingen komen binnen gemeenten steeds meer voor. Enerzijds betekent dit dat aanbesteden professioneler moet worden aangepakt. zodat de juiste leveranciers gecontracteerd worden die adequaat invulling kunnen geven aan de maatschappelijke of organisatorische behoefte. Anderzijds dienen dergelijke politiek gevoelige aanbestedingen vroegtijdig herkend te worden. Een inkoper kan dan met de politieke gevoeligheid rekening houden in het aanbestedingproces.

Hoe kan een inkoper politiek gevoelige aanbestedingen vroegtijdig herkennen?
Een tool die kan ondersteunen in het vroegtijdig herkennen van politiek gevoelige aanbestedingen is de Aanen-matrix. De matrix erkent twee belangen binnen gemeentelijke organisaties: het organisatorische en maatschappelijke belang.



Organisatiebelang: Het aantal onderdelen binnen de organisatie waarop de aanbesteding van invloed is ten opzichte van het totaal aantal onderdelen in de organisatie uitgedrukt in procenten. Hoe meer gemeentelijke onderdelen betrokken zijn bij de betreffende aanbesteding. hoe hoger de organisatorische gevoeligheid van de aanbesteding.

Maatschappelijk belang: Politieke gevoeligheid van het product dat aanbesteed wordt. Geschatte kans uitgedrukt in procenten dat bij het mislukken van de aanbesteding dit sterk in de maatschappelijke aandacht komt te staan. Mate waarin de aanbesteding van toepassing is op belangen van burgers. Het maatschappelijke belang is meer subjectief van aard.

Door het organisatorische en het maatschappelijke belang te berekenen. krijgt men twee percentages. Het organisatorische belang berekent men voor de verticale as en het maatschappelijke belang voor de horizontale as. Vervolgens verbindt men de twee punten met elkaar en krijgt het een plek in de matrix. Het vak in de matrix waarin het punt ligt. geeft aan waar het belang van het project ligt en kan de politieke gevoeligheid bepaald worden. Bij elke sector kan vervolgens een actie en een strategie overeengekomen worden.

Door een in te kopen product of dienst te plaatsen in de matrix kan vooraf de politieke gevoeligheid worden bepaald. Voordat de aanbesteding van start gaat. kan door deze analyse aan een aantal organisatorische en communicatieve aspecten extra aandacht worden besteed. Per kwadrant kan een plan van aanpak worden ontwikkeld.
Het uiteindelijke doel is om te voorkomen dat er een procedureel en inkooptechnisch uitstekende aanbesteding is doorlopen maar dat die uiteindelijk in de perceptie van belanghebbenden mislukt.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een gemeente wilde de dienstverlening aan de burgers verbeteren. Het College van Burgemeesters en Wethouders (B&W) gaf hiertoe toestemming om te onderzoeken welk systeem hierin het beste kon voorzien. Na een gedegen marktonderzoek werd er een aantal mogelijkheden in kaart gebracht. De resultaten van de marktoriëntatie werden voorgelegd aan B&W. Gezien de verschillende mogelijkheden van de verschillende pakketten ontstonden er verschillende voorkeuren bij de leden van B&W.

De inkoper binnen het team merkte op dat men voorkeuren mag hebben. maar dat de marktoriëntatie als input dient voor het programma van eisen voor de Europese aanbesteding. De wethouder belast met het verbeteren van de gemeentelijke dienstverlening vond het maar vervelend dat er Europees aanbesteed moest worden. Eigenlijk had hij al een pakket gekozen. De inkoper verzamelde bij alle betrokkenen de eisen en wensen en stelde het aanbestedingsdocument op. De partijen leverden offertes aan en door het inkoopteam werd de beste leverancier geselecteerd. Nadere afspraken werden gemaakt en een maand later begon de installatie van het pakket. Het pakket werd geaccepteerd en opgeleverd en vervolgens functioneerde het pakket naar ieders tevredenheid.

Door een storing ontstond er een technische fout in de installatie en functioneerde het systeem niet meer. Contractueel had de leverancier twee dagen om dergelijke fouten te herstellen. anders zou een boete van 10.000 euro per dag opgelegd worden. Het lukte de leverancier niet binnen twee dagen. Uiteindelijk deed hij er een week over. De leverancier betaalde vijftigduizend euro boete. Ondertussen kon de gemeente een week geen invulling geven aan de dienstverlening. De organisatie en burgers stonden op hun achterste benen. De oppositiepartijen hadden al een spoeddebat aangevraagd waarom de gemeente verzaakte. Kortom: chaos! De wethouder was niet tot in detail op de hoogte hoe de aanbesteding was verlopen. Hij had alleen een voorkeur voor een bepaalde leverancier. Deze was echter niet geselecteerd. omdat er aanbesteed moest worden. De aanbesteding werd begeleid door de afdeling inkoop. Het inkoopproces was goed doorlopen. alleen in de perceptie van de politiek had inkoop gefaald.


Noot van de redactie: dit is de geredigeerde versie van een artikel over de ervaringen bij een uitgevoerde opdracht bij een grote Nederlandse gemeente. door Emile Aanen. Er is nog geen wetenschappelijke validatie.

Over de auteurs:
Emile Aanen is werkzaam als inkoopadviseur bij Benefit. Erwin Duits is Managing Consultant bij Benefit.




Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.