Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
21
08
18
Robert Grandia
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Robert Grandia
Dossier: Column
Soort:

Staat software-onderhoud in uw inkoop top 5?

Staat software-onderhoud in uw inkoop top 5?

Bij het inkopen van software heeft u een lange waslijst van eisen en wensen waaraan de nieuwe oplossing moet voldoen. Usability, security, data opslag, kosten etc. De grote vraag is echter welke positie software-onderhoud heeft op die lijst. In de praktijk zie ik het vaak ergens onderaan bungelen. Onterecht, want onderhoud vormt de achilleshiel van menig IT-contract.

Onderhoud is een belangrijk onderwerp bij het sluiten van contracten voor software. De TCO (total cost of ownership) van software bestaat voor een groot deel uit onderhoudskosten gedurende de levenscyclus ervan. Onderhoud is daarnaast cruciaal voor de continuïteit van het gebruik van de software. Toch valt op dat in softwarecontracten de focus sterk ligt op de ontwikkelfase en veel minder op de onderhoudsfase. Gelukkig hebben we de algemene voorwaarden nog…

Vertrouwen op algemene voorwaarden voor borgen software-onderhoud
Voor het borgen van software-onderhoud wordt veelal vertrouwd op de (standaard) algemene voorwaarden, waarin ook software en het onderhoud in enige vorm zijn geregeld. Het gaat dan om de algemene voorwaarden van de leverancier of de (eigen) inkoopvoorwaarden van uw organisatie. Vanuit de overheid worden vaak de GIBIT (2016) en de ARBIT (2018) gehanteerd voor het contracteren van IT-producten en -diensten en voor andere sets inkoopvoorwaarden geldt dat deze doorgaans gelijkenis vertonen met deze sets.
De hamvraag is of onderhoud daarmee adequaat is geregeld. Hieronder een nadere blik op hetgeen er qua onderhoud in de GIBIT en de ARBIT is vastgelegd.

Software-onderhoud volgens de GIBIT (2016)
De GIBIT zijn de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT. De set algemene voorwaarden is een uitgave van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en wordt gebruikt door gemeenten. De GIBIT kennen specifieke bepalingen op grond waarvan de leverancier, tenzij anders overeengekomen, correctief, preventief en innovatief onderhoud verricht vanaf acceptatie van de ICT-prestatie. De leverancier dient, bij overeengekomen onderhoud, aan een aantal garantieplichten te voldoen. Zo moet de leverancier garanderen dat hij tot tenminste 2 jaar na acceptatie onderhoud kan plegen op de ICT-prestatie.

Daarnaast zegt de leverancier hiermee toe om op verzoek van een opdrachtgever een of meer service level agreements (SLA’s) te sluiten. Hierin worden concrete service levels voor onderhoud vastgelegd en maatregelen afgesproken voor het al dan niet halen van deze service levels.

De GIBIT vormen een begin, maar daarmee is onderhoud zeker niet geborgd. Een garantie van 2 jaar voor onderhoud gerekend vanaf acceptatie is kort en de situatie in de jaren daarna ongewis. Ook de verplichting om in overleg te gaan over het sluiten van SLA’s is niet veel waard, omdat de SLA’s nog niet concreet zijn en onduidelijk is welke (meer)kosten hierbij komen kijken.

Software-onderhoud volgens de ARBIT (2018)
De Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten (ARBIT) gaan al enige jaren mee en zijn in mei van dit jaar in een nieuwe versie verschenen. Ook de ARBIT adresseren het onderwerp onderhoud van software. In de ARBIT is de garantie opgenomen dat de leverancier de ICT-prestatie tot 5 jaar na datum van acceptatie kan onderhouden.

Over SLA’s wordt nagenoeg niets bepaald in de ARBIT. Een garantie van 5 jaar is een langere garantieperiode dan de GIBIT biedt, maar ook hier geldt de vraag of dit genoeg is. Mede doordat de 5 jaar ingaan na acceptatie. Tegen de tijd dat een overstap op andere software aan de orde is, is die termijn misschien al voorbij en de tijd die staat voor een gemiddelde ERP-implementatie ligt al snel rond 1 tot 3 jaar.

Zet onderhoud in uw inkoop top 5!
Algemene voorwaarden zijn per definitie generiek. Onderwerpen zijn mogelijk weliswaar geregeld, maar niet voor het specifieke contract dat u sluit. Zeker softwarecontracten zijn maatwerk en een nadere uitwerking van de algemene voorwaarden is dan ook vereist. Anders vormen onderhoud en continuïteit op termijn de achilleshiel, die u bij de inkoop had kunnen voorkomen. Mijn advies aan u is dan ook helder: zet software-onderhoud in uw inkoop top 5!

Robert Grandia
Door Robert Grandia
Robert Grandia is ICT-jurist met meer dan 18 jaar ervaring als advocaat, bedrijfsjurist en docent. In 2011 heeft hij advocatenbureau Legalz opgericht.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.