Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
05
11
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Jakob Sinnema
Dossier: Logistiek
Soort:

Samenwerking transporteurs en opdrachtgevers is sleutel tot kostenbesparing

In de transportsector is de afgelopen periode een omkeer geweest van veel vraag en een tekort aan chauffeurs, naar een markt met overcapaciteit aan de aanbiederszijde.

Als de markt floreert geeft dit zowel opdrachtgevers als transporteurs de mogelijkheid om in sterke concurrentie met elkaar toch een goede boterham te verdienen, maar in de huidige markt is werken als elkaars tegenstander niet effectief. Als opdrachtgevers belangrijke relaties met transporteurs laten versloffen vormt dit een risico voor de service levels. Wanneer beide partijen contracten niet honoreren verliezen ze wederzijds geloofwaardigheid, waardoor het in de toekomst lastiger wordt om afspraken te maken. Als opdrachtgevers transporteurs te lage tarieven betalen, zullen deze het aanbod niet meer aankunnen als de markt weer aantrekt. Vervoerders zullen dan gedwongen worden om keuzes te maken en dus kiezen voor de opdrachten met de hoogste tarieven.

Gezamenlijke sourcing
De oplossing is om tot een betere samenwerking te komen. Transporteurs hebben op zich geen moeite met RFP’s (offerteaanvragen). Integendeel, opdrachten die uit officiele RFP’s komen zijn doorgaans groot, vereisen weinig contractuele aanpassingen omdat ze stabiel en voorspelbaar zijn en komen vaak van betrouwbare en serieuze partijen. Waar transporteurs bang voor zijn is een simplistische aanpak, waarbij voorbij wordt gegaan aan de mogelijkheden om in deze moeilijke periode te komen tot een intelligente manier om gezamenlijk kosten te besparen. Een strategie alleen gericht op prijsverlaging schaadt de vervoerders en garandeert een capaciteitstekort op de middellange termijn.

Samenwerking houdt in dat transportinkopers en vervoerders gezamenlijk gaan bouwen aan een zo efficiënt mogelijk netwerk, waardoor middelen beter kunnen worden ingezet, bespaard kan worden op brandstof en wachttijden en minder lege kilometers worden afgelegd. Grondbeginsel is dat transporteurs hun volume- en ladingacceptaties nakomen en hun klantrelaties goed onderhouden, ook al kan op een incidentele lading misschien meer winst gemaakt worden. Opdrachtgevers moeten zich houden aan de contracten en de relaties in stand houden. Ook wanneer door de dynamische markt de volumes eigenlijk naar beneden moeten worden bijgesteld.

Nu deze grondbeginselen vastgesteld zijn kan de samenwerking worden opgezet. Maar hoe pak je dit aan? Jakob Sinnema van BravoSolution zet in zes stappen uiteen welke ingrediënten nodig zijn voor een succesvolle samenwerking.

1.    Spreek dezelfde taal
Transporteurs en opdrachtgevers moeten geen steen van Rosetta nodig hebben om elkaar te begrijpen. Inkopers maken gebruik van de huidige marktcondities om steeds meer RFP’s uit te schrijven. Transporteurs proberen, ondanks een afname in personeel, toch te reageren op deze RFP’s. Doordat ze echter over minder middelen beschikken, krijgen RFP’s die niet duidelijk zijn in de behoeftestelling of die veel tijd in beslag nemen minder aandacht en een minder scherpe prijsstelling dan RFP’s die gebruikmaken van technologieën die zorgen dat offerteaanvragen helder zijn en eenvoudig en snel te beantwoorden. Het ontwerpen van een RFP die gebruiksvriendelijk is voor transporteurs en die opdrachtgevers de belangrijke data biedt die zij nodig hebben voor analyse biedt direct al mogelijkheden om kosten te besparen en vermindert de kans op onduidelijkheden verderop in het proces.

2.    Informatiedeling beperkt risico’s

Onzekerheid over de vereisten, van welke kant dan ook, leidt tot risicobeperking; oftewel inefficiënte tariefstellingen. Het besef dat niet alle transporteurs bekend zijn met het proces van de opdrachtgever is hierin een belangrijk gegeven. Dit is vaak de reden waarom inkopers niet snel naar nieuwe transporteurs kijken. Vertrouwde transporteurs hebben natuurlijk altijd voordeel boven onbekende transporteurs, maar hoe beter opdrachtgevers de transporteurs hun business kunnen laten begrijpen, hoe beter de transporteur kan reageren op de RFP. Voor opdrachtgevers is het juist nu meer dan ooit belangrijk om te bepalen welke transporteurs risico lopen om failliet te gaan. Daarvoor moeten opdrachtgevers ervoor zorgen dat ze de diversiteit en de daarbij behorende risico’s van het transporteursbestand begrijpen en beheersen. Dit kan door het bepalen van minimale eisen over omzet en klantenkring. Het is dus verstandig niet geheel afhankelijk te zijn van één transporteur, maar juist diversiteit aan te brengen door contracten af te sluiten met verschillende transporteurs. Om dit te bereiken is informatiedeling essentieel. Het delen van gedetailleerde informatie zorgt ervoor dat opdrachtgevers de dienstverlening krijgen die ze verwachten en zorgt ervoor dat transporteurs in de tariefstelling niet risicobeperkend te werk gaan. Opdrachtgevers moeten dus goed nadenken over hoe ze informatie makkelijk toegankelijk kunnen maken voor transporteurs. Toegang tot data zoals bijvoorbeeld de afmetingen en gewicht zijn voor de transporteur kritisch om een concurrerend voorstel te kunnen doen. En deze werkwijze zorgt er eveneens voor dat opdrachtgevers diversiteit houden in het transporteursbestand.

3.    Creëer een platform om specificaties te communiceren

Transporteurs hebben moeite een goed tarief neer te leggen als ze niet zeker zijn over de specificaties van de opdracht, zoals volumes, routes en regelmaat. Zij hebben een platform nodig waarop ze belangrijke voorwaarden en de volumes kunnen communiceren die nodig zijn om de gewenste efficiëntie te bereiken. Transporteurs willen graag samenwerken met opdrachtgevers om meer efficiëntie te bereiken, maar de belangrijkste prioriteit is zichzelf te beschermen tegen het teruglopen van marges. Daarom moeten opdrachtgevers voorzichtig zijn met aandringen bij transporteurs op niet essentiële zaken als brandstoftoeslagen. Opdrachtgevers hebben twee opties op dit gebied: de toeslag kan een realistische reflectie zijn van de brandstofkosten door de jaren heen of ze kunnen de toeslagen zo naar beneden bijstellen dat transporteurs genoodzaakt zijn om dit te compenseren in het tarief. Opdrachtgevers die de laatste aanpak kiezen, hebben zichzelf het afgelopen jaar in de vingers gesneden met de dalende benzinekosten; zij betaalden nog steeds een hoog tarief, omdat de brandstoftoeslagen hierin waren meegenomen.

4.    Stel de juiste vragen
Opdrachtgevers vinden het bij de selectie van transporteurs belangrijk zaken te evalueren die verder gaan dan kosten, en in de huidige markt vinden transporteurs het net zo belangrijk om deze overige factoren te evalueren. Transporteurs willen dat opdrachtgevers vragen naar zaken als transit tijden, op tijd percentages, aanvullende geleverde diensten, account management en financiële zekerheid. Transporteurs zien dit als een mogelijkheid om zich te differentiëren ten opzichte van de concurrentie, terwijl acceptabele marges behouden blijven. Om zo effectief mogelijk te zijn moeten opdrachtgevers:

  • Hun eigen business eisen begrijpen en differentiëren tussen must-haves en nice-to-haves.
  • Vragen stellen die relevant zijn voor deze voorwaarden en voorkeuren.
  • Weten hoe ze de binnengekomen informatie willen evalueren en vragen schrappen die niet in de evaluatie terugkomen.
  • In staat zijn om zowel de antwoorden als de kosten mee te nemen in het beslissingsproces.

Het gebruik van e-Tendering is hiervoor de afgelopen jaren steeds gangbaarder geworden. Met e-Tendering kunnen opdrachtgevers geheel elektronisch en online offertes aanvragen bij net zoveel transporteurs als gewenst. In een dergelijke tool kunnen alle relevante vragen worden meegenomen. Opdrachtgevers kunnen vervolgens de offertes die binnenkomen beoordelen. Het voordeel van elektronisch aanbesteden is dat de doorlooptijd van het proces wordt verkort. Bovendien is het proces traceerbaar en strikt neutraal. Kennis en ervaringen worden opgeslagen voor toekomstige aanbestedingen.

5.    Een effectieve en efficiënte manier om de antwoorden te analyseren
Als opdrachtgevers de antwoorden van transporteurs hebben verzameld moeten ze een systeem hebben om zowel de kosten als factoren die niet relateren aan kosten te kunnen afwegen. Je hebt er niets aan als je al de juiste vragen stelt, maar geen manier hebt om de antwoorden te vergelijken of als deze informatievergelijking veel tijd kost. Analysetools gebaseerd op geoptimaliseerde technologie stellen opdrachtgevers in staat om betere beslissingen te maken. Om op doordachte wijze voordelige contracten af te sluiten, is een goed evaluatieproces onmisbaar. Of er nu keus is uit één of meerdere voorstellen, het is het evaluatieproces dat ervoor zorgt dat het contract waardevol wordt. Evaluatie is vaak een ingewikkeld proces dat goed gestructureerd moet worden. Veel voorkomende problemen zijn dat het evaluatieproces teveel tijd en geld kost, dat er uiteindelijk verkeerde contracten opgesteld worden of dat de evaluatieprocessen helemaal niet inzichtelijk zijn. Het is dus belangrijk om het evaluatieproces middels duidelijk gespecificeerde criteria, die eventueel bekend worden gemaakt aan de aanbieders, vooraf goed in kaart te brengen om uiteindelijk de beste keuze te kunnen maken. Gebruik hiervoor een professioneel evaluatie- en beoordelingssysteem, zodat geen enkel aspect van de belangrijke evaluatieactiviteit wordt vergeten. Alleen op deze manier krijgen opdrachtgevers de beschikking over de relevante informatie op basis waarvan de juiste beslissingen genomen kunnen worden.

6.    Zorg dat de organisatie op één lijn ligt
Samenwerking bij inkoop van transportdiensten betekent niet alleen een samenwerking tussen de opdrachtgever en de transporteur, maar ook samenwerking tussen interne betrokkenen, de zogenaamde stakeholders. In grote organisaties is het belangrijk om een consensus te bereiken. Dit betekent luisteren naar alle verschillende behoeften en wensen, deze meenemen in de analyse en alle voordelen en kosten van elke beslissing objectief evalueren. Zorgen dat hierover intern overeenstemming is. Rekening houden met alle belangrijke stakeholders en een duidelijke en ontegenstrijdige manier om alle alternatieven te evalueren zijn kritisch voor de succesvolle uitkomst  van het inkoopproces. 

Conclusie
Gezamelijke sourcing identificeert mogelijkheden voor kostenbesparing door een goede samenwerking tussen de inkopende partij en de transporteurs. Belangrijke elementen zijn een flexibel en uitgebreid platform om voorstellen te verzamelen en een sterke analytische mogelijkheid om een breed spectrum aan alternatieven en verschillende voorstellen te kunnen evalueren. Bij het verzamelen van voorstellen moet net zoveel op kosten als op capaciteit gelet worden. Deze aanpak werkt zowel in marktomstandigheden waarin opdrachtgevers in het voordeel zijn als in marktomstandigheden waarin vervoerders in het voordeel zijn, omdat de beste oplossing altijd ligt in het communiceren van behoeften en interesses voor gezamenlijk gewin. En gezamenlijk gewin is de beloning van een goede samenwerking.

Door Jakob Sinnema
Manager operations at BravoSolution

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.